Microsoft Project : 7 alternatives de premier choix

Publié le 25/01/2019 par Gitanjali Maria et Sonia Mokrani

Microsoft Project alternatives

Microsoft Project est un mastodonte dans le monde des logiciels de gestion de projets.

Et c’est peu dire. C’est l’outil le plus apprécié par les chefs de projets : 67 % d’entre eux utilisent MS Project. Microsoft Project donne donc le ton dans le secteur des logiciels de gestion de projets. Nombreux sont ceux qui se contentent de l’imiter, comme ProjectLibre, outil gratuit et open source, mais d’autres, comme ceux que nous avons sélectionnés pour vous, tentent plutôt d’offrir des fonctionnalités supplémentaires.

Notre article ne vise pas à lister les outils de gestion de projets à la mode tels que Basecamp, Wimi ou encore monday.com, mais plutôt à vous faire connaître d’autres alternatives à MS Project plus méconnues, mais qui méritent que vous les étudiiez.

MS Project : alternatives

Pour être considéré comme une bonne alternative à MS Project, un logiciel doit présenter au minimum les fonctionnalités suivantes :

  • Rapports détaillés
  • Partage de fichiers
  • Diagrammes de Gantt
  • Intégration avec des applications tierces
  • Communication en temps réel entre membres de l’équipe
  • Gestion de tâches
  • Feuilles de temps et facturation

Les solutions reprises dans cet article répondent à ces critères. La liste n’est pas exhaustive, mais elle inclut plusieurs des meilleures alternatives à MS Project actuellement disponibles.

Les outils sont présentés par ordre alphabétique.

1. ActiveCollab

ActiveCollab

Comme Microsoft Project, ActiveCollab est accessible en cloud ou en auto-hébergement. Le système a déjà convaincu des clients prestigieux comme la NASA, Intel et Apple. Il séduit particulièrement les entreprises attachées au design, à la simplicité et à la robustesse des fonctionnalités.

Rapports intéressants

  • Temps estimé vs temps enregistré : ce système de reporting vous permet de filtrer les heures enregistrées par projet, nom de tâche, temps estimé, pourcentage de temps, acteur et / ou projet.
  • Heures non facturées : ce rapport vous donne un aperçu de toutes les heures facturables enregistrées qu’il vous reste à facturer.
  • Charge de travail : découvrez comment votre équipe se répartit les tâches associées à chaque projet.

Partage de fichiers

Selon votre plan tarifaire, ActiveCollab met à votre disposition 5 à 500 Go d’espace de stockage de documents et de partage de fichiers. L’auto-hébergement vous permet d’installer le logiciel en local pour l’utiliser sur vos serveurs et donc d’accéder à vos propres espaces de stockage. Les utilisateurs de la version cloud augmentent souvent la capacité de stockage disponible en intégrant ActiveCollab à Google Drive ou à Dropbox.

Diagrammes de Gantt

“The Timeline” est une fonctionnalité d’ActiveCollab qui couvre notamment le suivi des projets en diagrammes de Gantt. Comme tout diagramme de ce type, l’outil vous donne un aperçu visuel de chaque projet, mais il vous fournit aussi des informations détaillées sur les tâches et les charges de travail réparties sur plusieurs projets. Contrairement à Microsoft Project, cette fonctionnalité est accessible à tous les membres d’une équipe dans ActiveCollab, ce qui permet à chacun de savoir qui travaille sur quoi à quel moment.

Intégrations intéressantes

Fonctionnalités de collaboration

  • Brainstorming : ActiveCollab vous permet de gérer vos idées grâce à des tableaux Kanban.
  • Commentaires : les utilisateurs peuvent commenter les tâches, les discussions et les notes. ActiveCollab conserve un historique des fils de discussion.
  • Édition synchrone : les utilisateurs peuvent créer des “notes” (qui sont en fait des documents) que les membres peuvent ensuite commenter et éditer. ActiveCollab enregistre toutes les modifications et conserve un historique complet des révisions.

