Un tableau de suivi des candidatures a pour but de centraliser les informations essentielles liées au processus d’embauche, telles que le profil des candidats, l’avancée des entretiens, ou encore les résultats des tests réalisés. Découvrez notre modèle de tableau de suivi des candidatures excel gratuit à télécharger ainsi que des conseils pour optimiser la gestion de vos candidatures.

Dans cet article
- Le suivi des postulants, un enjeu d’importance pour l’expérience candidat
- Les critères clés d’une gestion stratégique des candidatures
- Améliorez la précision de votre processus de recrutement grâce à notre modèle de tableau de suivi de candidature
- Privilégier un logiciel d’ATS ou un suivi de candidature excel ?
Un onboarding adapté, la valorisation de la contribution des employés par le biais de feedbacks constructifs, ou encore la proposition d’avantages sociaux sur-mesure : selon uneétude menée en septembre 2023 par Capterra, ces actions concourent à renforcer la loyauté des salariés et l’attractivité d’une organisation auprès des talents. Toutefois, elles ne sauraient faire oublier le rôle essentiel que joue l’expérience de recrutement proposée par l’entreprise.
Pour faciliter la mission des recruteurs et leur permettre de se concentrer sur la sélection des meilleurs talents, il est essentiel de pouvoir rationaliser ce processus en automatisant et en organisant autant que possible chaque étape du recrutement. Si un logiciel d’ATS est un outil à considérer pour améliorer les flux de travail et de collaboration liés à l’embauche sur le long terme, notre modèle de tableau de suivi de candidature gratuit peut être un premier outil pour aider les ressources humaines de PME à structurer leur flux de travail.
Téléchargez notre modèle de tableau de suivi des candidatures Excel gratuit
Dans cet article, nous mettons à votre disposition un modèle de tableau de suivi des candidatures excel prêt à l’emploi comprenant des sections prédéfinies dans lesquelles vous pourrez entrer vos données. Retrouvez également des conseils pour mettre vos processus de recrutement au service d’une expérience candidat optimale.
Le suivi des postulants, un enjeu d’importance pour l’expérience candidat
Face à la complexité des recrutements à laquelle font face différentes entreprises françaises, l'importance accordée à l’expérience candidat est un élément important qui peut leur permettre de se démarquer. La mise en place d’une gestion efficace du suivi des candidatures facilite le processus de recrutement, tant pour le candidat que pour l'organisation en :
- favorisant le retour d’information entre les différentes parties prenantes,
- apportant une vision globale de l’avancée des processus de recrutement,
- contribuant à fournir une expérience sur-mesure et positive aux candidats.
Outre ces avantages, la fluidité de ce processus participe également au renforcement de la marque employeur d’une entreprise. En cas d’embauche, une relation de confiance entre l’organisation et le futur employé peut s’amorcer, et poser une première base propice à sa rétention. Une expérience qualitative présente égalelement l'opportunité de rester en contact avec des professionnels qualifiés pour de futures offres, même lorsque leur candidature n'est pas retenue.
Enfin, la qualité de ce processus peut encourager les retours d’expérience positifs susceptibles d'être partagés sur différentes plateformes d’avis destinés aux employés et talents à la recherche d’emploi.
Les critères clés d’une gestion stratégique des candidatures
Manque de transparence quant aux compétences attendues, informations incomplètes, communication sporadique voire absente : différents paramètres peuvent impacter l’expérience d’un candidat. C’est pourquoi les entreprises doivent disposer d'un processus de recrutement aussi transparent et rapide que possible, au risque de voir un postulant se tourner vers d’autres opportunités.
Certaines bonnes pratiques peuvent être adoptées pour gérer au mieux les candidats au cours du processus d'embauche.

