Outils de productivité personnelle : astuces et conseils pour être efficace en 2019

Publié le 14/01/2019 par Sonia Mokrani

Outils de productivité personnelle

Si le développement personnel et la productivité sont des mots qui reviennent souvent dans la bouche des entrepreneurs et startupers, nombreuses sont les PME qui cherchent à gagner du temps et à améliorer la productivité. Optimiser son temps de travail sur certaines tâches peut en effet avoir des conséquences bénéfiques pour votre organisation et vous permettre de réussir. Freelance, manager, chef d’équipe ou encore exécutant dans un projet, chacun a besoin d’améliorer sa productivité !

Retrouvez dans cet article cinq conseils pour être plus productif au quotidien ainsi que quelques outils qui vous y aideront.

Conseil 1 : planifiez vos tâches efficacement

 

Être productif, c’est réaliser un certain nombre de tâches ou encore atteindre des objectifs réalisables en un temps donné.

Ainsi, pour atteindre vos objectifs, une méthode qui a fait ses preuves est la création de To-Do lists (ou listes de tâches). Ce procédé consiste à mettre à l’écrit l’ensemble des tâches qui vous devez réaliser.

Vous allez ainsi pouvoir augmenter votre productivité en sachant ce que vous avez à faire tout en ayant des échéances pour compléter vos tâches. La création de cette liste vous permettra d’être mieux organisé, car vous disposerez d’une vue d’ensemble de votre activité.

En outre, mettre en place une telle liste vous aidera à ne pas réaliser plusieurs tâches en même temps. Rien de pire en effet que le multitasking, qui vous fait perdre du temps en vous faisant croire que vous êtes plus efficace. Réaliser vos tâches l’une après l’autre, en respectant les échéances fixées, sera plus bénéfique pour votre productivité.

Il est donc important de créer ces To-do lists, mais surtout de les consulter et de les mettre à jour en fonction de vos avancées. Pour vous aider à gérer efficacement votre liste de tâches et à vous y tenir, les logiciels de gestion des tâches peuvent vous être utiles. Ils vous permettront de respecter les échéances et les priorités en vous envoyant des notifications et des rappels. Ces outils, qui sont disponibles sur ordinateur et téléphone, ont donc l’avantage d’être consultables facilement et rapidement.

Parmi les applications les plus efficaces, on pourra mettre en avant Todoist, qui offre de nombreuses fonctionnalités, de la planification de projets à grande échelle au simple rappel. Ou encore todo.vu qui offre des fonctions de gestion du temps, de gestion de tâches et de gestion de facturation.

Conseil 2 : priorisez vos objectifs

Avoir une vue d’ensemble sur l’ensemble des tâches que vous avez à réaliser ne fait pas tout. Établir votre planning vous permettra effectivement d’avoir une vision des échéances de vos différents objectifs, mais attention, ce planning pourra être perturbé par l’ajout d’autres tâches ou la gestion d’urgences.

Afin de garantir l’efficacité de vos listes de tâches, il est important de prioriser vos objectifs et de les gérer en conséquence. Ainsi, en fonction de vos ressources, de vos moyens et de vos échéances, il est essentiel de mettre en place un système de hiérarchisation qui vous permettra de déléguer certaines tâches ou encore de pouvoir dire non quand cela est nécessaire.

Etablir une liste tout en organisant les tâches par ordre de priorité aura pour effet d’améliorer votre efficacité et de ne pas vous surcharger de tâches que vous n’êtes en réalité pas en mesure d’accomplir.

La priorisation de vos objectifs passe aussi par une bonne communication au sein de vos équipes et avec les intervenants avec qui vous travaillez. Que ce soit pour gérer un projet, planifier le travail ou tout simplement partager des informations, de nombreux outils d’amélioration de la productivité existent. Slack, Asana et Zoho Cliq constituent par exemple un trio efficace pour vous aider à respecter vos objectifs et à améliorer la productivité.

