Budget formation : calculez vos dépenses pour 2021

Publié le 21/12/2018 par Brian Westfall et Sonia Mokrani

Cet article a d’abord été publié en décembre 2018, puis mis à jour en novembre 2020.

Vous êtes responsable RH d’une PME ? Alors, vous devez déjà savoir que la formation de vos employés exige de sérieux investissements. L’expérience de vos collaborateurs au sein de votre entreprise dépend notamment de l’évolution de leurs compétences, et pour 54 % d’entre eux, l’entreprise n’accorde pas suffisamment d’importance à la transmission des savoirs. Vous vous devez donc de miser sur la formation si vous souhaitez que vos employés soient satisfaits.

Mais vous ignorez peut-être comment chiffrer les besoins en formation de votre entreprise. C’est en effet un sacré défi !

Les PME qui ne tiennent pas compte de la formation dans l’établissement de leur budget n’y consacrent que le surplus éventuel d’autres activités. Elles négligent ainsi un aspect essentiel de la motivation et de la fidélisation des employés.

Or, la somme que vous consacrez à la progression de vos collaborateurs montre à quel point votre entreprise s’engage pour eux et encourage leur évolution.

Dans cet article, nous passons en revue les frais de formation dont vous devez absolument tenir compte et nous vous proposons un outil de calcul du budget de formation. Nous vous suggérons aussi quelques astuces pour vous aider à faire des économies.

4 postes à intégrer dans votre budget formation

Pour les PME, la formation des employés est de plus en plus considérée comme un outil stratégique. Elle permet non seulement de développer des compétences et d’impliquer les travailleurs dans leurs activités, mais aussi d’attirer les meilleurs talents à la recherche d’entreprises orientées sur la progression de leurs employés.

Cet intérêt a entraîné un véritable boom des coûts de formation ces dernières années.

Budget formation moyen des petites entreprises entre 2012 et 2017

Budget formation moyen des petites entreprises

Chiffres tirés du rapport “Annual Training Industry Report” de Training Magazine. Une entreprise employant 100 à 1 000 personnes est considérée comme une petite entreprise (source).

Les chiffres peuvent paraître faramineux. Où va donc tout cet argent ?

La réponse varie d’une entreprise à l’autre, mais, en général, les frais de formation sont répartis sur quatre postes budgétaires. Voici un exemple de budget de formation :

Budget formation standard

1. Personnel de formation (env. 50 %)

Que vous fassiez appel à un formateur externe ou à un spécialiste interne, quelqu’un doit bien se charger de former vos employés.

Cette personne ou cette équipe crée le matériel pédagogique, dispense les cours (en présentiel ou via un support de formation technologique) et vous tient informé des résultats de vos collaborateurs.

Il n’existe pas de chiffre absolu, mais mieux vaut s’assurer d’avoir au moins un formateur pour 50 employés. Ajoutez à cette équipe les informaticiens en charge du support technique, et voilà déjà la moitié de votre budget consacrée au poste “Personnel de formation” au sens large.

2. Outils et logiciels de formation (env. 25 %)

En pratique, comment vos collaborateurs seront-ils formés ?

S’ils doivent assister en personne à des cours, vous allez probablement devoir créer ou louer un espace adapté équipé de chaises, de bureaux, d’un tableau, d’un vidéoprojecteur, etc. Si vous optez pour une formation à distance (l’e-learning étant spécialement adaptée aux PME), vous devrez recourir à une plateforme en ligne ou à une salle de classe virtuelle. Dans ce cas, il vous faudra aussi des ordinateurs, un  système de gestion de l’apprentissage (LMS) et un logiciel d’auteur e-learning. N’oubliez pas d’envisager les frais de maintenance et le support technique.

3. Contenu de formation (env. 20 %)

Dans une formation, le contenu est évidemment essentiel. Lorsque vous évaluez le budget à consacrer au contenu de votre formation, pensez à tous les sujets que vous comptez aborder durant l’année. Évaluez ensuite s’il est nécessaire de créer du contenu pour chaque sujet en interne (ce qui est plus coûteux, mais plus personnalisé) ou si des formations développées par des ressources externes (moins chères, mais moins ciblées) devraient suffire. Pour trouver la bonne formation externe, vous pouvez vous faire aider par des spécialistes comme Allsetfor.com.

