C’est grâce au travail en collaboration que vos employés fédèrent leur savoir-faire, leurs idées et leur motivation. Leur coordination ne peut néanmoins être réelle sans l’aide de la mise en place de processus et d’outils collaboratifs pertinents. Découvrez dans cet article des conseils pour optimiser la collaboration entre vos effectifs.
Dans cet article
Face à la demande inédite d’un client, un nouvel employé ne dispose pas des informations nécessaires pour y répondre. Pour trouver la solution adéquate, ce dernier décide de se tourner vers l’un de ses collaborateurs plus expérimenté qui, à son tour, le dirige vers le référent ou le processus lui permettant de répondre au mieux aux attentes du client.
Cette situation des plus fréquentes est l’illustration d’une ressource essentielle pour le bon fonctionnement et les performances d’une entreprise : la capacité de ses équipes à prioriser le travail en collaboration pour atteindre un objectif commun.
De la cohabitation entre différents profils et personnalités à la synergie parfois complexe entre les processus de différents départements, sans oublier l’apparition de nouveaux modèles de travail modifiant la façon de collaborer, il existe toutefois divers paramètres pouvant complexifier le travail en équipe.
Au travers de cet article, Capterra fait la lumière sur les principes essentiels permettant de favoriser un meilleur travail collaboratif et de renforcer la cohésion entre vos employés.
Pourquoi le travail en collaboration est-il important ?
La collaboration sur le lieu de travail ne consiste pas simplement à déléguer des tâches ou à planifier le travail d'autres collaborateurs. Il s'agit d'une stratégie plus cohérente et plus fluide qui nécessite notamment de l'engagement, de la communication, un partage d'idées et de feedbacks.
Le travail collaboratif présente un avantage important pour la productivité des employés. Dans le cadre de tâches complexes ou de projets s’étalant sur le long termes, l’effort et l’entraide collective peuvent les amener à accomplir leurs missions plus aisément et rapidement.
Cependant, les avantages de ce principe ne saurait se limiter au seul critère de la performance, puisqu’il peut avoir un impact positif sur la culture de l'entreprise.
Lorsque des individus ou des équipes se sentent à l'aise pour travailler ensemble, cela peut contribuer à instaurer un climat de confiance et des relations positives au sein de l'organisation. Ces relations peuvent inciter les gens à s'investir davantage dans leur travail parce qu'ils apprécient leurs collègues ou se sentent soutenus par eux.
Mutualiser les compétences et les expériences des talents, c’est également encourager l'innovation et la créativité, tout en facilitant le développement des employés. Ces points s’avèrent particulièrement importants pour l’engagement et l'expérience collaborateur dans son ensemble.
Les différentes formes de collaboration en entreprise
La collaboration sur le lieu de travail est quotidienne et concerne de nombreux acteurs et projets. Ci-dessous sont listés les principaux modèles de collaboration pouvant être appliqués en entreprise.
La collaboration ouverte
Lorsqu’il est question de collaboration ouverte, la possibilité est donnée à tous les membres d’une équipe ou d’une entreprise de partager de nouvelles idées ou de contribuer à une mission. Cette approche est souvent utilisée pour répondre à une problématique d’entreprise globale : l’ensemble des employés peuvent par exemple être invités par les RH à participer à des réunions de panel pour réfléchir ensemble à la pertinence des bénéfices d’entreprise proposés, et ce, sur la base du volontariat.
La collaboration fermée
Comme son nom l'indique, la collaboration fermée impose des restrictions ou des limites aux personnes qui peuvent être amenées à collaborer. Dans ce type de collaboration, il s’agit de se concentrer sur l’expertise des collaborateurs impliqués sur une problématique spécifique. La technique du brainstorming d’équipe est ici l’un des exemples de ce modèle de collaboration, où seuls quelques individus se concentrent sur la recherche de nouvelles solutions.
La collaboration interculturelle
La collaboration interculturelle se définit comme un type de collaboration faisant intervenir des collaborateurs dont l’origine, les coutumes et les traditions diffèrent. Ce type de collaboration présente de nombreux avantages, dont celui d’offrir des perspectives variées d’autant plus utiles pour les structures présentes sur différents marchés internationaux.
Les logiciels de diversité et d’inclusion sont un exemple d’outils aidant les ressources humaines à évaluer dans quelle proportion la notion de diversité est prise en compte au sein de l’entreprise. À l’aide des rapports fournis par ces solutions, il leur est par exemple possible d’engager des mesures éventuelles pour attirer des profils plus diversifiés.