L’optimisation des descriptions de poste
La description de poste est l'une des premières interactions d'un candidat avec votre organisation. C’est pourquoi il est important de veiller à rédiger des descriptions d'emploi qui reflètent aussi précisément que possible l’image de l’entreprise, ainsi que les détails du poste concerné.
L’optimisation de la collaboration interne
Du manager, au recruteur, en passant par les futurs collaborateurs du postulant, plusieurs référents peuvent être impliqués lors du processus d’embauche. La définition claire des tâches et des responsabilités de chacun est en ce sens un élément essentiel de la réussite d'un recrutement. Établir en amont quels types de questions seront à poser, s’assurer de qui intervient et à quel moment, centraliser, mettre à jour et rendre accessible à chacun les feedbacks d’entretien sont tout autant d’initiatives à mettre en place.
En fournissant une formation dédiée, un entreprise peut s’assurer que chaque membre du panel d’entretien sait quels sujets sont à aborder, ou comment créer une atmosphère propice à aider un candidat à se sentir à l'aise et suffisamment confiant pour obtenir une évaluation précise de ses capacités.
La priorité donnée à la communication auprès des candidats
Un processus de recrutement qui laisse les candidats dans l’attente, avec des questions ou sans suivi de l'état de leur candidature, peut aliéner les meilleurs talents et les décourager de postuler à nouveau à l'avenir. Il est important de veiller à ce que le processus de candidature soit transparent, en tenant le postulant informé de sa progression et en lui fournissant un moyen de contacter quelqu'un en cas de questions.
La mise à jour et la révision des données de recrutement
Examiner les données de recrutement permet d’améliorer et d'affiner continuellement le processus. Combien de personnes ont postulé pour chaque emploi ? Combien ont passé un entretien ? De quelles sources proviennent les meilleurs candidats ? Telles sont les informations importantes qu'aide à récolter une analyse approfondie des informations liées au processus d’embauche, sous réserve que ces dernières soient efficacement ordonnées et compilées.
Découvrez dans la section suivante comment notre tableau de suivi des candidatures excel peut vous aider à atteindre ces objectifs.
Améliorez la précision de votre processus de recrutement grâce à notre modèle de tableau de suivi de candidature
Ce modèle de tableau de suivi des candidats sert de base de données pour les candidats, leurs CV, ainsi que pour les détails de chaque poste à pourvoir. Cet outil a pour but de faciliter la collaboration entre les différents acteurs internes, en les aidant à se tenir informés du statut des candidatures en cours, et en permettant de compiler les documents supplémentaires et les commentaires associés.

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À l’aide de ce modèle, il vous est possible :
- de renseigner les informations essentielles liées à chaque profil de candidat (contact, CV, identifiant du poste auquel le candidat a postulé, source de la candidature),
- d’identifier le statut de chaque processus (entretiens réalisés, rejet ou acceptation de la candidature, statut de l’acceptation d’une offre),
- de laisser des commentaires et d’identifier les feedbacks de chaque intervenant lors de chaque étapes,
- de vérifier si le candidat est tenu informé au cours du processus et si des feedbacks relatifs à son expérience ont été recueillis,
- d'identifier toutes les ressources nécessaires et d’assigner des tâches spécifiques à chaque partie prenante.
Privilégier un logiciel d’ATS ou un suivi de candidature excel ?
Utiliser un tableau de suivi de candidature peut présenter différents avantages pour une entreprise, en lui permettant d’ajouter les données des candidats, les informations sur l'état des candidatures, les CV, les calendriers des entretiens, ou encore les résultats du processus de sélection.
Cependant, au fur et à mesure de la croissance d’une organisation, ce processus implique un certain nombre de saisies manuelles susceptibles de faire intervenir certaines erreurs humaines, mais également de passer à côté de certaines fonctionnalités cruciales pouvant amener à des risques de non-conformité avec le traitement des données sensibles liées au GDPR.
L’utilisation d’un logiciel d’ATS, ou système de gestion des candidatures, peut répondre à ces problématiques, en présentant différents avantages.
L’automatisation de tâches administratives chronophages
À l’aide d’un ATS, il est possible par exemple de sélectionner automatiquement les CV et de rejeter les candidats sur la base d'exigences personnalisées, et voire même de programmer automatiquement des évaluations en ligne et des vérifications de référence.
L’amélioration de la collaboration
Parmi leurs fonctionnalités, de nombreux logiciels d’ATS proposent un espace de collaboration pour évaluer les candidats, leur donner un retour d'information, etc.
La réduction du cycle de recrutement et du délai d'embauche
Les rapports et analyses automatisés fournis par un logiciel peuvent permettre de répondre à des questions précieuses sur la manière dont une entreprise gère les recrutements et sur les améliorations à apporter pour accélérer le processus.
La centralisation de la gestion des candidatures et des documents réglementaires
Un logiciel d’ATS permet de regrouper en un seul endroit les coordonnées d’un candidat, le nombre de fois où ils ont déjà postulé, ainsi que les feedbacks fournis. Ces systèmes permettent également de disposer de tous les documents tels que les descriptions de postes, offres formulées, ainsi que des documents juridiques et des documents relatifs à la politique de l'entreprise, sur une plateforme centralisée.
L’amélioration globale de l’expérience candidat
Les fonctionnalités d'un ATS peuvent également contribuer à rationaliser le processus d'embauche du point de vue du candidat. Les candidats peuvent entamer le processus de candidature via un mobile ou un ordinateur de bureau, recevoir une communication de suivi qui les tient informés et leur offre une plus grande flexibilité dans la programmation des entretiens.
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