Dans les formations en présentiel, votre contenu peut être présenté sous divers formats (papier, PowerPoint, vidéo…). Dans les formations en ligne, il devra être délivré sous forme de cours e-learning créé sur mesure en interne ou conçu par un éditeur tiers.

N’oubliez pas de prendre en compte les frais associé à la création de supports et aux évaluations, indispensables en cas de certification officielle.

4. Divers (env. 5 %)

Le dernier poste couvre toutes les dépenses inattendues qui pourraient vous tomber dessus en cours d’année :

  • Frais de déplacement et indemnités journalières pour des ateliers et des conférences
  • Remboursements de frais d’inscription
  • Honoraires d’experts
  • etc.

Les entreprises internationales doivent aussi envisager des frais de traduction et de localisation. C’est tout l’intérêt d’un poste “divers” : vous pouvez y inclure les dépenses propres à votre entreprise.

Une méthode de calcul rapide des frais de formation

Maintenant que vous avez une vision claire des différents points à intégrer à votre budget, il est temps de chiffrer tous ces éléments.

Si vous avez déjà préparé des budgets formation auparavant, basez-vous sur l’un d’eux. Comparez simplement les frais antérieurs au budget que vous avez fixé pour l’année prochaine et faites les adaptations nécessaires.

Vous partez de zéro ? Pas de panique ! Voici une technique qui vous permettra de calculer aisément et immédiatement votre budget formation*.

* Cet outil vous permet de calculer un budget de base. Les estimations fournies doivent être adaptées à votre situation et à vos besoins.

Tableau de calcul des coûts de formation selon le coût salarial total

On conseille généralement aux entreprises de consacrer 1 à 5 % de leurs frais salariaux à la formation, selon l’importance qu’elles veulent lui donner.

Si connaissez le coût salarial total probable de l’année qui vient, vous pouvez assez simplement évaluer un budget formation fiable sur cette base.

Téléchargez notre tableau de calcul des coûts de formation

 

En consacrant un pourcentage fixe de vos frais salariaux à la formation, vous êtes certain de ne pas dépenser trop. Cette méthode vous garantit aussi une certaine flexibilité et vous permet de consacrer un budget plus important à la formation de certains employés.

Cependant,  lorsque vos frais salariaux totaux s’élèvent à quelques millions, la différence d’investissement entre 1 % et 5 % peut être vertigineuse. Or, lorsque votre personnel se renouvelle régulièrement, il est parfois difficile de prévoir précisément les dépenses salariales.

Comment faire des économies

Et une fois le budget calculé ? Si vous avez de la chance, votre directeur financier le validera au premier coup. Sinon, il faudra voir comment réduire ce budget. Identifions les points sur lesquels vous pourriez faire des économies :

  • Tirez profit du contenu généré par les utilisateurs (UGC). Vos collaborateurs sont des puits de connaissances utiles à toute l’entreprise. En créant des formations s’appuyant sur le savoir de vos meilleurs employés, vous mettez en avant leurs compétences et vous réduisez les frais de création de contenu.
  • Lancez un programme de mentorat. Les programmes de mentorat sont devenus des méthodes de formation comme les autres. Ils constituent un bon moyen de former vos employés dans un cadre décontracté, tout en entretenant les compétences de leadership des collaborateurs.
  • Passez au mobile. Selon Gartner, d’ici 2022, plus de 75 % des smartphones utilisés en entreprise appartiendront aux employés (résultats complets disponibles pour les clients Gartner). Profitez-en pour tabler sur des formations accessibles depuis des appareils mobiles ; vos employés pourront ainsi se former à domicile et vous ferez des économies sur le poste technologies.

2021, l’année de la formation !

Nous l’avons vu : même dans les PME, il faut mettre en avant la formation des employés. Vous avez désormais tous les éléments en main pour préparer votre budget formation pour cette année. Alors ne ratez pas le coche et faites de 2021 l’année de la formation. Vos employés travailleront mieux, et cela aura un résultat positif sur vos résultats !

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