Déterminer le coût réel d'un employé est essentiel pour vous aider à établir un budget et soutenir les prises décisions financières liées à votre entreprise, et ce, quelle que soit sa taille. Découvrez dans cet article un modèle gratuit  à télécharger pour réaliser le calcul du coût d’un salarié.

Calculateur Excel des coûts du personnel gratuit

Toutes les entreprises, et plus particulièrement les nouvelles structures et les structures en pleine expansion, se trouvent confrontées un jour ou l'autre à la nécessité d'embaucher de nouveaux collaborateurs. Mieux vaut alors garder bien en tête que les employés constituent le principal poste de dépense, en particulier dans le secteur des services. C'est pourquoi il est essentiel, dès le premier employé, de bien évaluer ses frais de personnel ainsi que la répartition et les besoins en main-d'œuvre. Pour vous aider, votre entreprise et vous, nous mettons à votre disposition un calculateur de coûts de personnel à télécharger gratuitement dans Excel.

Aperçu du calculateur de coûts du personnel gratuit Capterra

Calculer vos coûts de personnel avec le modèle Excel téléchargeable ici

Quels sont les coûts significatifs pour la comptabilité analytique du personnel ?

La notion de coût du personnel ne concerne pas seulement le salaire brut de vos employés : il faut ici prendre en compte les charges salariales, à l’exemple des cotisations patronales pour la sécurité sociale. Pour un calcul optimal, il est primordial de prendre en compte l’ensemble des postes de dépenses. En général, les postes suivants font partie de ces charges supplémentaires obligatoires :

  • les cotisations patronales à la sécurité sociale 
  • les allocation pour le maintien de salaire en cas de maladie
  • les allocation liées aux congés maternité

L'ensemble de ces parts obligatoires permet de déterminer un coefficient individuel qui va servir à calculer la part de l'employeur pour chaque personne. Par ailleurs, il vous est également possible de proposer d'autres avantages à vos employés. Ces derniers devront alors être intégrés dans la budgétisation des coûts de personnel. Les postes suivant peuvent être concernés : 

  • les primes de Noël et de vacances
  • les prestations sociales facultatives
  • les frais de formation, de perfectionnement et de formation continue
  • les éléments variables du salaire liés aux résultats tels que les bonus

N'omettez pas d'inclure tous les postes supplémentaires dans la budgétisation de vos frais. En cas de doute, vous pouvez demander à votre conseiller fiscal si les éléments qui viennent s'ajouter au salaire sont également soumis aux cotisations sociales. Si tel est le cas, il vous faudra également les multiplier par votre coefficient de part patronale.

En dehors des coûts du  personnel, vous devrez également déterminer quels coûts généraux sont à attribuer aux heures de travail dans l'entreprise. Ces coûts généraux sont généralement appelés frais généraux ou charges. Parmi les exemples de frais généraux les plus fréquents figurent : 

  • les locaux de bureaux
  • le matériel d'exploitation (fournitures de bureau, téléphone, etc.)
  • les équipement des postes de travail
  • les frais de comptabilité

Après avoir ajouté ces coûts, vous pourrez les utiliser pour calculer les budgets des projets ainsi que pour déterminer les taux horaires dans le champ des prestations de service.


Comment fonctionne notre calculateur de coûts de personnel ?

La première feuille de calcul vous donne un aperçu de la totalité des frais de personnel. Chaque ligne vous indique tous les coûts relatifs à un seul employé. Les heures disponibles et le facteur de cotisation patronale à la sécurité sociale relatifs à chaque salarié sont calculés dans le deuxième tableur ; ces derniers doivent être indiqués manuellement.

Les frais généraux de l'entreprise, comprenant toutes les prestations internes, doivent être répartis en parts égales sur toutes les heures de présence à payer pour la totalité des employés. À titre d'exemple, les frais d'un assistante  ne travaillant pas sur des projets clients ou d'autres projets budgétés doivent être comptabilisés dans les "frais généraux de personnel".

La deuxième feuille de calcul permet de détailler les coûts et les heures de présence par employé. Elle permet d'obtenir des informations supplémentaires sur un employé en particulier.

Les obligations légales en matière de cotisations patronales de sécurité sociale sont variables. Même si les écarts constatés ne sont pas importants, il convient de les contrôler lors de la planification budgétaire annuelle.


Calculer les frais de personnel à l'aide d'Excel ou d'un logiciel spécifique ?

Pour débuter, vous pouvez utiliser Excel pour le calcul des coûts du personnel. Toutefois, dès lors que votre entreprise se développe et que les structures de vos équipes se complexifient, augmentant par là même, les exigences en matière de comptabilité analytique du personnel, un logiciel est une option à considérer.

L’utilisation d’un logiciel présente plusieurs avantages : 

  • l'intégration directe dans d'autres systèmes (p. ex. comptabilité ou planification des ressources)
  • Une protection contre certaines opérations présentant des risques pour vos information, tels que des accès et des suppressions non autorisés
  • Une réduction des risques d'erreurs manuelles

En fonction de vos besoins, vous pouvez continuer à travailler avec notre modèle, puis adopter le logiciel qui s’adapte au mieux aux besoins de votre structure.  Vous appréciez notre modèle ? Nous avons créé d'autres modèles gratuits destinés à aider les nouvelles entreprises et les petites entreprises.

Vous pouvez trouver d'autres modèles gratuits ici :

Et maintenant ? Consultez notre catalogue de logiciels de gestion du personnel pour trouver l’outil qu’il vous faut.