Comment gérer les congés annuels avec un système de réservation de vacances pour le personnel ?

Le travail hybride et distanciel est devenu une pratique de plus en plus courante au sein des petites et moyennes entreprises. Pour accompagner ce changement, les responsables des ressources humaines ont dû adopter de nouvelles méthodes et de nouveaux outils pour communiquer avec les employés en télétravail. Quelles technologies peuvent leur venir en aide afin de réaliser une gestion des congés payés et des absences adaptée à ces modèles d’organisation ?

L’approche des vacances est synonyme de soulagement pour de nombreux employés, mais pour les professionnels des RH, elle signifie également le retour d’une tâche récurrente : la gestion des congés annuels. La gestion des congés du personnel dans un contexte de travail hybride ou à distance peut s'avérer plutôt complexe, car il faut s'assurer du maintien d’une collaboration d’équipe efficace, de la préservation de la santé mentale des collaborateurs, tout en garantissant que chacun puisse bénéficier des congés qui lui sont dus.

La technologie joue un rôle de plus en plus important au travail, car elle améliore les objectifs de collaboration et de productivité à distance. Mais qu'en est-il de la gestion et de la coordination des congés annuels pour une équipe travaillant à partir de plusieurs sites ?

Dans cet article nous verrons comment les PME peuvent gérer les congés annuels face à ce type de scénario par le biais de la technologie, à l’exemple des logiciels de gestion des congés payés et des absences.

Le télétravail, de nouveaux défis posés aux équipes RH pour la gestion des absences des salariés

Le travail hybride et à distance présente de nouveaux défis aux équipes RH. Parallèlement à la gestion de la productivité, à la formation du personnel à distance, au contrôle des activités des employés, ou encore au maintien de la culture d'entreprise, les professionnels des ressources humaines doivent en plus s'atteler à la tâche complexe de gérer les congés.

Que les employés travaillent en présentiel, à distance, ou selon un modèle hybride, le suivi et la gestion des calendriers des congés des équipes peut s’avérer fastidieux. Toutefois, et sans les outils adéquats, les équipes hybrides ou à distance peuvent faire face à des problèmes susceptibles d'entraîner des retards dans les projets, des délais non respectés, voire une insatisfaction des clients.

Le télétravail n'est pas une mode passagère ; il est même devenu une norme pour près d’un tiers des Français. L’augmentation du nomadisme numérique peut également impliquer pour les équipes une façon différente de gérer leurs congés payés, et la nécessité accrue de veiller à ce que cette planification ne perturbe pas le travail ou la productivité.

Dans la plupart des organisations, la gestion des demandes de congés basée uniquement sur des emails, des feuilles de calcul ou une communication verbale peut s'avérer insuffisante. Difficile de tenir un registre précis dans ces conditions, ce qui augmente le risque de se retrouver, par inadvertance, en sous-effectif à certaines périodes. Pour aider les équipes RH à automatiser et optimiser la gestion de cette tâche existent des solutions dédiées : les logiciels de gestion des congés.

Qu'est-ce qu'un logiciel de gestion des congés ?

Les systèmes de gestion des congés payés, aussi appelés logiciels de réservations des vacances du personnel, ou encore logiciels de gestion des absences, permettent aux organisations de monitorer les congés des salariés, de mettre en place une politique relative aux congés et d'automatiser l'approbation des demandes à partir d'une même plateforme. Ces logiciels de gestion des absences aident les travailleurs à effectuer directement leurs requêtes à partir d'un calendrier en ligne. Ils permettent aussi aux entreprises de déterminer comment les employés peuvent demander et gérer leurs congés annuels.

À quoi sert un logiciel de gestion des congés ?

De nombreux types de logiciels de gestion des congés sont souvent intégrés à des systèmes de gestion des ressources humaines, systèmes qui sont alors connus sous le nom de progiciel de gestion RH.

Bien que de telles fonctionnalités soient utiles pour les progiciels de gestion RH, elles sont parfois limitées dès lors qu’il est question de se consacrer uniquement à la gestion des absences des employés. Les systèmes autonomes de gestion des congés proposent souvent une gamme de fonctionnalités, de capacités opérationnelles et de suivi plus adaptée pour effectuer ce type de missions.

