Ce post, publié pour la première fois en avril 2019, a été mis à jour en septembre 2023.
En utilisant des outils de gestion d’événement et de réservation, les entreprises peuvent programmer des événement, réserver des salles et gérer une liste d’invités en quelques clics. Cet article vous présente une sélection de six logiciels d’organisation d’événements gratuits ainsi que leurs fonctionnalités importantes.
Dans cet article
- 1. 123FormBuilder, un générateur de formulaires en ligne gratuit pour faciliter l’organisation d’événements
- 2. BookyWay, un outil gratuit pour promouvoir des événements sur site et à distance
- 3. Corsizio, un logiciel d’organisation d’événements gratuit qui favorise la communication avec les participants
- 4. idloom.events, une application d’organisation d’événements gratuite qui permet de créer un site événementiel complet
- 5. Ticket Tailor, un logiciel événementiel gratuit qui simplifie la vente de billets
- 6. Weezevent, une solution de billetterie gratuite qui aide à gérer simplement ses événements
- Quels sont les avantages d’une application d’organisation d’événements ?
Un logiciel d’organisation d’événements peut simplifier certaines tâches associées à la promotion d'événements, à l'inscription des invités, à la vente des tickets et à l'accès aux salles. Les organisateurs peuvent également s'en servir pour traiter les paiements électroniques.
Des études révèlent que le marché de ces logiciels spécialisés a quasiment doublé depuis 2017 (article en anglais), ce qui peut inciter les organisateurs d'événements à rationaliser les opérations quotidiennes.
Dans cet article, nous dressons la liste par ordre alphabétique des six meilleurs logiciels de gestion d'événements et de réservation disponibles en France pour les PME. Tous les logiciels inclus dans cette liste ont obtenu la note minimale de 4 sur 5. Ils sont tous disponibles en version gratuite pour rationaliser les processus de gestion d'événements tels que la planification, la confirmation des réservations et la gestion des inscriptions. Une méthodologie complète est indiquée à la fin de cet article.
1.
- Note globale : 4,4/5
- Facilité d'utilisation : 4,3/5
- Service client : 4/5
- Fonctionnalités : 4,1/5
- Rapport qualité/prix : 4/5
123FormBuilder est un générateur de formulaires en ligne qui permet aux organisateurs de créer des formulaires d'inscription et des calendriers d'événements. À l'aide d'un simple glisser-déposer, les utilisateurs modifient des formulaires et les ajoutent à leur site web pour obtenir les informations pertinentes des invités et collecter les paiements. Ce logiciel gratuit de gestion d'événements peut intéresser les organisations à but non lucratif (ONG), les spécialistes en marketing, les universités, les prestataires de soins de santé, et les PME. De plus, cet outil fournit des fonctionnalités pratiques telles que des réponses automatiques, des champs cachés, du contenu multilingue, des outils de reporting ainsi que des alertes et des notifications.
Quelles sont les fonctionnalités principales de la version gratuite de 123FormBuilder ?
La version gratuite de 123FormBuilder est limitée à un seul utilisateur. Elle comprend notamment la création de 5 formulaires, 100 envois mensuels, un éditeur de formulaire avancé, l’analyse de formulaire de base, un suivi Google Analytics, la conformité avec le règlement général sur la protection des données (RGPD), des formulaires protégés par mot de passe, l’intégration avec plus de 4 000 applications via Zapier et une assistance technique.
Quelles sont les fonctionnalités principales de la version payante de 123FormBuilder ?
La version payante Gold de 123FormBuilder comprend notamment la possibilité d’ajouter une license supplémentaire au même prix que le compte principal, la création de 20 formulaires, 1 000 envois mensuels, un stockage de fichiers de 500 MB, la génération de rapports personnalisés, des notifications par e-mail personnalisées, des formulaires multilingues et la collaboration multi-utilisateurs.
2.
- Note globale : 4,7/5
- Facilité d'utilisation : 4,8/5
- Service client : 4,8/5
- Fonctionnalités : 4,5/5
- Rapport qualité/prix : 4,9/5
BookyWay est un logiciel gratuit de gestion d'événements et de réservation qui permet aux administrateurs de promouvoir et de planifier des événements sur site, en direct ou enregistrés. Les utilisateurs peuvent assigner des créneaux horaires, attribuer des crédits et activer des abonnements, le tout en permettant aux personnes intéressées de s'inscrire à distance.
Quelles sont les fonctionnalités principales de la version gratuite de BookyWay ?
La version gratuite de BookyWay comprend notamment des calendriers d'événements, des listes d'attente en ligne, des notifications push, des tableaux d'affichage, des diagrammes de performance, divers outils de reporting, une assistance en sept langues, plus de 220 options de page d'accueil et plus de 550 images spécifiques à chaque activité.
BookyWay propose un système de tarification basé sur le client. Les utilisateurs ne paient rien pour les clients qu'ils enregistrent via le logiciel dans les 30 jours suivant leur inscription. Si passé ce délai de 30 jours, aucun nouveau client n’a été ajouté, les utilisateurs auront toujours la possibilité d’utiliser BookyWay gratuitement.