Gestion des tâches

ActiveCollab centralise les tâches de chaque membre dans un tableau de bord individuel. À partir de son tableau, un collaborateur peut suivre les mises à jour des projets dans lesquels il est impliqué, voir ce qui lui reste à faire et les échéances qu’il doit respecter. Il peut aussi utiliser diverses fonctionnalités d’organisation comme les pièces jointes, les rappels et les filtres pour s’assurer d’accomplir ses tâches dans les temps.

Feuilles de temps

Les chefs de projet peuvent enregistrer des tarifs horaires par type de tâche, par projet, par personne, etc. ActiveCollab inclut également un minuteur (“The Timer”) qui permet aux utilisateurs d’enregistrer le temps consacré à leurs tâches au sein même du système.

2. Celoxis

Celoxis

Celoxis est un outil de gestion de portefeuille de projets accessible en cloud et en local. Les noms de ses clients et la liste des récompenses qu’il a remportées en disent long sur sa qualité. Il a notamment été repris dans la catégorie logiciels de gestion de projets de l’analyse Software Advice de FrontRunners (en anglais) et il est actuellement utilisé par des entreprises de renom comme HBO, Deloitte et Rolex.

Ses utilisateurs citent souvent “la combinaison équilibrée de simplicité d’utilisation et de puissance des fonctionnalités” de l’outil ainsi que sa “grande variété de rapports” et ses “excellents diagrammes de Gantt”. Un utilisateur affirme qu’il recommanderait “certainement ce logiciel, moins cher et plus complet que Microsoft Project”. Une solution aussi plébiscitée ne pouvait que figurer dans notre liste d’alternatives à MS Project.

Rapports intéressants

  • Portefeuille : si vous gérez un important portefeuille de projets, ce rapport vous donne un aperçu global de vos ressources, de vos budgets et de vos échéances.
  • Statut de projet : visualisez l’évolution de votre planning et des coûts, les problèmes, les risques, les changements et les décisions associés à chaque projet.
  • Suivi de projet : au fur et à mesure de la progression d’un projet, le rapport de suivi de projet de Celoxis permet de jauger en un coup d’œil les prédictions budgétaires (et le respect du budget), l’avancement global du projet et l’importance des actions de l’équipe qui contribuent au bon déroulement du projet (Level of Effort ou LoE). Cette analyse est assortie d’alertes qui se déclenchent tout ne se passe pas comme prévu.

Partage de fichiers

Chaque équipe Celoxis version cloud profite de 2 Go de stockage par membre. Celoxis s’intègre avec Box et Google Drive, ce qui vous permet de bénéficier d’un espace de stockage plus important.

Diagrammes de Gantt

Les diagrammes de Gantt sont les outils favoris des utilisateurs de Celoxis. L’alternative à Microsoft Project propose en effet de nombreuses fonctionnalités comme la maintenance interactive des diagrammes, le suivi des dépendances entre portefeuilles et même des raccourcis clavier, ce qui en fait l’un des logiciels de diagramme de Gantt les plus complets du marché.

Intégrations intéressantes

Fonctionnalités de collaboration

  • Commentaires : les forums de discussion de Celoxis assurent la communication entre les clients et les acteurs du projet et accueillent également des conversations associées aux tâches, aux problèmes techniques et aux documents. Les mentions par arobase (@monsieurdupont) permettent à tous les membres d’être au courant de l’avancement d’un projet et de suivre les conversations qui y sont liées dans leur flux d’activités.
  • Gestion documentaire : Celoxis vous permet de stocker tous les documents liés à un projet en un seul et même endroit (et de les classer en dossiers et sous-dossiers). Il vous suffit d’activer la fonctionnalité de suivi des versions pour savoir qui modifie quoi à quel moment et ne jamais perdre un fichier essentiel.
  • Collaborateurs à distance : Celoxis gère plusieurs fuseaux horaires dans ses calendriers, aussi bien pour les projets que pour les ressources.