Le logiciel de gestion des congés facilite l'accès et la gestion des données relatives aux congés annuels de l’ensemble des employés, et ce, dans un seul et même espace. Ces solutions peuvent permettre de faire gagner du temps aux RH pour le suivi des multiples aspects de la gestion des absences, en les aidant notamment à accomplir plusieurs des tâches requises. Par exemple, de par la centralisation proposée par ces outils, équipes RH et employés peuvent avoir accès à des informations utiles à tout moment, tels que des rapports médicaux, dès lors que ce type de document est mis en ligne sur la plateforme.

Grâce à ces éléments en libre-service, les employés sont à même d'accéder à leurs informations, ainsi qu’au  statut de leur demande de congé, sans avoir à solliciter un membre des ressources humaines. En outre, les fonctionnalités de suivi de ce logiciel peuvent simplifier la tâche des équipes RH en matière de traitement et d'archivage des données relatives à la paie et à la conformité.

Les systèmes de gestion des congés donnent aussi aux équipes RH et aux employés la possibilité de comprendre et de gérer les divers aspects relatifs aux congés, soit de :

• clarifier le processus de demande de congés
• déterminer qui doit approuver ces demandes
• informer les employés de la politique des congés payés et de la réglementation sur le temps de travail
• intégrer à votre flux de travail les calendriers externes et les logiciels que vous utilisez déjà 
• identifier les différents types d'absence (arrêt maladie, congé payé, congé sans solde, congé parental)
• gérer le processus d'examen et de réponse aux demandes de congés
• fournir aux équipes un calendrier prévisionnel des congés et des absences
• informer les autres services administratifs concernés : des absences, des heures travaillées et des congés payés des employés
• faire le suivi et le reporting des congés et des absences
• automatiser les processus et les notifications

Comment un logiciel de gestion des congés peut-il aider les PME ?

Face aux processus manuels et l’utilisation d'email, le recours à un logiciel de gestion des congés peut présenter divers avantages pour les PME. En voici les principales caractéristiques :

Gain de temps et de productivité

La gestion manuelle des demandes de congés et la gestion des calendriers sont souvent des activités chronophages. En permettant d’automatiser ces tâches, les systèmes de gestion des congés permettent aux responsables RH de gagner du temps et de se concentrer sur les autres questions administratives ou personnelles que les salariés leur soumettent.

Transparence et conformité

Toutes les entreprises sont soumises à des règles et réglementations. Il en va de même pour les lois relatives aux absences pour convenance personnelle et au droit aux congés payés. Les systèmes de gestion des congés facilitent la prise en compte et la vérification des règlements et d’identifier les risques de non-respect de la conformité. En outre, ces logiciels peuvent suivre des processus standardisés et transparents qui visent à réduire voire éliminer les problèmes de partialité ou d'iniquité.

Augmentation de la satisfaction des employés

Un temps de repos personnel est essentiel à la santé mentale et à la satisfaction des employés.  Pouvoir choisir la période à laquelle il pourra partir en vacances est un facteur également crucial de satisfaction pour un salarié. En ce sens, proposer un processus simplifié et transparent peut vous aider à obtenir un retour positif des membres de votre équipe. La satisfaction des employés est un objectif clair à prendre en compte pour les professionnels des RH, en particulier lorsqu'ils réfléchissent à la manière de gérer les congés annuels.

Suivi et détection des tendances

Un logiciel de gestion des congés permet de suivre l'historique des jours de présence et de congés et aide les équipes RH à détecter les tendances en matière d'absences, et identifier quels employés sont sujets à l’absentéisme. À l’inverse, ils sont aussi des outils permettant de détecter les employés qui ne prennent pas assez de congés, et susceptibles de présenter des risques d'épuisement professionnel.

Vision globale des congés annuels dans l'entreprise

Par le biais d’un logiciel de gestion des congés, il est également possible de mettre à jour les demandes et les prévisions de congés annuels de l'ensemble d'une organisation, et donner ainsi aux équipes RH une vision globale en la matière. La plupart des logiciels de gestion des congés annuels donnent aux utilisateurs l’option de personnaliser la planification des vacances des salariés, de sorte que différents membres du personnel puissent avoir accès aux informations qui les concernent. Cette vue d'ensemble aide à pallier les éventuels manques de personnel et les incompatibilités potentielles entre les dates de vacances.

Comment créer un système efficace de réservation de vacances pour le personnel ?

