Enquête 2018 : la gestion de projet dans les PME en France

Avec près de 750 logiciels répertoriés, la gestion de projet est l’une des catégories les plus fournies de notre catalogue de logiciels professionnels. Et cela se comprend : la gestion de projet est applicable dans tout secteur et tout type d’entreprise, de la TPE à la multinationale. Il est logique que les éditeurs de logiciels y voient un marché lucratif et tentent de développer de nouveaux produits.

Pour aller plus loin dans notre démarche de conseil, nous avons voulu savoir quelle était la situation réelle en France en lançant une enquête* sur l’usage des logiciels de gestion de projet dans les PME, qui peuvent avoir moins accès aux outils technologiques que les multinationales. Les logiciels de gestion de projet sont-ils réellement utilisés, et par qui ? Quelles sont les motifs qui poussent les professionnels à choisir ce genre d’outils et quelles sont les fonctionnalités recherchées ? Quelles opportunités pour les éditeurs de logiciels de gestion de projet ? Des réponses à ces questions et bien plus dans cet état des lieux sur le logiciel de gestion de projet en France.

Pourquoi utiliser un logiciel de gestion de projet est essentiel

Mais d’abord, un outil de gestion de projet, c’est quoi ?

La gestion de projet, c’est notamment planifier et mettre en place les bons outils et les bonnes méthodes pour faire en sorte que les objectifs du projet soient atteints dans les délais et le budget impartis. Le logiciel de gestion de projets aide les entreprises à aller dans ce sens.

L’utilisation du bon outil de gestion de projet offre une meilleure vue d’ensemble et une meilleure transparence dans le projet. Les risques sont rapidement détectés par le logiciel, ce qui limite le risque d’échec du projet. La progression du projet est rendue plus efficace, et sa mise en œuvre plus rapide. En outre, le logiciel de project management améliore la communication et la collaboration entre équipes. Or, bien communiquer est essentiel pour réussir, car près d’un tiers des échecs d’un projet sont dus à une mauvaise communication.

Passons aux résultats de notre enquête.

Encore 35 % des professionnels n’utilisent pas de logiciel de gestion de projet spécialisé

Si 65 % des PME utilisent un ou plusieurs outils de gestion de projet, 35 % n’utilisent rien d’autre qu’Excel, Outlook ou une feuille de papier et un stylo.

Il est surprenant de voir que plus d’un tiers des professionnels utilisent encore des méthodes manuelles pour gérer leurs projets : en effet, 35 % des interrogés déclarent ne pas utiliser d’autres outils que les logiciels classiques (Excel, Outlook et similaires) pour gérer le temps, les projets ou les tâches. À l’inverse, près de la moitié (47,5 %) des interrogés utilisent un logiciel de gestion de projet ; une petite minorité (17,5 %) en utilisent même deux ou plus.

En outre, alors qu’il pourrait sembler logique que les logiciels de gestion de projet soient davantage utiles aux grandes équipes, ils sont plus répandus dans les petites équipes : parmi les personnes interrogées qui déclarent utiliser ce genre d’outils, 83 % travaillent dans des équipes de 15 personnes au maximum.

Par ailleurs, chose étonnante : 70 % des dirigeants d’entreprise ou de département utilisent un ou plusieurs outils de gestion de projet, ce qui signifie que près d’un tiers d’entre eux travaillent encore manuellement. C’est peut-être dû au fait que beaucoup de PME françaises sont des sociétés “à l’ancienne”, qui fonctionnent encore avec les mêmes méthodes et les mêmes outils d’avant, et qui ont du mal à changer leurs habitudes. Toutefois, selon la même enquête, en Allemagne, 54 % des professionnels en sont encore aux méthodes manuelles (contre 35 % en France). Les PME françaises semblent donc être un peu plus à la pointe de la technologie. 

Seul un tiers des logiciels utilisés sont des outils SaaS

Le SaaS (Software as a Service, logiciel en tant que service), aussi connu sous le nom de technologie cloud, est la mise à disposition d’outils logiciels par abonnement, accessibles par Internet, sans besoin de télécharger et d’installer le software sur l’ordinateur.

