Cet article a été publié pour la première fois en janvier 2019, puis mis à jour en février 2023.
Alors que la formation des employés évolue, créer un wiki est devenu une manière intéressante de partager les connaissances, notamment celles spécifiques à une structure et à son fonctionnement. Découvrez un classement de logiciels de knowledge management gratuits réalisé par Capterra pour vous aider dans l’implémentation de votre wiki d’entreprise.

Comment créer un wiki d’entreprise ?

Un wiki peut vous aider à diffuser des connaissances institutionnelles au sein de votre entreprise et peut profiter à l’ensemble de votre organisation. Il permet de consolider les informations essentielles, de les rendre accessibles à tous et de les tenir à jour, qu'il s'agisse d'un processus que tout le monde doit suivre ou d'un document qui doit être consulté.

Mais comment créer un wiki d’entreprise ? L’une des réponses à cette interrogation est d’utiliser un logiciel de knowledge management, ou logiciel de gestion de connaissances. Ces solutions permettent en effet de construire des bases de données rassemblant des informations et de créer un wiki qui pourra être utile à vos clients, à vos employés ou à vos prospects, par exemple.

Pour remplir ses fonctions, un système wiki doit avant tout être bien structuré et vous donner les moyens de présenter les informations de la manière la plus simple et claire possible. Dans cet article, nous vous présentons 5 logiciels gratuits de knowledge management afin de créer un wiki pouvant répondre aux besoins de votre entreprise.

Les logiciels sélectionnés offrent les principales fonctionnalités de la catégorie des logiciels de knowledge management, soit la recherche en texte intégral et la gestion de base de de connaissance. Une méthodologie complète est disponible à la fin de cet article.

Découvrez ci-dessous les solutions de notre sélection, classées ici par ordre alphabétique :

  • Document360
  • Flowlu
  • Freshdesk
  • Guru
  • Notion
Le choix des outils de Knowledge Management s’est fait sur la base des évaluations laissées sur le site web de Capterra.

1.

Aperçu de l’interface du logiciel Document360
Interface du logiciel de knowledge management Document360 (source)

Disponible sur des environnements cloud, Windows, Mac, iPhone, iPad, Android et Chromebook, Document360 dispose de différentes fonctionnalités pour faciliter la création d’un wiki d’entreprise. Ce dernier permet de stocker différents types de documents, tels que des guides pratiques, de construire des FAQ, ou encore d’élaborer des protocoles de formation.

En tant que base de connaissances, le logiciel vous aide à créer, gérer et publier vos articles en temps réel, et vous permet de rendre privée une partie de votre wiki si vous le souhaitez. Dans ce cas de figure, vous avez donc la possibilité d'attribuer aux utilisateurs un identifiant ainsi qu’un mot de passe.

Outre ses fonctionnalités, Document360 présente des données en temps réel grâce à des tableaux de bord et des analyses avancées intégrées, et ce, afin de fournir les informations les plus importantes sur ce que les utilisateurs attendent de votre base de connaissances et sur la manière de l'améliorer.

Quelques fonctionnalités de la version gratuite : la version gratuite de Document360 inclut jusqu’à cinq utilisateurs, 1 Go de stockage, cinquante articles, des modèles d’articles, ainsi que d'étiqueter vos fichiers et articles afin de les classer. 

Quelques fonctionnalités de la version payante : la version payante Startup comprend la création d’articles illimitée, jusqu’à 50 Go de stockage, un générateur de descriptions SEO, cinq utilisateurs puis une facturation par utilisateur supplémentaire, et l’option de personnalisation de domaine.

2.

Aperçu du logiciel Flowlu
Interface du logiciel de knowledge management Flowlu (source)

Flowlu est un système de gestion des connaissances basé sur le cloud, conçu pour aider les entreprises à créer des espaces de travail et des pages pouvant s’intégrer dans un système de wiki d’entreprise. Déployable aussi bien sur cloud, Windows, Mac OS, iOS ou Android, ce logiciel facilite la gestion et le stockage de différents types de données en les centralisant en un seul et même endroit.