Gestion des tâches

La gestion des tâches est l’une des fonctionnalités fondamentales de Celoxis. Les utilisateurs mettent à jour les tâches d’un projet et peuvent suivre et assigner des tâches en fonction de leur durée, de leur budget et de la différence entre le temps alloué et le temps effectivement consacré à chacune. Le logiciel comprend aussi un minuteur par tâche afin de simplifier la facturation.

Feuilles de temps

Les utilisateurs peuvent surveiller le temps consacré aux différentes tâches grâce à la fonctionnalité de suivi des heures intégrée à Celoxis ou enregistrer manuellement leurs heures. Ils peuvent aussi personnaliser leurs factures, leurs feuilles de temps et leurs rapports en filtrant les informations par codes d’activité, codes de dépenses, tarifs associés aux lieux des prestations et tarifs spécifiques aux projets, notamment.

3. Clarizen

Clarizen

Avec une note globale de 4 sur 5 sur Capterra, Clarizen est un sérieux prétendant au trône de Microsoft Project. D’après les avis publiés sur Capterra, les utilisateurs de Clarizen apprécient particulièrement ses fonctionnalités de reporting, de collaboration et de planification de portefeuille de projets, conçues pour égaler, voire surpasser, celles de Microsoft Project.

Rapports intéressants

  • Temps forts par projet : Clarizen met à la disposition de ses utilisateurs “Project Highlight Report”, une appli qui synthétise, pour chaque projet, les informations, les problèmes, les demandes, les risques, les événements de la semaine précédente et ceux prévus au cours des 7 jours suivants.
  • Conformité de suivi du temps : vérifiez à quoi les membres de vos équipes consacrent leurs temps de travail, repérez ceux qui n’ont encore enregistré aucune heure, ceux qui n’ont pas respecté le nombre d’heures imposé par leur contrat et ceux qui ont travaillé plus de 120 % des heures prévues.
  • Optimisation de portefeuille : utilisez ce tableau de bord pour aligner vos portefeuilles de projets avec les indicateurs de performances clés (KPI) de votre entreprise. Le rapport peut simuler des scénarios à partir de modifications de budget, d’utilisation des ressources et de priorités.

Partage de fichiers

Les équipes qui utilisent Clarizen disposent de 1 Go d’espace de stockage par membre avec le plan entreprise et d’un espace de stockage illimité avec la version illimitée. Les intégrations avec Box et Google Drive vous permettent de profiter d’un espace plus important.

Diagrammes de Gantt

Clarizen offre à ses utilisateurs un outil de diagramme de Gantt interactif qui intègre la planification, le suivi des performances et les échéances prévisionnelles. Vous pouvez également utiliser les diagrammes pour suivre et assigner les tâches selon que vos collaborateurs sont actifs ou non, en tenant notamment compte de leurs congés.

Intégrations intéressantes

Fonctionnalités de collaboration

  • Brainstorming : Clarizen vous permet de suivre le développement de nouvelles idées à travers des “discussions” que vous pouvez associer à des éléments (tâches notamment), à des utilisateurs et à des groupes.
  • Commentaires : les utilisateurs peuvent attacher des discussions à des tâches et à des projets pour tenir leurs collègues au courant de l’évolution de l’ensemble des activités. Comme sur Facebook, les membres de l’équipe peuvent aimer et suivre des publications, répondre à des commentaires et épingler les conversations les plus pertinentes.

Gestion des tâches

Dans le tableau de chaque équipe, les membres peuvent voir qui est occupé à quelle tâche, ce qui encourage la transparence et la collaboration. Les utilisateurs peuvent rechercher et filtrer des tâches, attacher des e-mails importants et des décomptes d’heures de travail ou encore lier des tâches à des ressources, à des fichiers ou à des discussions.