Tandis que le marché du cloud est en forte expansion, en France comme dans le monde, il ressort de notre enquête que plus de la moitié (53 %) des logiciels de gestion de projet utilisés par les professionnels en France sont des logiciels de bureau (c’est-à-dire, des logiciels installés sur l’ordinateur). 35 % des professionnels utilisent toutefois un outil SaaS et profitent des avantages du cloud. En comparaison, toujours selon notre enquête, l’Allemagne est à la traîne : seulement 17 % des logiciels de gestion de projet utilisés par les professionnels allemands sont des outils SaaS.

Pour en revenir à la France, il est à noter que 12 % des interrogés ne savent pas si les logiciels qu’ils utilisent sont des outils cloud ou des logiciels installés sur leur ordinateur. Il faut sans doute y voir ici une méconnaissance générale des technologies, certains utilisateurs ne faisant pas la différence entre cloud ou logiciel classique. On pourrait penser réduire ce pourcentage en favorisant la formation aux outils pour que les employés soient au fait des technologies qu’ils utilisent.

Les logiciels spécialisés répondent aux principales préoccupations des PME en termes de gestion de projet

Alors que la gestion de projet est applicable à tous les secteurs, quels sont les principaux défis auxquels sont confrontées les PME françaises quand il faut gérer un projet ? Selon notre enquête, “arriver à respecter les délais” est le défi majeur (pour 17 % des interrogés), suivi de près par “savoir réagir aux changements en cours de projet” (15 %). Viennent ensuite “savoir organiser et mettre en place les différentes tâches” (10 %), “ne pas dépasser le budget fixé” (9 %) et “pouvoir bien communiquer” (8 %). “Savoir réagir face à des risques inattendus” (7 %) ou encore “suivre de façon claire l’avancée du projet” (6 %) sont également des préoccupations fréquentes pour les professionnels. Dans l’ensemble, les éditeurs de logiciels ont donc compris ce qu’ils devaient proposer aux utilisateurs, puisque suivi du temps/planification, gestion des tâches, gestion du budget et communication/collaboration sont les fonctionnalités phares des outils de gestion de projet.

Mais dans la pratique, quelles fonctionnalités utilisent les professionnels ? Savent-ils faire bon usage de leur outil de gestion de projet ? La gestion du temps reste à 23 % la fonctionnalité la plus utilisée par les professionnels, suivie de la gestion des tâches (19 %). La gestion du budget et des dépenses arrive en troisième position (12 %), alors que la gestion des documents est signalée par 10 % des interrogés. Les professionnels savent donc utiliser les fonctionnalités classiques pour faire face à leurs plus grands défis : le temps, la gestion des tâches et le budget.

Par ailleurs, il semble logique que les fonctionnalités du logiciel soient conformes aux attentes de l’utilisateur : en effet, dans une autre étude menée par Capterra sur le comportement des acheteurs de logiciels, nous avions établi que les fonctionnalités du logiciel représentent le critère numéro 1 des professionnels au moment de choisir un logiciel métier, devant le prix et la facilité de mise en œuvre.

Toutefois, alors que “savoir réagir aux changements en cours de projet” et “savoir réagir face à des risques inattendus” arrivent respectivement en deuxième (15 %) et sixième (7 %) positions des défis majeurs pour les professionnels, il est surprenant que seuls 3 % des PME déclarent utiliser les méthodologies agiles. En effet, en mettant notamment l’accent sur l’adaptation au changement, les méthodes agiles permettent aux professionnels d’être plus flexibles et de savoir gérer tout changement inattendu de façon plus fluide. Consultez notre définition de la méthode agile pour en savoir plus. Ici aussi, on peut imaginer que cela est dû à une méconnaissance des technologies, le professionnel ne sachant peut-être pas qu’il utilise un tableau kanban et qu’il s’agit d’une méthode agile, par exemple.

Près d’un quart des professionnels français ne sont pas du tout intéressés par les logiciels de gestion de projets

Près d’un quart (23 %) des interrogés affirment n’utiliser aucun logiciel de projet et ne pas être intéressés par ce genre d’outils. Il peut s’agir d’un manque d’informations sur les bénéfices de ces outils ou d’une peur de changer de méthode. En tout cas, ce sont des clients réfractaires que les éditeurs de logiciels auront peut-être du mal à convaincre.

