Faciliter le retour en présentiel de vos équipes : les conseils d’un expert des RH

Contributeur: Dan Schawbel

Créez un plan de retour au bureau attrayant pour vos équipes à l’aide de ces trois conseils fournis par l’expert en ressources humaines Dan Schawbel.

Comment donner envie aux gens de revenir au bureau ?

Tel est le questionnement des responsables et des directeurs des ressources humaines désireux d’intensifier la collaboration en présentiel. Si une approche stricte imposant la présence au bureau peut sembler plus facile à mettre en place, elle nuit souvent au moral et à la rétention des employés. 

Expert en RH et auteur de best-sellers, Dan Schawbel [1] est convaincu qu’il existe de meilleurs moyens d’attirer les employés réticents. 

Dans cette série d’articles, nous avons résumé les conseils de Dan ainsi que les résultats d’une enquête que Capterra a menée auprès de 2 716 employés à travers le monde*, dont 244 répondants vivant en France, pour vous présenter les stratégies d’engagement et les logiciels RH qui peuvent faire la différence. 

Conseil n° 1 : les politiques de retour au bureau devraient encourager et non éliminer le modèle hybride ; établissez des plannings stratégiques 

“Je pense que nous allons tous travailler de manière hybride sur le long terme”, affirme Dan Schawbel. “Le mode hybride réunit le meilleur du travail à distance et du présentiel pour les personnes qui comprennent la valeur ajoutée du bureau, mais qui ne souhaitent pas pour autant perdre l’indépendance et la flexibilité qu’offre le télétravail.”

Qu’est-ce que ça donne, concrètement ? Au lieu d’imposer des jours ou des horaires fixes de présence au bureau, vous pouvez établir des créneaux horaires plus souples pendant lesquels les travailleurs peuvent arriver au bureau afin d’éviter le trafic ou les transports publics bondés.

L’enquête de Capterra indique que cette méthode pourrait s’avérer plus efficace que les incitatifs plus complexes et élaborés censés faire revenir les employés.

En effet, les horaires de travail flexibles sont l’un des avantages les plus populaires parmi les répondants à l’enquête. Ils dépassent d’autres options comme le remboursement des frais de transport et les services de garderie en entreprise (choisis respectivement par 57 % et 25 % des répondants). 

La flexibilité n’avantage pas que les employés. Selon une étude de Gartner, 89 % des responsables rapportent que l’offre de conditions de travail plus flexibles contribue à contrôler l’attrition. [2] 

Mais ce n’est pas pour autant une recette miracle. Il faut de la coordination pour s’assurer que les collègues de travail se voient en personne. 

“Lorsque tous les membres de son équipe sont au bureau, on a moins envie de travailler à distance. C’est donc une question de planification et de gestion”, indique Schawbel.

Les logiciels de planification du personnel peuvent y contribuer. Ces systèmes comprennent une fonctionnalité de gestion du calendrier permettant de centraliser les agendas de chacun et de les rendre visibles aux autres.

Ils simplifient la création de calendriers d’équipe où chacun peut indiquer quand il prévoit de venir au bureau, permettent de s’organiser en fonction des présences des autres et de planifier des réunions en personne. 

Conseil n° 2 : votre cadre de travail doit valoir le déplacement ; misez sur l’expérience employé

“Nous faisons face à un monde du travail très désengagé pour l’instant”, observe Dan Schawbel. Une étude de Gartner le confirme : seulement 31 % des employés interrogés indiquent être intéressés, enthousiasmés et énergisés par leur travail, et ce malgré les investissements croissants dans l’expérience employé. [4]

Bien qu’il n’y ait pas de solution toute faite pour répondre à ce défi complexe, Dan Schawbel affirme que la présence au bureau améliore directement l’engagement. Lorsque les employés se rencontrent physiquement, ils créent plus facilement des relations riches de sens avec leurs collègues, et c’est ce qui leur donne envie d’aller au bureau. 

“Si vous avez de bonnes relations avec vos collègues de bureau, vous êtes plus susceptible de vous y rendre et de rester dans l’entreprise”, explique-t-il. “Si ce n’est pas le cas, il y a plus de chances que vous la quittiez, même si l’on augmentait votre salaire de 5 000 € pour que vous restiez.” Comme a pu le mettre en avant une étude menée en 2023 par Capterra, des relations harmonieuses entre collaborateurs font partie des facteurs principaux influant sur la satisfaction au travail et la rétention des employés pour 39 % des personnes interrogées.

Les résultats de l'enquête de Capterra confirment l'idée que la manière dont le retour au bureau est géré affecte les employés au point de les amener à envisager d’accepter une réduction de salaire si on leur proposait. 

Si vous souhaitez que votre personnel soit prêt à faire le déplacement, Schawbel vous conseille “d'instaurer un sentiment de communauté”. 