Afin d’aider à la sécurisation de vos données, Flowlu permet d’identifier qui peut accéder à quelles informations. Par exemple, certains articles ou documents peuvent n'être accessibles qu’aux managers ou à certains membres d’une équipe, et veillez ainsi à ce que ces informations ne soient consultables que par les bonnes personnes.

Pour soutenir l’amélioration et l’évolution de votre wiki, le logiciel dispose également d’une fonctionnalité de commentaires. Par ce biais, tout utilisateur peut réagir par rapport à un contenu, conseiller des améliorations quant aux articles proposés, ou encore mentionner un collègue pour discuter autour d’un sujet qui leur semble pertinent.

Quelques fonctionnalités de la version gratuite : la version gratuite de Flowlu comprend jusqu’à deux utilisateurs, 1 Go de stockage, une base de connaissance, un nombre illimité de tâches et de projets, et un modèle de projet.

Quelques fonctionnalités de la version payante : la version payante Team de Flowlu inclut jusqu’à 8 utilisateurs, 10 Go de stockage, deux bases de connaissances, l’intégration des emails, et trois modèles de projets.

3.

Aperçu de l’interface du logiciel Freshdesk
Interface du logiciel de knowledge management Freshdesk (source)

Freshdesk est un outil proposant des fonctionnalités permettant de créer et d’administrer le contenu associé à une base de connaissance. Ce logiciel opère sur cloud, Windows, Mac, iOS, Android, ainsi que Linux, et propose un système se divisant en 3 niveaux : les catégories où peuvent être stockés tous types de documents connexes, des dossiers permettant de conserver chaque catégorie, ainsi qu’un espace pour la création d’articles.

Pour aider l’utilisateur dans la création d’articles, en plus des fonctionnalités telles que celles d'édition de texte, d’ajout d'images et de vidéos, Freshdesk propose des modèles préétablis pour démarrer la génération du contenu. Il est également possible de rendre un dossier visible uniquement par certains collaborateurs, et d’ajouter dans ce dossier différents articles. De cette façon, seules les personnes disposant d’un accès peuvent voir le contenu du dossier concerné.

Une fois les articles publiés, une section "Avez-vous trouvé cela utile ?” permet au lecteur d’émettre un avis, en indiquant si ce contenu lui a semblé pertinent ou non par le biais d’un système de vote. Lorsqu’un visiteur sélectionne l’option “Non”, ce dernier a la possibilité de laisser un commentaire additionnel qui est par la suite converti en ticket.  L'auteur de l'article est alors automatiquement assigné à ce ticket et peut alors analyser quelles modifications seraient nécessaires pour améliorer le contenu.

Quelques fonctionnalités de la version gratuite : la version gratuite de Freshdesk inclut jusqu’à dix utilisateurs, l’assignation de tickets, des analyses et rapports, une analyse des tendances de tickets et des outils de collaboration d’équipe.

Quelques fonctionnalités de la version payante : la version payante Growth comprend un nombre illimité d’utilisateurs sur une base de facturation par membre ajouté, la réorganisation automatique des articles, un filtrage avancé des articles, une fonctionnalité de liens entre les articles, et une suggestion automatique de solutions.

4.

Aperçu de l’interface du logiciel Guru
Interface du logiciel de knowledge management Guru (source)

Fonctionnant via cloud, Windows, Mac, iOS et Android, Guru est un logiciel de base de connaissance permettant de créer un référentiel central regroupant les connaissances de votre entreprise. Avec ce logiciel, il est possible pour les utilisateurs de rechercher et d’accéder aux articles dont ils peuvent avoir besoin, d'identifier des réponses aux questions les plus fréquemment posées, mais également de partager leur expertise.

