Qu’est-ce qu’un logiciel de gestion des candidatures ?

Publié le 15/10/2018 par Halden Ingwersen et Sonia Mokrani

Le mercato dans l’industrie du football, c’est l’un des processus d’embauche les plus intenses au monde.

Les propriétaires de clubs et les entraîneurs doivent sélectionner et convaincre en un temps réduit les meilleurs joueurs du marché. Avant de faire leur choix, ils doivent identifier les besoins de leur équipe et les profils indispensables pour combler les lacunes sur le terrain. Quels postes doivent être remplis ? Comment évaluer le potentiel des joueurs ? Que peut apporter tel ou tel joueur à l’équipe ?

La vie de votre entreprise n’est peut-être pas aussi passionnante qu’un championnat de football (ou, au contraire, elle vous semble bien plus intéressante que n’importe quel match), mais si vous êtes recruteur, vous vivez au rythme de votre propre mercato.

logiciel gestion candidatures

Et vous avez un avantage sur les sélectionneurs sportifs, un outil spécial qui vous assiste dans le processus de recrutement : le logiciel de gestion des candidatures, également appelé logiciel de suivi des candidatures ou ATS. Avec un outil de ce type, les entreprises peuvent organiser et automatiser leur processus d’embauche.

Et en travaillant avec le bon outil de gestion des candidatures, vous pourriez bien trouver votre champion. Mais il vous faut d’abord savoir de quoi il retourne exactement et comment tirer avantage de ce type d’outil.

Avant de pouvoir avantageusement intégrer cette solution à votre flux de travail, vous devez en effet connaître ses capacités, et c’est exactement l’objet de cet article.

Logiciel de gestion des candidatures : fonctionnalités principales

Comme tout bon joueur, un logiciel d’aide au recrutement doit avant tout être polyvalent et flexible.

Certains systèmes ne traitent que les candidatures tandis que d’autres prennent en charge l’ensemble du processus, de l’offre d’emploi à l’accueil du nouveau collaborateur. La plupart peuvent s’adapter aux besoins de votre entreprise.

Mais quels sont les éléments incontournables de tout bon logiciel ATS ? Le premier est évident… mais vaut la peine d’être précisé.

Système de suivi des candidatures

Le suivi des candidatures consiste à pister les postulants depuis le premier contact jusqu’à l’ultime étape du processus d’embauche. Un logiciel d’aide au recrutement doit donc vous permettre de suivre pas à pas chaque candidat et de connaître constamment son statut pour veiller à assurer la clarté du processus, à n’oublier personne en chemin et à ne pas confondre les postulants.

Le logiciel doit répertorie le moindre changement de statut des candidats, ainsi que tous les documents et informations échangés les concernant. Il fait également le suivi de chaque modification et de son auteur, ce qui est extrêmement utile pour les équipes de recrutement travaillant conjointement avec le même outil.

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Profil d’un candidat dans Jobvite

Système d’envoi automatique d’e-mails

Vous ne pouvez pas engager toutes les personnes intéressées par le poste que vous proposez. Il vous faut donc, bon gré mal gré, notifier les candidats non sélectionnés.

Et s’il vous suffisait d’écrire un seul courrier de refus et de laisser votre logiciel se charger du reste ? C’est exactement ce que fait un bon outil de gestion des candidatures. Vous pouvez configurer l’automatisation de l’envoi d’e-mails à l’ensemble des candidats non sélectionnés, ce qui assure un gain de temps et d’énergie pour vous comme pour les postulants.

Filtrage des candidatures

Par accident ou parce qu’ils veulent tout de même tenter leur chance, certains candidats postulent à des emplois pour lesquels ils ne sont pas qualifiés. Ces candidatures inadéquates enrayent le processus de recrutement.

Le problème peut être résolu avec un logiciel de gestion des candidatures qui écarte les profils inadaptés avant même que vous n’ayez à consulter leur CV. Cette technique d’écrémage peut être automatisée et accélérer la procédure de sélection.

Le logiciel peut aussi servir d’outil de classement en positionnant en tête de liste les options les plus intéressantes. Il vous suffit de vous assurer d’avoir des mots-clés bien calibrés pour vous simplifier la vie.

