Comment rendre son projet à temps ? Le respect des délais

Publié le 09/10/2018 par Vincent Béchet

respect des délais

“Que l’on me donne six heures pour couper un arbre, j’en passerai quatre à préparer ma hache.” Abraham Lincoln

Qui n’a jamais transpiré en regardant son calendrier, sa to do list, ou en recevant un mail de son client pour confirmer la présentation de demain.

Tout le monde a été confronté à l’angoisse de la deadline, au respect des délais. Savoir si on est efficace dans la gestion du  temps, chercher à optimiser les échanges entre collaborateurs (graphistes et développeurs, par exemple) avec un outil, à tenter de créer un emploi du temps en ligne pour l’équipe projet… Le secteur du numérique, notamment, est très exigeant. Et même si les différentes méthodologies de gestion de projets ou de management évoluent (cadre scrum, méthodes agiles…), la deadline, elle, perdure.

Souvent perçue comme une contrainte, rigide et source d’angoisse, elle n’en reste pas moins une nécessité si on veut fixer un cap clair à court ou moyen terme pour un projet collaboratif et ainsi atteindre le graal de la réussite.

Il est donc important de comprendre les bénéfices de la deadline, de la démystifier, pour ne pas la voir comme un mur infranchissable, mais plutôt comme la première décision à prendre lors de la création d’un projet.

La deadline comme pilote !

C’est un constat : l’être humain est rarement satisfait de ce qu’il fait, il a toujours quelque chose à redire, à refaire. La deadline permet de fixer un point tangible, une date pour forcer la prise de décision. Là où le cerveau aurait continué à gamberger, il se voit soudain obligé d’agir et de passer à l’étape suivante pour avancer.

Or, la date de livraison n’est pas une menace, elle nous rappelle seulement que si elle n’est pas respectée, cela signifie que certaines bonnes pratiques n’ont pas été appliquées. Le sujet reste très vaste, mais j’ai aujourd’hui envie de partager avec vous trois grands principes qui me semblent immuables si on veut respecter les délais qui nous sont imposés, et c’est ce que nous allons voir tout de suite.

1er principe – Le chef de projet n’en est pas un

Il n’y a pas de projet sans équipe. Dans le numérique, le plus souvent, on retrouve trois typologies de groupe :

  • Le pôle Chef de projet / PO (Product owner) qui a pour mission de gérer un projet et son bon déroulement
  • Le pôle Design, responsable du parcours utilisateur et de la conception de l’interface
  • Le pôle Développement, en charge de coder le projet

La première erreur serait de laisser seul le chef de projet discuter avec le ou les décideurs (client ou supérieur hiérarchique). Le chef de projet ne doit pas travailler en solitaire, il faut plutôt le définir comme un porte-parole au service de l’équipe. Il est impératif de décider de la deadline de façon collégiale, en réunissant autour d’une table un décideur de chaque pôle. Le client définit les contours de son projet, fournit sa liste de souhaits au groupe de projet qui valide ensuite, à huis clos, ce qui rentre ou pas dans les délais et le budget, pour ensuite revenir auprès des décisionnaires et trouver un compromis.

On voit bien que le chef de projet doit être au service du groupe et non l’inverse, il doit se ranger du côté de son équipe. C’est en fait un manager qui répond aux interrogations des différents pôles, soucieux du contenu, mais il maintient également le lien avec le client et n’hésite pas à lui tenir tête pour la réussite du projet. Il doit temporiser et revenir avec des membres de son équipe en réunion quand un compromis n’est pas trouvé, afin de mieux expliquer leur démarche.

Ce constat peut résumer deux façons de faire. On pourrait imaginer deux profils : d’un côté, le chef de projet “classique”, qui agit de façon solitaire, se retrouvant coincé entre le client et l’équipe projet, et de l’autre, le manager de projet moderne, qui agit de manière plus inclusive et collective dans la prise de décision.

respect des délais bonnes pratiques

Le manager de projet doit avoir en tête comme seul objectif la réussite factuelle (c’est-à-dire que le projet fonctionne bien auprès des utilisateurs) et le respect des délais pour la livraison, quitte à sacrifier la réussite émotionnelle du projet. Une réussite émotionnelle (à savoir, quand le client est content) est une réussite éphémère, qui disparaît très rapidement au contact de la réalité.

Toutefois, il est nécessaire de garder en tête que les deux types de réussite vont souvent de pair et il devient très compliqué de livrer un projet correct quand le client n’est plus un partenaire, mais un adversaire, qui exécutera sa sentence, rallongera le budget à vos frais. Il pourra même imaginer une rupture de collaboration à l’avenir, alors la deadline, pour une fois, portera bien son nom.

2e principe – Qui est le vrai décideur côté client ?

On vient de voir qu’il est important d’être transparent et que ce jeu de ping-pong entre le client et l’équipe projet, arbitré par le manager, est nécessaire. Mais encore faut-il avoir le client autour de la table.