Conseil 3 : apprenez à gérer vos réunions

Être productif, c’est aussi savoir mettre à profit le temps imparti pour chaque réunion que vous vous fixez. Des réunions ou des rendez-vous qui s’éternisent ou qui n’étaient pas prévus peuvent en effet être contre-productifs.

Pour ne pas bousculer votre planning ou perdre un temps précieux que vous aviez prévu de passer sur d’autres activités, il semble important de définir des plages de disponibilité. Réservez un temps spécifique pour les réunions (par exemple, le lundi et le mercredi matin) et communiquez-le à vos collaborateurs en leur spécifiant que vous être libres pour échanger à ces moments-là. Cela vous permettra de ne pas alterner entre réunion et gestion/réalisation des tâches tout au long de la journée.

Vous aurez alors le temps de préparer vos échanges et de ne pas être submergé par des rendez-vous qui s’intercalent n’importe où dans votre planning. Pour simplifier l’organisation de vos réunions, vous pouvez utiliser des logiciels d’agenda comme Calendly ou Julie Desk, deux outils intelligents de prise de rendez-vous. Ce genre d’outil vous aidera à coup sûr à améliorer la productivité.

Conseil 4 : sachez rester concentré

De nombreuses sollicitations peuvent vous détourner de votre travail. Que ce soit les mails, les appels, votre téléphone portable ou encore l’invitation des collègues à la machine à café, tout peut représenter une bonne excuse pour échapper à votre travail.

Pour améliorer votre productivité et ne pas tomber dans le multi-tâches, veillez à segmenter votre planning, où chaque plage horaire n’est dédiée qu’à une seule activité. Par exemple, prévoyez des moments pour gérer et traiter vos mails, d’autres moments pour gérer et répondre à vos appels, et finalement quelques pauses qui vous permettront de souffler à la machine à café et où vous vous accorderez de flâner sur les réseaux sociaux.

Vous pouvez donc planifier votre journée entre temps de travail et réponse aux sollicitations tout en restant concentré sur vos tâches. Vous traiterez ainsi vos tâches une par une sans perte de temps.

Enfin, pour optimiser votre concentration et votre efficacité, organisez vos horaires en fonction de votre rythme biologique quand cela est possible. En effet, certaines personnes sont plus efficaces le matin que le soir, et inversement. Établir votre planning en fonction de votre rythme vous permettra d’être bien plus efficace et surtout plus longtemps.

Pour vous aider à rester concentré et à améliorer votre productivité, il existe des outils efficaces pour maîtriser votre temps ou encore la gestion de vos emails. Toggl, par exemple, est un outil qui enregistre votre temps de travail et vous permet de savoir exactement combien de temps vous avez consacré à chaque tâche. Pour ne pas être débordé par vos mails, vous pouvez utiliser Sortd, un puissant outil d’organisation de votre boîte mail.

Afin de ne pas être déconcentré par vos réseaux sociaux préférés, Freedom vous permet de bloquer sur votre ordinateur les sites sans importance pour votre travail. Vous pouvez donc rester concentré sur vos tâches sans risquer de vous distraire.

Conseil 5 : pensez aussi à vous !

Chercher à améliorer sa productivité permet d’optimiser ses performances, mais cela peut aussi vous mener au surmenage (un fléau pour les entreprises auquel nous avons consacré un article). Pour ne pas en arriver à une telle situation, il est important que vous preniez du temps pour vous.

Aussi performant que l’on puisse être, on ne peut pas être à 100 % tout le temps. Il semble donc important de prévoir des temps de repos qui vont vous permettre de vous aérer l’esprit et de penser à autre chose que votre travail.

Participer à des activités au sein de votre entreprise ou en dehors de votre environnement de travail vous permettra d’avoir des moments de détente et de décompression, chose essentielle pour rester productif sur le long terme.

Vous pouvez même vous doter d’un outil de développement personnel, Goalmap, pour améliorer votre productivité tout en prenant soin de votre santé.

Quelques conseils pour être plus productif