Si les avantages d'un logiciel de gestion des congés payés et des absences semblent évidents, la question du choix du logiciel reste primordiale. Pour aider les employeurs à choisir le bon logiciel, les professionnels RH peuvent se référer à la liste des questions posées ci-dessous :

• Le système peut-il contrôler les congés et empêcher automatiquement les utilisateurs de demander plus de jours que ceux auxquels ils ont droit ?
• La gestion des absences inclut-elle des notifications par courriel indiquant que les demandes ont bien été reçues et qu'elles requièrent une approbation ?
• Le système peut-il donner des autorisations à certains membres pour qu'ils approuvent les demandes ? Sont-elles automatiquement dirigées aux membres du personnel concernés ?
• Le système de gestion des congés est-il conforme à la législation locale et prend-il facilement en compte les jours fériés locaux ?
• Les motifs et les périodes de congés peuvent-ils être personnalisés si nécessaire ?
• Le système peut-il intégrer d'autres logiciels que vous utilisez déjà ? 
  Si toutes ces conditions sont réunies, l'étape suivante pour savoir comment gérer les congés annuels consiste à mettre en œuvre plusieurs processus.

La création d'une procédure de congé personnalisée

De par leurs fonctionnalités, les systèmes de gestion des congés payés permettent aux utilisateurs de créer un formulaire de demande de congés, d'y ajouter des champs de données, de faire respecter la politique en vigueur, ou encore de se connecter à des bases de données et à des calendriers. Les processus de gestion des équipes RH peuvent ainsi être adaptés en fonction de leurs besoins.

La conception d'un processus d'approbation

Après avoir structuré leur formulaire de demande, les équipes RH peuvent configurer les flux de gestion des absences. Il s'agit notamment de décider d'incorporer des approbations en une seule ou en plusieurs étapes, selon les procédures opérationnelles de chaque équipe.

La configuration de vos listes de congés

Les jours fériés et les congés précédents peuvent être introduits dans le système sans avoir besoin d'approbation, ces derniers étant déjà automatiquement comptabilisés. L'intégration API permet à votre système d'inclure des calendriers, des feuilles de temps et d'autres applications visant à optimiser la planification.

La fixation des délais et le contrôle de l'accessibilité

Les équipes doivent souvent respecter des délais, tels que celui lié à l’approbation des congés pouvant prendre de 24 à 48 heures ; d'autres processus sont de même plus ou moins longs. Les logiciels de congés payés peuvent permettre de configurer chaque étape du flux de travail en fonction d'un délai imparti. La visibilité des données spécifiques à chaque étape peut aussi être paramétrée, de sorte que, par exemple, le service financier n'ait pas accès à un document médical lors du traitement des fiches de paie.

Le suivi des congés restants et en cours

Les systèmes de gestion des absences affichent l'historique des congés d'un employé, ainsi il est facile d'évaluer quel est le solde de congés restant ou encore les heures supplémentaires effectuées. Ces données se mettent à jour automatiquement.

Les systèmes de gestion des absences contribuent à rationaliser les congés annuels

Si, à l'origine, les équipes RH comptaient sur les emails, les feuilles de calcul ou les accords verbaux pour gérer les demandes de congés des travailleurs, les habitudes de travail ont bien changé. En raison de la digitalisation croissante des processus, les tâches manuelles tendent à être de moins en moins d'actualité. De plus, le développement du télétravail induit la nécessité. pour les salariés concernés, de pouvoir accéder aisément et en tout lieu à leur espace de travail ; cet aspect concerne également la gestion des congés.

Parce qu’ils peuvent contribuer à alléger la charge de travail des équipes de ressources humaines et à réduire les erreurs humaines potentielles en limitant les processus manuels, les logiciels de gestion de congés payés sont des alliés à considérer.  Des tâches telles que celles de l'approbation des vacances ou de la gestion des calendriers deviennent automatisés , tout en offrant une meilleure visibilité et transparence des informations diffusées auprès des employés.

Ces systèmes permettent également d’effectuer le suivi des absences et proposent des fonctionnalités de création de rapports. Ces informations peuvent s’avérer utiles pour les équipes RH afin d’identifier des schémas qui indiqueraient un problème plus grave et d'acquérir une meilleure compréhension du comportement de leurs employés.