La collaboration transversale
La collaboration transversale implique une dynamique de collaboration entre différents services et équipes autour d’un projet commun nécessitant l’expertise de plusieurs parties. Ce type de collaboration intervient par exemple lors du lancement d’un nouveau produit, amenant différents départements (conception, graphisme, marketing, logistique, etc.) à effectuer plusieurs tâches distinctes bien que interconnectées.
Les modes de collaboration peuvent également prendre différentes formes en fonction de la localisation des équipes et du mode opérationnel de l’entreprise. La collaboration virtuelle, de plus en répandue par le biais du travail à distance et hybride, est l’un des exemples qui peut être cité.
Quel que soit le mode de travail en collaboration privilégié au sein d’une entreprise, certains principes de base peuvent faciliter son bon déroulement. Dans la section suivante sont ainsi abordés des conseils et bonnes pratiques pouvant aider à optimiser le travail collectif de vos équipes.
5 conseils importants pour optimiser le travail collaboratif
Afin de vous aider à améliorer la collaboration au sein de vos équipes, nous vous proposons ci-dessous quelques pistes de bonnes pratiques à envisager.
1. Définir des objectifs et des responsabilités clairs pour vos équipes
Il est avant tout important de déterminer des objectifs précis pour vos employés. Faites-leur part de vos attentes à travers une communication transparente lors de leurs entretiens individuels. Il est aussi essentiel de définir des KPIs clairs en amont. Ces indicateurs vous aident à établir vos objectifs et à mesurer les performances de chacun. C’est en les analysant que vous saurez si chacun a atteint son but ou non.
2. Favoriser une communication fluide et multicanale
La mise en place d'outils de communication multicanale permet aux employés de s’informer et de communiquer entre eux aussi bien en ligne qu’en présentiel. Cette application prévoit des fonctions synchrones tels les outils de chat ou de visioconférence. Ces derniers leur donnent l’opportunité d’interagir avec les autres collaborateurs pendant les réunions et les brainstormings. Ils disposent également souvent des fonctions asynchrones les plus courantes tels que des emails et des forums intranet.
3. Encourager une culture du feedback
Le partage de feedbacks est essentiel pour une collaboration et une co-création efficaces. Il permet aux collaborateurs d'améliorer leurs compétences, d'apprendre des autres et contribue à instaurer un climat de confiance.
4. Favoriser le développement et le partage des connaissances
Le partage de connaissance est essentiel pour favoriser l’association des idées et des compétences. Il est par exemple conseillé de renforcer le partage de connaissances lors de l’onboarding des nouvelles recrues, en mettant en place des systèmes de parrainage entre un nouvel employé et un employé plus expérimenté. Les ateliers de formation leur donnent l’occasion de se rapprocher des autres collaborateurs et de mieux les connaître. Toutes ces opérations leur permettent de s’intégrer et de se sentir à l’aise au sein de leur équipe.
5. Choisir les méthodes adaptées pour gérer votre équipe et ses missions
Une bonne organisation des équipes et de leurs missions implique la mise en place de plusieurs moyens pour l’accomplissement de leurs tâches. En tant qu’employeur, vous pouvez prévoir un système les aidant à situer clairement leurs avancées. Il doit aussi leur permettre de voir le résultat de leur collaboration avec les autres départements ainsi que les retombées réelles de leur activité sur le bilan de l’entreprise.
Les outils collaboratifs, des solutions pour faciliter le travail d’équipe
Parmi les outils pouvant contribuer à faciliter le travail collectif figurent notamment les logiciels de collaboration. La plupart de ces solutions proposent des fonctionnalités conçues pour soutenir le travail d’équipe à l’aide :
- de plateformes permettant de centraliser des connaissances,
- d’options de partage des ressources,
- d’outils intégrés facilitant la communication interne,
- d’informations accessibles quelle que soit la situation géographique des employés
Pour les entreprises souhaitant opter pour ce type d’outils, il est au préalable essentiel de considérer certains critères pour choisir la solution la plus adaptée à leurs équipes. Pour ce faire, évaluer les besoins de l'entreprise, vérifier les caractéristiques de sécurité, prendre en compte l'évolutivité et essayer différents outils sont autant de conseils pouvant aider à déterminer le logiciel adéquat.