Système d’analyse des données

À ce stade, vous avez peut-être l’impression que le processus de recrutement est une science. Mais une science sans données n’a aucun sens. Il vous faut donc des informations à décortiquer et tout logiciel de suivi des candidatures qui se respecte doit pouvoir vous en fournir.

Une bonne fonctionnalité de reporting enregistre les niveaux de productivité de votre équipe de recrutement, la qualité des candidats, le temps qu’ils ont passé dans chaque étape du recrutement et leur niveau de satisfaction générale. C’est un outil essentiel pour toute équipe RH cherchant constamment à s’améliorer.

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Analyse de données dans Newton

Système de stockage numérique

Les logiciels de suivi des candidatures centralisent dans leurs bases de données l’ensemble des (très nombreux) documents associés à n’importe quelle procédure de recrutement. Les utilisateurs peuvent ainsi facilement récupérer n’importe quelle information sur un candidat plutôt que de fouiller dans d’innombrables dossiers et fichiers.

Grâce au cloud, les données sont accessibles sur tablette ou téléphone, ce qui est pratique pour les entretiens et les réunions. Avec ce système de stockage, vous n’avez plus aucune raison de poireauter des heures devant la photocopieuse ou l’imprimante.

Planification des entretiens

Si vous craignez que vos entretiens de sélection ne se chevauchent, faites confiance à l’outil de planification de votre logiciel ATS. Certains systèmes sont totalement hermétiques tandis que d’autres peuvent intégrer Microsoft Outlook ou Google Calendar.

Un outil de planification vous permet de programmer des rendez-vous aux moments les plus opportuns pour vous et vos candidats, en général via une interface agréable à utiliser. Les rappels vous aident à être ponctuel et bien préparé pour chaque entretien.

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Planification d’entretien dans JobScore

Publication d’offres d’emploi

Dans le domaine des offres d’emploi, le temps des copier-coller est bel et bien révolu. Grâce à un logiciel de gestion du recrutement, vous pouvez poster des annonces multiples sur différents canaux depuis une interface unique.

Si vous avez l’habitude d’utiliser Facebook ou Twitter, veillez à choisir un logiciel intégrant vos réseaux sociaux de prédilection pour pouvoir publier sur vos plateformes favorites.

Accompagnement des nouveaux employés

Certains logiciels de suivi des candidatures ne vont pas plus loin que le processus de recrutement. D’autres vous accompagnent jusqu’à l’accueil des nouveaux employés afin d’aider vos collaborateurs à trouver leur place en douceur grâce à des modules d’entraînement et des outils de suivi des performances.

(Si votre outil de gestion du recrutement ne comprend pas cette option, vous pouvez utiliser un logiciel d’intégration des employés.)

Gestionnaire des demandes

Arrêtez de répondre au pied levé aux questions de tous ceux qui s’inquiètent de savoir si tel ou tel poste sera bientôt pourvu. Avec un système ATS, chacun dans l’entreprise peut suivre très simplement l’évolution de la procédure, depuis l’identification du besoin d’engager un nouveau collaborateur jusqu’à la sélection du meilleur candidat (et parfois au-delà).

Toute personne ayant accès au logiciel peut connaître l’état du processus et savoir si vous êtes sur le point d’engager un collaborateur, ce qui vous libère d’une série d’e-mails interminables et agaçants.

Qu’allez-vous faire de votre logiciel de gestion des candidatures ?

Et vous, quelles fonctionnalités recherchez-vous dans un logiciel ATS ? À quelle étape du recrutement avez-vous le plus besoin de soutien ? Dites-nous tout en commentaires !

Et si votre équipe RH est prête à s’équiper d’un outil de gestion des candidatures, n’hésitez pas à faire votre marché dans le répertoire Capterra des logiciels de suivi des candidatures pour trouver le candidat parfait. Vous pourrez filtrer les logiciels dotés des fonctionnalités de votre choix et comparer facilement vos options.

Cet article peut faire référence à des produits, programmes ou services qui ne sont pas disponibles dans votre pays, ou qui peuvent être limités par les lois ou règlements de votre pays. Nous vous suggérons de consulter directement l'éditeur du logiciel pour obtenir des informations sur la disponibilité du produit et le respect des lois locales.