Cependant, la moitié des professionnels français (49 %) sont prêts à investir dans un logiciel de gestion, qu’ils en utilisent déjà ou bien qu’ils n’en utilisent pas encore. Un chiffre qui monte à 61 % chez les dirigeants de PME interrogés. Il y a donc une volonté certaine de connaître de nouveaux outils et de changer les processus de la part des décisionnaires.

Par ailleurs, 28 % des professionnels interrogés sont satisfaits par le logiciel de gestion de projet qu’ils utilisent et ne souhaitent pas en changer, sans doute parce qu’ils y trouvent les fonctionnalités dont ils ont besoin.

78 % des interrogés prêts à payer jusqu’à 50 euros par utilisateur par mois

Pour la plupart, les professionnels sont prêts à investir dans un outil de gestion de projet : en effet, une majorité est prête à payer jusqu’à 10 euros par utilisateur par mois (38 %), voire même entre 11 et 50 euros (40 %). Et, à en croire notre catalogue de logiciels, c’est justement la fourchette de prix dans laquelle se situent la plupart des logiciels de gestion de projet présents sur le marché. 11 % des professionnels interrogés sont même prêts à investir au-delà de 50 euros, preuve sans doute qu’ils souhaitent un outil de qualité.

Par ailleurs, les professionnels français ne cherchent pas à économiser et à acquérir un logiciel de gestion de projet gratuit, puisque seuls 11 % des interrogés sont intéressés uniquement par les logiciels gratuits. On peut en déduire que dans leur majorité, les professionnels sont conscients des limitations des logiciels gratuits et savent que pour disposer d’outils fiables et complets, il vaut mieux se tourner vers les logiciels payants.

Quelles opportunités pour les éditeurs de logiciels de gestion de projet ?

Le panorama actuel en France est très encourageant pour les éditeurs de logiciels de gestion de projet. En effet, avec 35 % des professionnels utilisant encore les outils classiques et non spécialisés tels qu’Excel et Outlook, le nombre de clients potentiels dans les PME est élevé. Un autre chiffre vient renforcer cet état de fait : 49 % des interrogés sont prêts à investir dans un outil de gestion de projet. Remarque : plus de deux tiers de ces professionnels prêts à investir dans un logiciel spécialisé en utilisent déjà un. Par conséquent, il s’agira surtout pour les éditeurs de logiciels de convaincre les utilisateurs de produits concurrents ou complémentaires.

Et que devront faire ces éditeurs pour attirer les professionnels ? Alors que les utilisateurs trouvent dans les logiciels spécialisés les fonctionnalités qui leur permettent de relever la plupart des défis majeurs (respect des délais, organisation, gestion du budget, collaboration), il semblerait que l’un des points noirs pour les professionnels reste de savoir comment réagir face aux changements et aux risques inattendus. Pour les éditeurs de logiciels, se concentrer sur le développement et surtout la promotion de fonctionnalités visant à résoudre ces problèmes pourrait aider à vendre mieux et plus auprès des PME de tout secteur. Ils devraient mettre en avant leurs fonctionnalités agiles, notamment, et s’assurer que les utilisateurs les comprennent, soient formés et sachent en faire usage.

Enfin, alors qu’à peine plus d’un tiers (35 %) des professionnels français utilisent des logiciels de gestion de projet SaaS, les éditeurs de logiciels spécialisés pourraient mettre en avant les avantages du cloud (accessibilité, flexibilité, partage simplifié, réduction des coûts…). Comme nous l’avons développé dans un article traitant de la gestion de projet dans le cloud, le SaaS a de beaux jours devant lui. Toutefois, il y a encore fort à faire en termes de vulgarisation du cloud en France, et pour capter les potentiels clients, les éditeurs pourraient miser sur les versions d’essai gratuites. Cette stratégie serait peut-être un moyen d’attirer et de convaincre les 51 % de professionnels déclarant ne pas s’intéresser du tout aux logiciels de gestion de projet.