Quelles sont les fonctionnalités principales de la version payante de BookyWay ?
Une fois le délai de 30 jours passé, les utilisateurs de BookyWay seront facturés pour l'ajout de nouveaux clients. Il est à noter que la version payante de BookyWay comprend les mêmes fonctionnalités que la version gratuite.
3.
- Note globale : 4,9/5
- Facilité d'utilisation : 4,8/5
- Service client : 4,9/5
- Fonctionnalités : 4,5/5
- Rapport qualité/prix : 4,9/5
Le logiciel gratuit de gestion d'événements et de réservation Corsizio permet aux organisateurs de publier un événement en ligne, d'en fixer le prix et d'accepter les paiements, taxes incluses, ainsi que de proposer des réductions pour les inscriptions anticipées ou les achats par lots. Cet outil recueille des données sur les clients et permet d'établir des listes d'attente pour les inscriptions, de limiter le nombre de billets disponibles à l'achat et d'imposer des restrictions d'âge. À l'aide des rappels par e-mail, des notifications, des demandes de commentaires et d'un portail en libre-service, les participants sont informés tout au long du processus.
Quelles sont les fonctionnalités principales de la version gratuite de Corsizio ?
La version gratuite de Corsizio comprend notamment la personnalisation d’événements à l'aide d'images de couverture et de vidéos à intégrer, des calendriers d'événements, des mémos et des pages de statistiques individuelles.
Les utilisateurs qui reçoivent moins de 50 nouvelles inscriptions par mois peuvent utiliser Corsizio gratuitement pour gérer leurs événements.
Quelles sont les fonctionnalités principales de la version payante de Corsizio ?
La version payante de Corsizio comprend les mêmes fonctionnalités que la version gratuite et prévoit un plus grand nombre d’inscriptions mensuelles. En effet, au-delà de 50 nouvelles inscriptions par mois, les autres seront facturées, ainsi que les paiements réalisés sur la plateforme.
4.
- Note globale : 4,9/5
- Facilité d'utilisation : 4,8/5
- Service client : 5/5
- Fonctionnalités : 4,7/5
- Rapport qualité/prix : 4,8/5
Membre de la suite logicielle idloom, idloom.events est une plateforme basée sur le cloud dédiée à la gestion des événements, des participants et des inscriptions. Les organisateurs peuvent générer des pages de préinscription, des réservations d'hôtel et d'autres types de formulaires avec un accès personnalisé ainsi que des paramètres de profil pour les utilisateurs autorisés. Les formulaires sont disponibles avec un nombre de champs illimité, des menus déroulants et des questions à choix multiples. Ce logiciel est capable de gérer des événements se déroulant sur plusieurs sites et de prendre en charge les inscriptions en plusieurs étapes et à plusieurs prix.
Quelles sont les fonctionnalités principales de la version gratuite de idloom.events ?
La version gratuite de idloom.events comprend notamment un nombre d’invités illimité, les inscriptions en ligne, un tableau de bord statistiques, une billetterie électronique, un nombre illimité d’événements gratuits, des emails de confirmation, le site web de l’événement et l’exportation de données.
Quelles sont les fonctionnalités principales de la version payante de idloom.events ?
La version payante Light de idloom.events comprend notamment un site web multi-page, une personnalisation à l’image de la marque, un enregistrement sur site, des remises sur le prix et des paiements en ligne.
5.
- Note globale : 4,9/5
- Facilité d'utilisation : 4,8/5
- Service client : 4,8/5
- Fonctionnalités : 4,7/5
- Rapport qualité/prix : 4,8/5
Ticket Tailor est une plateforme de gestion d'événements et de réservation qui permet aux organisateurs de gérer les inscriptions en ligne, d'émettre leurs propres billets et de recevoir des paiements via des intermédiaires tels que Stripe ou PayPal. Les organisateurs peuvent intégrer des formulaires d'événement à leur site web ou gérer le processus de collecte de données et de paiement de A à Z via leurs applications existantes.
Quelles sont les fonctionnalités principales de la version gratuite de Ticket Tailor ?
La version gratuite de Ticket Tailor s’applique pour la gestion d’événements gratuits et comprend notamment la création de promotions, la gestion de listes d’attente, des billets protégés par mot de passe, l’assignation de créneaux horaires, l’envoi d’e-mails automatiques, une application d'inscription gratuite, des calendriers d'événements et des outils de création de rapports.
En tant qu'application gratuite d’organisation d'événements et de réservation, Ticket Tailor ne facture rien aux organisateurs pour les événements gratuits.
Quelles sont les fonctionnalités principales de la version payante de Ticket Tailor ?
Les événements payants génèrent des frais fixes par billet, à régler à l'utilisation ou sur la base d'une transaction prépayée. Les ONG et les associations de parents d'élèves bénéficient d'une remise sur le prix de la licence. Les utilisateurs bénéficient également d'une garantie "Satisfait ou remboursé" de 30 jours et les cinq premiers billets sont gratuits.