Voici quelques idées :

• Organisez des groupes de ressources pour les employés avec des réunions mensuelles : les ERG sont un bon moyen d’encourager l’inclusivité et de favoriser les rencontres plus informelles entre collègues de différents départements.
• Encouragez les responsables à animer des sessions de brainstorming en présentiel pour discuter des opportunités d’amélioration au sein de l’équipe. Ces sessions doivent déboucher sur des points actionnables tirés du feedback. Une étude Gartner montre que la réactivité peut améliorer le niveau d'engagement des employés jusqu'à 66 %. [5] Dans un environnement hybride, cette stratégie peut être soutenue à l’aide d’un logiciel d’engagement des collaborateurs permettant l’envoi automatique d’enquêtes de satisfaction auprès de vos employés selon vos besoins.
• Organisez des réunions trimestrielles pour mettre en avant les employés. Schawbel affirme que les employés aiment se sentir “appréciés et soutenus” afin de ne pas perdre de vue leurs objectifs. Vous pouvez profiter de ces réunions pour partager les avancées sur les priorités et remercier les employés qui reflètent particulièrement les valeurs de l’entreprise dans leur travail. Les logiciels de reconnaissance des employés permettent d’automatiser les nominations et également de générer des rapports sur les personnes qui mettent souvent à l’honneur leurs pairs et celles qui sont souvent reconnues par ces derniers.

Conseil n° 3 : l’environnement de travail à domicile est rarement idéal ; découvrez comment la technologie d’entreprise peut le détrôner

“Exploitez la technologie d’entreprise dans votre proposition de valeur pour faire revenir les collaborateurs”, encourage Dan Schawbel. “Plus les entreprises réalisent que les employés souhaitent utiliser une version plus avancée de la technologie dont ils disposent à la maison, plus elles pourront les inciter à faire leur retour au bureau.”

Dans de nombreux cas, ceci est loin d’être insurmontable. D’autant que, selon l’étude de Capterra, deux employés sur cinq qui pratiquent au moins partiellement le télétravail affirment que leur bureau à domicile ne répond pas totalement à leurs besoins et préférences. 

Et, bien qu’ils puissent se satisfaire d’outils essentiels améliorés comme un logiciel de visioconférence avec des micros et des caméras sophistiqués, Dan Schawbel encourage les dirigeants à voir plus grand. 

“Y a-t-il des technologies que vous ne pourriez pas vous permettre d’avoir à la maison ?”, demande-t-il, notant que les systèmes de réalité augmentée (RA) et de réalité virtuelle (RV) pourraient être des facteurs de taille, car il faudrait se déplacer pour accéder au matériel nécessaire comme les casques. 

Cette technologie n’est pas aussi difficile à justifier qu’on pourrait le croire. Plusieurs logiciels de formation de pointe proposent déjà des intégrations à des plateformes de RA et de RV, permettant d’ajouter des éléments interactifs aux supports de formation existants. 

L’entreprise nord-américaine H&R Block, par exemple, utilise la RV pour intégrer les employés du call center. Ils connectent les nouveaux agents à un appel simulé avec un avatar virtuel pour qu’ils puissent pratiquer l’empathie et l’écoute active dont ils ont besoin auprès de clients réels. Les résultats parlent d’eux-mêmes : ce programme de formation contribue à réduire de moitié le nombre de clients insatisfaits, et 70 % des employés de l’entreprise affirment qu’ils préfèrent la formation par réalité virtuelle aux méthodes traditionnelles. [6]

Pour être adopté, le plan de retour au bureau doit fonctionner pour l’entreprise comme pour ses employés 

Sur les 12 % d’employés interrogés dans notre enquête qui sont contraints de travailler davantage de jours sur site qu’il y a un an, la majorité (81 %) s’en disent insatisfaits. 

Mais ce n’est pas une fatalité. Tenez compte des conseils de Dan Schawbel et de nos recommandations technologiques pour revoir ou établir la politique de retour au bureau de votre entreprise : 

• adoptez un modèle de travail hybride grâce à un planning flexible ;
• faites de l’expérience employé votre priorité à l’aide de logiciels d’engagement du personnel et de reconnaissance des employés ;
• envisagez d’investir dans des technologies innovantes telles que la réalité virtuelle et la réalité augmentée pour rendre plus attrayants vos logiciels de formation.

Vous devrez ensuite travailler avec les dirigeants de l'entreprise pour décider lesquelles de ces suggestions seront mises en œuvre et à quel moment. Vous devez vous préparer au cas où la stratégie serait couronnée de succès et déterminer à l'avance si vous aurez besoin d'un budget ou d'une formation supplémentaire pour mettre en œuvre les stratégies les plus ambitieuses. 

Une fois que vous êtes prêt à déployer votre nouvelle politique de retour au bureau, veillez à ce qu’elle soit documentée et communiquée dans toute l’entreprise afin que les attentes soient claires.