L’open space est mort, vive les espaces de travail alternatifs

Pendant plus d’un demi-siècle, le concept de l’open space a été vendu comme la panacée de l’aménagement des lieux de travail, LA solution favorisant la collaboration, la productivité et la rétention des meilleurs talents.

Pratiquement toutes les entreprises, des start-up aux sociétés d’envergure, y ont cru. Aujourd’hui, 20% des français travaillent dans des bureaux agencés selon les préceptes du “plateau ouvert”, mais travailler en open space peut s’avérer être un cauchemar pour les salariés.
En effet, des études scientifiques indiquent que les effets de ce type de disposition sont bien différents de ceux escomptés :

• Des professeurs de l’université d’Harvard ont découvert que les interactions personnelles sont réduites de 73% dans les open spaces.
• L’université d’Exeter a démontré que la productivité chute de 15 % dans les bureaux ouverts.
• Bospar PR a révélé que 76 % des travailleurs détestent l’agencement open office pour diverses raisons dont le bruit et le manque d’intimité.

Pour renverser la tendance, les PME doivent proposer à leurs collaborateurs des espaces de travail qui leur apportent une expérience employé exceptionnelle. Les open spaces n’ont pas répondu aux attentes, mais un retour aux énormes surfaces cloisonnées (successions de boxes étriqués) ou l’installation de bureaux privés hors de prix n’a aucun sens.

Quelles sont donc les solutions envisageables ?

Rassurez-vous : il y en a des tas. Trois nouvelles approches ont déjà fait leurs preuves : la biophilie, l’activity-based working (ABW) et les espaces de travail intelligents.

Les responsables des ressources humaines, de l’informatique et des installations doivent dès à présent collaborer à la mise en œuvre de nouvelles initiatives d’aménagement des bureaux. Les PME prêtes à investir dans ces solutions alternatives auront plus de chances d’attirer et de retenir les meilleurs talents.

Dans cet article basé sur une enquête* menée par Capterra et d’autres ressources Gartner, entre autres, vous découvrirez ce qu’impliquent ces trois nouvelles approches  et comment vous pouvez les appliquer avec succès dans n’importe quel espace de travail actuel ou futur.

La nature entre dans les bureaux grâce à la biophilie

Dans un récent sondage, plus de 1 600 travailleurs américains ont révélé l’ingrédient clé d’un bon espace de travail, plus important que tous les autres. Cuisine ? Espace de jeu ? Salle de sport ? Non. Ils veulent simplement plus de lumière naturelle.

Ampoules fluorescentes aveuglantes, moniteurs d’ordinateurs éblouissants, écrans de téléphones éclatants… Les sources de lumière artificielle des bureaux modernes font des ravages sur le bien-être physique et mental des employés.

Le même sondage révèle que l’absence de lumière naturelle fatigue 47 % des travailleurs et que, pour 43 % des employés, ce type d’éclairage est carrément lugubre.
Si vos bureaux sont fermés et inondés de lumière artificielle, vos collaborateurs souffrent probablement plus que vous ne l’imaginez et il est temps de commencer à intégrer la biophilie dans vos espaces de travail.

La biophilie encourage l’intégration de lumière et de matériaux naturels ainsi que de végétation dans les bureaux, non seulement pour des raisons esthétiques, mais surtout pour des raisons psychologiques : ces éléments ont un effet positif, voire thérapeutique, sur les travailleurs. Plantes par dizaines, grandes fenêtres, meubles en bois… Vous pouvez facilement imaginer à quoi ressemble un bureau de ce type.

Les sphères installées près du siège social d’Amazon à Seattle sont un exemple représentatif (et complexe) de l’approche biophile. D’autres entreprises comme Etsy, Airbnb et Microsoft ont adopté la même approche.

Ne ratez pas le train en marche, car plusieurs études ont déjà démontré l’intérêt des espaces de travail biophiles :

• Dans les bureaux dont l’éclairage est optimisé selon la lumière du soleil, on observe une diminution de 51 % des cas de fatigue visuelle, une réduction de 63 % des cas de migraine et
  
  56 % de somnolence en moins.
• Les employés dont le milieu de travail inclut des éléments naturels rapportent des niveaux de bien-être et de créativité 15 % supérieurs. Cependant presque la moitié d’entre eux affirment qu’ils n’ont pas de lumière naturelle directe dans leur espace de travai l .
• La présence de plantes permet de purifier l’air, ce qui réduit les absences pour maladie.

La biophilie ne répond pas directement aux problèmes soulevés par les open spaces qui peuvent être un vrai cauchemar pour les salariés, mais elle offre des avantages indéniables que toute PME devrait prendre en considération.