La version payante de Ticket Tailor s’applique donc dans le cas d’événements payants et comprend les mêmes fonctionnalités que la version gratuite. Par ailleurs, l’utilisation d’un plan de table, d’un domaine personnalisé ou d’un whitelabel engendre des frais supplémentaires.
6.
- Note globale : 4,6/5
- Facilité d'utilisation : 4,5/5
- Service client : 4,7/5
- Fonctionnalités : 4,3/5
- Rapport qualité/prix : 4,5/5
Weezevent est un système de billetterie en ligne autant capable de gérer des événements en personne que des one-man-shows et des grands festivals de musique. Il facilite l'enregistrement en ligne et hors ligne à l'aide de tickets mobiles. Grâce à la prise en charge des inscriptions en ligne, les organisateurs peuvent créer, partager et promouvoir leurs événements.
Quelles sont les fonctionnalités principales de la version gratuite de Weezevent ?
La version gratuite de Weezevent s’applique pour la gestion d’événements gratuits et comprend notamment la publication d’un mini-site de billetterie, l’intégration d’un module de billetterie sur le site web de l’utilisateur, la personnalisation de formulaires, la configuration de quotas de billets par catégories de participants, l’ajout d’un module de billetterie sur les réseaux sociaux, un suivi de l'activité en temps réel et la gestion des participants.
Quelles sont les fonctionnalités principales de la version payante de Weezevent ?
La version payante de Weezevent s’applique dans le cas d’événements payants et peut appliquer des frais par billet, des frais de billetterie sur place, ainsi que des frais pour les badges, les cartes plastifiées et les billets avec talon. Des frais supplémentaires s'appliquent aussi au traitement des paiements et à la prise de contact avec plus de 2 500 personnes pendant la durée de l'abonnement.
Quels sont les avantages d’une application d’organisation d’événements ?
En simplifiant le processus d’inscription à un événement grâce notamment à l’enregistrement et au paiement électroniques, les applications d’organisation d’événements supposent divers avantages relatifs à un gain de temps, une meilleure gestion et une optimisation des coûts.
En effet, ces plateformes prévoient une centralisation de toutes les informations importantes liées à la gestion d’un événement, ce qui permet aux utilisateurs d’avoir une vue d’ensemble et d’éviter de jongler entre plusieurs outils pour obtenir des renseignements. De plus, la centralisation d’informations sur un seul et même logiciel favorise la coordination des équipes.
Par ailleurs, les applications d’organisation d’événements permettent de fluidifier non seulement la vente de billets mais aussi la communication avec les clients en donnant la possibilité aux utilisateurs de lancer des campagnes de promotion et d’emailing.
Cette catégorie de logiciel tend également à faciliter le suivi des événements grâce à des fonctionnalités de reporting qui indiquent, par exemple, le nombre d’invitations distribuées ou de tickets vendus, ce qui participe à évaluer le succès d’un événement.
Quand opter pour une version payante d'un logiciel de gestion d'événements ?
Un logiciel d’organisation d'événements gratuit inclut souvent les fonctionnalités relatives à la billetterie, à la gestion des invités et à l'organisation des événements. Cela suffit généralement à satisfaire les besoins de la plupart des PME, surtout si le logiciel peut traiter les ventes et les transactions de manière indépendante. Cependant, les entreprises souhaitant cibler des clients spécifiques, automatiser la plupart de leurs opérations de back-office, traiter un grand nombre de transactions et adapter leurs efforts marketing à des projets d'envergure devraient se pencher sur la question. Si ces fonctionnalités s'avèrent nécessaires pour votre entreprise, optez d'abord pour une version d'essai gratuite. Vous pouvez également solliciter une démonstration avant de passer à la version payante du logiciel de gestion d'événements et de réservation de votre choix.
Méthodologie
Pour faire partie de la liste des logiciels mentionnés dans cet article, tous les logiciels doivent correspondre à la définition de Capterra et aux critères mentionnés ci-après au 11 juillet 2023 :
- Tous les outils correspondent à cette définition d'un logiciel de gestion d'événements et de réservation : "Un logiciel de gestion d'événements et de réservation simplifie l'accès à un événement à l'aide de l'inscription et du paiement électroniques".
- Les logiciels ont les fonctionnalités principales suivantes : confirmations et rappels, planification d'événement et gestion des inscriptions
- Tous les outils font l'objet de plus de 20 avis d’utilisateurs au cours des deux dernières années, du 11 juillet 2021 au 11 juillet 2023.
- Ils ont reçu la note de 4 sur 5 pour chaque aspect évalué (facilité d'utilisation, service client, rapport qualité/prix, fonctionnalités et note globale).
- Nous avons ensuite sélectionné les six meilleurs outils disposant d'une version gratuite et ayant été les mieux notés par nos utilisateurs au cours des deux dernières années, et ce, au 13 juillet 2023.