En ce qui concerne la publication d’articles, Guru propose deux méthodes. Il est possible d’utiliser un système d’API de publication intégré pour alimenter une base de connaissances existante, ou alors d’avoir recours à la solution de création personnalisable pour créer un wiki d’entreprise de A à Z. Les utilisateurs peuvent être ajoutés en tant que contributeur, tout comme une restriction d’accès à certains dossiers peut être appliquée pour gérer leur visibilité.

Pour faciliter le processus de mise à jour des articles existants, Guru propose une fonctionnalité de flux de travail intégré de vérification des connaissances. Par ce biais, il est possible pour tout administrateur ou auteur d’être averti automatiquement lorsqu'un article nécessite une potentielle révision ou une mise à jour.

Quelques fonctionnalités de la version gratuite : la version gratuite de Guru inclut jusqu’à trois utilisateurs, une vérification programmée du contenu, la création de brouillon, une FAQ, et une option de commentaires.

Quelques fonctionnalités de la version payante : la version payante Builder comprend un nombre illimité d’utilisateurs sur une base de facturation par membre ajouté, des notifications alertant les utilisateurs sur un nouveau contenu publié, des rapports sur la performance des contenus, la détection de contenu dupliqué, et une option de partage de contenu avancée.

5.

Aperçu de l’interface du logiciel Notion
Interface du logiciel de knowledge management Notion (source)

Disponible sur Windows, Androïd, IOS, Mac OS et sur le Net.

Notion est un logiciel de knowledge management permettant de centraliser, créer et gérer du contenu relatif aux protocoles et informations importantes d’une entreprise. Cet outil peut être employé sur Mac ou PC, et dispose d’une version compatible avec iOS et Android.

Via Notion, l’utilisateur peut organiser les sections d’un wiki à l’aide d’un système de glisser-déposer : ce principe permet par exemple de déplacer ou de réorganiser des catégories de pages sans passer par une opération de codage complexe. En outre, il est également possible de créer des dossiers dont la visibilité peut être paramétrée en fonction des rôles des utilisateurs, en vue de faciliter le classement des documents et articles.

Afin de fluidifier le partage de connaissances ainsi que les suggestions d’améliorations, Notion propose une fonctionnalité de commentaires permettant de mentionner directement un collaborateur ou de suggérer un lien vers une ressource spécifique. Pour bénéficier d’une vue d’ensemble des contenus publiés et des tâches des contributeurs, les administrateurs disposent d’un tableau de bord regroupant l’intégralité de ces informations.

Quelques fonctionnalités de la version gratuite : la version gratuite de Notion comprend jusqu’à 5 Mo de stockage, dix collaborateurs invités, sept jours d’historique de page, un espace de travail collaboratif, et un nombre d’éléments limités à ajouter par page (par exemple, des paragraphes).

Quelques fonctionnalités de la version payante : la version payante Plus inclut un stockage de fichier illimité, cent collaborateurs invités, trente jours d’historique de page, une exportation de l'espace de travail complet au format PDF, et  et un nombre d’éléments illimités à ajouter par page.

Et maintenant ? Consultez notre catalogue de logiciels de knowledge management pour trouver l’outil qu’il vous faut.


Méthodologie

Pour figurer dans cette liste, les logiciels sélectionnés devaient répondre à la définition d’un logiciel de knowledge management qui inclut les fonctionnalités de base suivantes :

  • La recherche en texte intégral 
  • La gestion de base de connaissances

Dans cet article, nous avons mis en avant les logiciels dont la version gratuite permet un accès à la base de connaissances à plus d’un utilisateur et exclut les solutions dont la version gratuite est accessible à un utilisateur unique.

Les solutions mentionnées disposent d’une version gratuite non limitée dans le temps,  d’un minimum de 20 avis obtenus entre le 1/1/2021 et le 1/1/2023 et une note globale d’utilisateurs de 4,5 étoiles sur 5 minimum sur capterra.fr au moment de la publication.

Une méthodologie objective est utilisée afin de réaliser la sélection et le classement des produits proposés. Toutefois, certains vendeurs peuvent nous rémunérer en échange du trafic sur le web ou des leads obtenus à partir de cette page.