Conseils

1. Impliquez vos collaborateurs. Permettez à vos employés d’installer une plante verte ou deux dans leur espace de travail. Une étude a démontré que les plantes réduiraient de 30% la fatigue et le 19% les maux de têtes..
2. Soyez créatif. Pierres, sable et eau permettent d’ajouter une touche nature bienvenue dans des pièces dominées par des matériaux plus froids comme le marbre ou le granit. Certaines entreprises se sont même lancées dans la diffusion de sons naturels pour renforcer la bonne humeur et la productivité de leurs collaborateurs.
3. Investissez dans des fenêtres intelligentes. La lumière solaire naturelle n’a pas que des atouts : elle peut créer des reflets désagréables sur les écrans et chauffer un bâtiment à blanc. Si vous n’aimez pas vous battre avec des stores à longueur de journée, pensez à investir dans des fenêtres intelligentes dont la transparence s’adapte automatiquement à la luminosité. Cerise sur le gâteau : vous réduirez vos coûts énergétiques.

Finis les bureaux attitrés avec l’activity-based working (ABW)

Les caractéristiques démographiques des employés et les capacités des outils technologiques sont en pleine mutation. Les lieux, les horaires et les méthodes de travail aussi.

Selon une enquête** sur les ressources humaines menée par Capterra, 61 % des PME françaises ont recours au télétravail ou envisagent de l’implémenter. Par ailleurs, en moyenne, une personne sur 2 utilise la communication par vidéo à des fins professionnelles.
Ces tendances montrent que les bureaux attitrés perdent leur attrait. De plus, leur entretien est coûteux. De nombreuses entreprises comptent d’ailleurs se débarrasser des bureaux personnels pour se convertir au flex office.

D’autres pratiques prennent le relais comme le hot desking (premier arrivé, premier installé) ou le desk hoteling (réservation en ligne d’un espace de travail avant l’arrivée au bureau). Cependant, ces alternatives ne répondent pas à la question centrale qui occupe les responsables de la gestion des talents (et qui semblait avoir trouvé une réponse dans l’open space) :
“Comment utiliser au mieux l’espace disponible pour tirer le meilleur parti des efforts et des interactions de tous les collaborateurs ?”

L’ activity-based working (ABW) constitue une solution intéressante.

Le modèle de l’ABW ne s’encombre pas de la division entre espaces publics et espaces privés. Il offre un éventail d’environnements de travail flexibles convenant à une variété d’activités. En fonction de ce qui l’occupe, chacun s’installe dans un espace de travail adapté.

Dans un article intitulé “Create a Catalog of Activity-Based Spaces in the Digital Workplace to Improve the Employee Experience” (en anglais, article complet disponible pour les clients Gartner), Gartner définit les six types d’espaces susceptibles d’émerger dans une approche ABW.

C’est prouvé : les espaces de travail ABW permettent de réduire les coûts, de gagner de la place, d’améliorer la collaboration et de booster le moral des équipes.

Et ce n’est pas tout ! Selon une étude de Gartner intitulée “Crafting Workspaces That Enhance the Employee Experience” (en anglais, article complet disponible pour les clients Gartner) les entreprises qui encouragent leurs collaborateurs à définir leurs propres manières de travailler observeront une augmentation de plus de 10 % du taux de rétention de leurs employés d’ici 2020.

L’ABW se positionne clairement en successeur potentiel de l’open office.

Conseils

1. Commencez par comprendre les besoins de vos collaborateurs. Que ce soit par le biais d’un sondage, d’entretiens informels ou d’autres techniques de récolte d’information, vous devez comprendre comment vos collaborateurs préfèrent travailler pour concevoir des espaces de travail adaptés à leurs besoins.
2. Méfiez-vous de l’encombrement des espaces. Si vous comptez aménager sept zones ABW mais que l’espace disponible ne peut en accueillir que cinq, les zones définies risquent vite d’être encombrées et vos collaborateurs devront se contenter de travailler dans des espaces moins adaptés. Tout le système tombera rapidement à l’eau. Maîtrisez les attentes et les possibilités pour éviter ce type de situation.
3. Ne négligez pas la gestion du changement. L’attachement inconscient à un espace de travail propre ne s’évanouit pas du jour au lendemain. Si lors de sa mise en oeuvre, la majorité de votre personnel risque de ne pas travailler de manière fluide et mobile comme le veut le modèle ABW, la transition sera plus fluide et plus rapide si vous encadrez vos collaborateurs et si vous gérez le changement en montrant l’exemple.

Exploitez l’IoT pour rationaliser le chaos professionnel

Les bureaux d’aujourd’hui rassemblent une belle diversité d’objets physiques et numériques. Les placards à fourniture côtoient les chaînes Slack, les tableaux blancs et les outils de conférence web.