Feuilles de temps

Le module de feuilles de temps de Clarizen enregistre les minutes, les heures et/ou les jours de travail et les associe à des projets ou à des tâches. Une fois que le chef de projet a validé une feuille de temps, le logiciel met à jour les heures passés sur le projet et le pourcentage d’avancement de ce dernier.

4. LiquidPlanner

LiquidPlanner

LiquidPlanner est un outil de gestion de portefeuille de projets particulièrement apprécié utilisé par de grandes marques comme Honeywell et Ericsson. Il compte plus de 500 avis sur Capterra, positifs pour la plupart. Ses utilisateurs adorent ses outils d’analyse puissants et sa simplicité d’utilisation.

Rapports intéressants

  • Données de référence : un rapport quotidien vous permet d’analyser en détail la différence entre les activités prévues (LoE) et celles effectivement réalisées ainsi que l’impact de cette différence sur la date prévisionnelle de fin du projet.
  • Statut personnel : grâce à ce rapport, faites le point sur ce que vous avez accompli et ce qu’il vous reste à faire pour chaque projet.
  • Charge de travail par projet : utilisez ce rapport pour visualiser la distribution des efforts au sein de votre équipe dans un ou plusieurs projets.
  • Utilisation des ressources : obtenez un aperçu des tâches qui mobilisent actuellement votre équipe et du travail fourni par chacun individuellement ou par équipe.
  • Estimations de tâches : évaluez constamment la justesse de vos estimations concernant le temps et les ressources alloués au projet.
  • Tendance globale : ce rapport analyse les efforts qu’il reste à fournir et l’avancement de chaque projet.

Partage de fichiers

Selon la version choisie, LiquidPlanner comprend 100 à 500 Go d’espace de stockage de documents et de partage de fichiers. Les utilisateurs augmentent généralement l’espace disponible en intégrant l’outil à Google Drive, Dropbox ou Box.

Diagrammes de Gantt

Les diagrammes de Gantt de LiquidPlanner se mettent automatiquement à jour en fonction des modifications et des variables introduites comme les heures de travail ou les changements de priorité. Les chefs de projet n’ont donc pas besoin d’encoder les informations nécessaires.

Intégrations intéressantes

Fonctionnalités de collaboration

  • Brainstorming : LiquidPlanner offre un widget permettant aux membres de l’équipe de proposer de nouvelles idées dans un formulaire standardisé.
  • Commentaires : les commentaires peuvent inclure du texte enrichi et des images et sont associés à des tâches et à des projets.

Gestion des tâches

Les tâches représentent des sections de travail individuelles susceptibles d’être partagées par plusieurs membres d’une même équipe. Elles peuvent être assignées à un projet, à un sous-dossier, à un ensemble d’actions ou à la boîte de réception. Les utilisateurs peuvent y attacher des heures de travail enregistrées et utiliser différentes étiquettes (clients, par exemple) pour pouvoir facilement les trier.

Feuilles de temps

LiquidPlanner inclut un minuteur qui crée et exporte automatiquement des feuilles de temps.

5. Mavenlink

Mavenlink

Vous voudriez vous hisser au niveau de Buzzfeed, de Coca-Cola ou de Genpact ? Ces grands noms ont un point commun : Mavenlink, une alternative à MS Project. Ses utilisateurs l’adorent. Un client satisfait indique sur Capterra que Mavenlink est tout bonnement “génial. Instantané. Direct. Utile. Que dire de plus ?”

Rapports intéressants

  • Statut du projet : comparez vos estimations budgétaires à vos dépenses réelles.
  • Utilisation des ressources : découvrez qui fait quoi et qui est libre pour un autre projet.
  • Rapports personnalisables : générez des rapports à partir de plus de 300 variables.