Trop de projets ont échoué, car le ou les vrais décisionnaires côté client n’étaient pas là. Tout repose sur le manager de projet, qui doit très vite détecter s’il a en face de lui ou non celui qui permettra d’acter une décision. Si les décisions clients sont déléguées à un adjoint, alors il devient nécessaire d’accentuer les efforts sur les comptes-rendus de réunion et en notifier le supérieur. Il est aussi préférable de convenir d’une réunion avec tous les acteurs décisionnaires quand une grande livraison est effectuée. Elle permet de bien valider une étape, sans naviguer trop longtemps en zone floue. Cette réunion peut aussi être un vrai vecteur de motivation pour les deux parties, quand elle se déroule sans accroche et que l’équipe récolte des félicitations.

3e principe – Il faut impliquer les designers et les développeurs

Trop laissés de côté, les designers et les développeurs sont souvent seulement considérés comme des exécutants.

Si ça reste moins vrai de l’autre côté de l’Atlantique, où les designers jouissent d’un statut particulier, dans l’Hexagone on voit généralement les clients et les chefs de projet influencer leurs travaux, alors qu’il s’agit d’un rendu autour d’une réflexion précise et non d’une question de goût sur la couleur ou la forme. Quant aux développeurs, ils connaissent rarement le client, et sont très peu informés des recherches du designer. Ils restent les parents pauvres du projet. En bout de chaîne, les développeurs reçoivent souvent en fin de cycle une montagne de maquettes à intégrer. Pire, le développement, dépendant du contenu, est souvent lancé en dernier et les développeurs se doivent de rattraper le retard accumulé lors des étapes précédentes.

Il est donc important de compter sur les designers et les développeurs dès le début du projet. Mieux, le manager de projet doit stimuler les échanges entre eux, par exemple par le biais de logiciels de collaboration, afin de commencer la production le plus rapidement possible et paralléliser leurs travaux. Il est même préférable qu’ils résolvent les problèmes ensemble, certaines features ou “fonctionnalités” demandées par le client pouvant être résolues par une astuce en design et faire gagner beaucoup de temps au développement.

La deadline n’est pas le problème, mais la solution !

Pourquoi parler de tout cela alors que le sujet reste la deadline ? Car c’est à cause, ou plutôt grâce à elle, que nous nous devons d’appliquer ces trois grands principes :

  • Agir en tant que manager plutôt qu’en tant que chef de projet  
  • Savoir qui est le décisionnaire côté client et l’inclure comme un vrai partenaire et non un chef
  • Prendre des décisions collectives, en accord avec les designers et développeurs

Ils sont essentiels au bon déroulement d’un projet et au respect des délais.

Il est important dans la vie d’un projet de communiquer, de se poser pour réfléchir, planifier et anticiper les problèmes. Et ainsi d’aborder la deadline plus sereinement, comme quelque chose d’intéressant, car elle sera la date où l’on pourra rendre tous ces durs jours de travaux tangibles.

Il serait d’ailleurs préférable de la renommer “livraison”, le mot “deadline” insinue un côté définitif au projet, alors qu’il s’agirait de la définir comme la fin d’un cycle prêt à recommencer. Pour avoir plusieurs dates de livraison dans la vie d’un projet et avancer toujours à visage découvert auprès du client, mais aussi de l’équipe.

Vous l’aurez compris, il n’y a pas de recette miracle. Faire une formation lean start-up et au design thinking, ou encore embaucher un scrum master pour obtenir l’étiquette de la “start-up moderne” ne suffisent pas, et le vernis ne tardera pas à sauter. Toutes les méthodes, anciennes ou nouvelles, ont des avantages. Rester à l’écoute de votre équipe, personnaliser la méthode à votre environnement et appliquer les trois principes vus restent la clé. Livrer un bon produit, dans les temps et sans dépassement budgétaire, reste le bénéfice ultime pour les deux parties. Un client satisfait est un client qui revient, qui parle de vous. Et pour les membres de  votre équipe, il est toujours plus satisfaisant d’avoir le sentiment du devoir accompli, d’avoir pris part aux décisions importantes, de savoir pourquoi et pour qui ils ont travaillé.

Une action vaut mille idées

Il reste encore beaucoup d’expériences à mener. Pourquoi ne pas imaginer d’incentiver les équipes projet en fonction de la réussite d’un projet, ou encore de former les managers de projet aux bases ou fondamentaux du code et du design ?

Changer les mentalités, affronter les erreurs collectivement, privilégier l’efficacité d’un rendu et ne pas uniquement chercher à satisfaire son patron pour obtenir une promotion sont autant de challenges à relever.

Les nouvelles méthodes et l’arrivée des nouvelles générations qui s’interrogent sur leurs fonctions au sein de l’entreprise encouragent à aller dans ce sens. Alors, que vous soyez chef de projet, développeur ou designer, lancez-vous et passez en mode deadline… pardon, livraison comme pilote !

 


À PROPOS DE L’AUTEUR

Vincent Béchet crée des produits digitaux avec passion depuis plus de 6 ans, de la conception au produit fini, en passant par la rétention. Toujours concentré sur la satisfaction utilisateur et le ROI, il a acquis une expérience solide au cours de ses différentes aventures, notamment en créant deux startup.
Il est aujourd’hui freelance, dans le but d’accompagner un plus grand nombre d’entrepreneurs et d’entreprises dans la construction et l’évolution de leur vision produit.

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