Il y a peu, ces deux univers étaient clairement séparés, mais, grâce à l’Internet des objets (IoT), les espaces de travail intelligents deviennent peu à peu réalité. Bureaux, salles et objets divers s’équipent de capteurs et de fonctionnalités Wi-Fi. Les mondes physique et numérique se mêlent pour nous offrir de nouvelles façons de travailler, de partager des informations et de collaborer.

Comment ces innovations peuvent-elles s’intégrer dans les bureaux des entreprises ? L’article de Gartner intitulé “Align Smart Workplace Efforts With Employee Needs for Knowledge-Based Work” (en anglais, article complet disponible pour les clients Gartner) présente quelques exemples concrets.

• Lors de votre arrivée au bureau, vous recevez sur votre téléphone une notification de la part d’un assistant virtuel qui vous indique où vous installer selon la disponibilité des espaces de travail, vos préférences personnelles et votre programme du jour.
• Lorsque votre chef décide au dernier moment de déplacer une réunion dans une salle de conférences que vous ne connaissez pas bien, il vous suffit de consulter une carte détaillée des espaces sur votre téléphone pour savoir où vous rendre et où se trouve actuellement chacun de vos collègues.
• Avant une réunion, les participants reçoivent une demande automatique de mise à jour à propos des projets en cours. Les nouvelles informations qu’ils fournissent sont affichées sur un support numérique dans la salle de réunion. Après la réunion, un enregistrement audio ou vidéo ainsi qu’une transcription des notes prises sur le tableau intelligent sont envoyés à tous les participants.

Vous avez l’impression de lire le scénario d’un film de science-fiction ? Pourtant, les résultats de notre étude* indiquent que les espaces de travail intelligents devraient devenir une réalité dans les PME plus tôt qu’on ne pourrait le croire. En effet, selon un sondage de 2018 mené par Capterra sur les tendances technologiques, 47 % des PME américaines utilisent déjà l’IoT et 15 % des entreprises prévoient d’adopter cette technologie d’ici 2020.

De plus, dans l’année qui vient, 25 % des entreprises disposeront d’un catalogue d’espaces de travail intelligents.
Ces chiffres sont prometteurs, mais si vous n’avez pas encore commencé à concevoir l’intégration d’espaces intelligents dans vos bureaux actuels, vous êtes déjà à la traîne. Des trois approches présentées dans cet article, se sont les bureaux intelligents qui exigent le plus de temps, d’argent, de planification et de réflexion.

Conseils

1. Envisagez des cas concrets. Les stratégies centrées sur l’expérience employé exigent de déterminer les processus spécifiques ou les “parcours” suivis par les travailleurs pour repérer les améliorations possibles. Adoptez la même approche pour repenser l’agencement de vos bureaux. Ne vous lancez pas dans des installations technologiques de pointe sans avoir à l’esprit des objectifs précis et mesurables.
2. Renforcez d’abord votre arsenal de logiciels. Avant de vous jeter sur des palettes de capteurs IoT ou de montres intelligentes, faites le point sur les logiciels que vous utiliserez pour gérer vos appareils physiques et le partage des informations. Si vous n’avez pas encore d’ outil collaboratif ou de système de gestion des appareils mobiles, il est temps de vous équiper.
3. Braquez les projecteurs sur votre support technique. Selon la loi des probabilités, plus vous introduisez des innovations technologiques dans vos bureaux, plus vous avez de chances que quelque chose tourne mal. Pour garantir à vos collaborateurs une meilleure expérience employé en cas de souci avec leur espace de travail intelligent, pensez à leur offrir un support technique inspiré des Genius Bars d’Apple.

Commencez à créer un bureau à la hauteur de vos ambitions

Votre espace de travail ne se limite pas à quatre murs et un plafond. C’est un composant essentiel de l’expérience de vos collaborateurs. Si vous ignorez cette réalité, vous risquez de voir vos meilleurs talents vous tourner le dos, car oui, travailler en open space peut devenir un cauchemar pour vos salariés.

Simples plantes vertes ou dispositifs IoT complexes, à vous de choisir vos armes pour contrer les effets néfastes de l’open space et améliorer la vie de vos employés.

Pour aller plus loin, lisez “Mettez en valeur vos meilleurs éléments : 25 idées pour la reconnaissance employés“ .
Vous avez besoin d’un logiciel de ressources humaines ? Consultez la liste des meilleures solutions de GRH établie par Capterra.

* Information sur l’enquête menée par Capterra sur les tendances technologies au sein des PME :  Capterra a mené cette enquête en juin et juillet 2018 auprès de 715 PME installée aux États-Unis employant plus d’une personne et dont le CA annuel ne dépasse pas 100 millions de dollars à l’exclusion des sociétés à but non lucratif. Les répondants étaient des chefs d’entreprise ou des décisionnaires en matière d’achats technologiques.

** Enquête menée par Capterra entre janvier et février 2019 auprès de 107 professionnels des ressources humaines travaillant dans des PME en France.