Partage de fichiers

La version Premier de Mavenlink (la plus populaire) comprend 100 Go d’espace de stockage de documents et de partage de fichiers. Les utilisateurs augmentent souvent la capacité de stockage disponible en intégrant l’outil avec Google Drive.

Diagrammes de Gantt

Les diagrammes de Gantt de Mavenlink sont incroyablement faciles à utiliser. Les chefs de projet peuvent glisser-déposer des tâches, des éléments associés et des échéances pendant que le logiciel compile des informations sur le temps déjà consacré au projet et tout ce qu’il vous faut savoir sur le chemin critique.

Intégrations intéressantes

Fonctionnalités de collaboration

  • Brainstorming : les membres de l’équipe peuvent partager et commenter des idées dans un système de messagerie accessible à tous.
  • Commentaires : chaque type de fichier possède sa propre section commentaires.
  • Messagerie instantanée : Mavenlink permet à ses utilisateurs d’envoyer des messages en temps réel. Les utilisateurs peuvent aussi partager des fichiers dans le système de messagerie.

Gestion des tâches

Ceux qui utilisent la fonctionnalité de suivi des tâches de Mavenlink ont la possibilité partager leurs informations avec ceux qui en ont besoin, clients et intervenants externes inclus. Les tâches peuvent être décomposées et analysées de différentes manières, notamment par information, avancement ou données financières.

Feuilles de temps

Mavenlink permet à ses utilisateurs de distinguer les heures facturables et non facturables. Il propose en outre des modèles de rapport qui simplifient l’exportation des heures enregistrées.

6. Teamwork

Teamwork

Teamwork, comme son nom l’indique, est principalement axé sur la collaboration et le travail d’équipe. Les intervenants peuvent mettre à jour leur statut en temps réel, ce qui permet à chacun de savoir qui travaille sur quoi. Les chefs de projets peuvent décomposer les tâches jusqu’à la moelle pour que rien ne soit laissé au hasard. “Impossible pour un membre de l’équipe d’ignorer les tâches qui l’attendent”, peut-on lire sur le site.

Rapports intéressants

  • Liens : exportez tous les liens que vous avez utilisés au cours du projet.
  • Acteurs : découvrez qui fait quoi et qui est disponible pour un autre projet.
  • Gestion des risques : le registre Teamwork Projects dispose de son propre registre des risques pour suivre et gérer les risques associés à chaque projet. Vous pouvez rassembler toutes les informations dans des rapports exportables en Excel ou en PDF.

Partage de fichiers

Selon la version choisie, Teamwork comprend jusqu’à 500 Go de stockage de documents et de partage de fichiers. Les utilisateurs augmentent généralement l’espace disponible en intégrant l’outil à Box, Dropbox, Google Drive ou OneDrive.

Diagrammes de Gantt

Teamwork Projects offre un service de planification et d’organisation des projets sous forme de diagrammes de Gantt dans un système en glisser-déposer. L’alternative à Microsoft Project comprend également un mode d’aperçu en tableau Kanban.

Intégrations intéressantes

Fonctionnalités de collaboration

  • Brainstorming : la fonctionnalité “Notebooks” permet de créer des carnets, sortes de grands documents partagés au sein de l’équipe, un outil idéal pour consigner toutes les idées émises et y revenir lors de futurs projets.
  • Commentaires : les utilisateurs peuvent commenter des tâches, des carnets et des projets. Ils peuvent aussi mettre à jour leur statut en temps réel au fur et à mesure qu’ils terminent leurs tâches.
  • Contrôle des versions documentaires : Teamwork Projects comprend plusieurs fonctionnalités de gestion des documents comme le suivi des versions et l’étiquetage de fichiers. Les utilisateurs peuvent aussi télécharger et déposer plusieurs fichiers simultanément.

Gestion des tâches

Teamwork Projects inclut de nombreuses fonctionnalités de gestion des tâches : dépendances, tâches récurrentes, estimations de temps, suivi des heures par tâches assignées et étiquetage des tâches. Tous ces filtres peuvent être exportés et utilisés pour créer des rapports.

Feuilles de temps

Cette alternative à Microsoft Project permet à ses utilisateurs de distinguer les heures facturables des heures non facturables, de suivre leurs temps pendant qu’ils travaillent, d’enregistrer manuellement leurs heures, ainsi que d’exporter des factures avec des tarifs horaires variables.

7. Workzone

Workzone

La dernière alternative à Microsoft Project reprise dans cette liste est réservée aux grandes équipes qui prennent très au sérieux le respect du temps et du budget. Workzone compte notamment parmi ses clients Verizon, Wells Fargo et Adidas.

Les outils qui bénéficient d’une clientèle d’un tel renom ont souvent de sérieux défauts, mais Workzone semble faire exception à la règle et continue de récolter de bonnes critiques. Par exemple, un utilisateur explique : “Workzone est, de loin, le meilleur logiciel de gestion de projets en ligne pour les équipes créatives. Ses fonctionnalités robustes enregistrent la moindre information et sont faciles à utiliser. Le service client et la formation sont exceptionnels. Workzone est toujours à la disposition de ses utilisateurs et s’améliore constamment en intégrant de nouvelles fonctionnalités en fonction des demandes de ses clients. Je ne voudrais pas manager mon équipe sans Workzone.”

Rapports intéressants

  • Charge de travail : évaluez le temps de travail nécessaire pour chaque collaborateur ou chaque équipe sur une période d’activité déterminée.
  • Utilisation des ressources : faites le point sur les responsabilités et les charges de travail ainsi que sur la progression de chaque membre de l’équipe au fil de la semaine précédente.
  • Suivi des dépenses : Workzone peut extraire des informations financières par lieu de travail, projet, tâche et type de dépense pour que vous puissiez assurer le respect du budget et des échéances de votre projet.

Partage de fichiers

Selon la version choisie, Workzone comprend 100 à 200 Go d’espace de stockage de documents et de partage de fichiers. Les utilisateurs augmentent généralement la capacité de stockage de ce concurrent à Microsoft Project en associant l’outil à Box, Dropbox, Google Drive ou OneDrive.

Diagrammes de Gantt

Les options de diagramme de Gantt de Workzone incluent une fonctionnalité glisser-déposer, des modèles et des mises à jour automatiques.

Intégrations intéressantes

Fonctionnalités de collaboration

  • Brainstorming : Workzone comprend un formulaire personnalisable qui permet aux utilisateurs d’établir la hiérarchisation des nouvelles idées et des projets.
  • Commentaires : tous les éléments peuvent être commentés.
  • Contrôle des versions documentaires : Workzone permet aux utilisateurs d’indiquer quand ils commencent à modifier un document et quand ils ont terminé leurs révisions pour éviter que les modifications simultanées et les conflits de version.

Gestion des tâches

Workzone inclut plusieurs fonctionnalités de gestion des tâches dont le mapping des tâches dans un calendrier, la création de tâches selon des modèles et les tâches provisoires.

Feuilles de temps

Le logiciel permet d’exporter des factures établies selon les heures de travail grâce à des filtres (projet ou heures par client notamment). Les chefs de projets peuvent aussi accéder à la grille horaire de Workzone pour s’assurer que toutes les heures associées à un projet ont bien été enregistrées et prises en compte.

Ce n’est pas fini !

Il existe de nombreuses autres alternatives à Microsoft Project. Quels autres concurrents auraient dû figurer dans cet article ? Préférez-vous Microsoft Project à toutes les alternatives proposées ? Postez un commentaire pour nous en dire plus.

Vous voulez en savoir plus sur les tendances en matière de logiciel de gestion de projets ? Consultez les articles suivants :

Vous avez besoin d’un logiciel de gestion de projets ? Consultez la liste des meilleures solutions de gestion de projets établie par Capterra.