Gestion de projet dans le cloud, une application dans son élément

Publié le 27/09/2018 par Sonia Mokrani

gestion de projet en ligne

Le succès des activités des entreprises dépend de plus en plus d’une bonne intégration de leurs pratiques aux possibilités offertes par Internet. Les performances industrielles, commerciales et administratives sont améliorées de façon significative par l’usage des outils propres au bureau dématérialisé. Si les terminaux mobiles ont aidé à concrétiser ce nouveau paradigme, le cloud permet d’en faire un outil opérationnel au quotidien. Il facilite en plus l’adoption de méthodes agiles pour rendre les décisions plus rapides et les actions plus appropriées.

Le logiciel de gestion de projet est désormais capable d’autoriser un vrai travail collaboratif où les ressources sont distribuées et accessibles à toute une équipe, n’importe quand et où qu’elle se trouve. Passer d’un logiciel de gestion de projet à un outil de gestion de projet en ligne ou SaaS est un processus qui doit cependant être mûrement réfléchi. La transformation doit s’opérer en respectant certaines bonnes pratiques et doit procurer de nouveaux avantages professionnels. Le logiciel, qui peut être un outil de gestion de projet gratuit, doit être sélectionné avec soin.

La gestion de projet en ligne est une évolution inévitable

Le cloud permet à tout type d’application, ainsi qu’aux données d’entreprise, de résider non pas seulement sur un ordinateur local mais aussi au sein de l’infrastructure d’un hébergeur spécialisé. Amazon, Microsoft, Google et bien d’autres acteurs d’Internet offrent la possibilité de louer leurs services en ligne pour faire fonctionner un logiciel gestion de projet. Malgré quelques réserves, l’exploitation d’un outil de gestion de projet en ligne apporte de nombreux avantages.

Le logiciel gestion de projet est apprécié pour toutes les facilités de coordination et d’automatisation qu’il offre lorsqu’il s’agit de s’acquitter des tâches les plus rébarbatives. On peut lui confier la création de graphiques et de diagrammes de Gantt. Il gère les jalons et les plannings. Lorsqu’il est complet et bien pensé il veille à la consommation des ressources, suit les dépenses, calcule les coûts et supervise les budgets. En étant exploité depuis le cloud, l’outil de gestion de projet en ligne bénéficie avant tout d’un atout majeur propre à cette dématérialisation : de vraies fonctions natives de collaboration en temps réel.

La portabilité de l’outil de gestion de projet en ligne est totale. Les membres d’une équipe peuvent s’acquitter de leurs tâches en tout endroit et à toute heure. Ils n’ont besoin que de leur terminal mobile pour se connecter à Internet. Et, comme sur la plupart des cloud l’hébergement et l’utilisation des applications qui y résident se fait en mode SaaS (Software as a Service), la facturation ne se fait qu’à l’utilisation. Les dépenses sont plus facilement évaluées et maîtrisées. Les performances et la résilience de l’infrastructure sont totalement prises en charge et garanties par l’opérateur du cloud. L’utilisateur n’a plus de problèmes techniques à affronter. Il peut en outre compter sur des capacités de stockage quasi infinies, notamment pour ses sauvegardes.

Deux risques d’exploitation à prendre en compte

Toutefois, comme tout logiciel qui repose sur des transactions en ligne (en l’occurrence, dans le cloud), l’outil de gestion de gestion de projet en ligne est exposé à des risques sécuritaires. Dès ses débuts, le cloud a été la cible des malveillants pour la simple raison qu’il héberge des données d’entreprise de valeur comme des secrets commerciaux ou des informations clients confidentielles. Celles-ci sont de plus placées sur les serveurs d’un tiers. La tentation est alors grande pour les pirates et autres hackers de s’en emparer. Qu’on se rassure. Les processus de sécurisation des données du cloud mis en place par les opérateurs sont plutôt très efficaces. Cela ne doit nullement empêcher les entreprises de développer leurs propres procédures et leurs propres protocoles de sécurité pour les renforcer.

La seule autre réserve qui peut être émise quant à l’utilisation d’un outil de gestion de projet en ligne est la disponibilité des infrastructures qui l’hébergent. En cas de problème technique côté opérateur, le client n’a plus accès ni à ses données ni à son programme.

Les CSP (Cloud Service Providers) sont bien conscients de cela et veillent à rassurer leurs clients en prenant des mesures. Les acteurs majeurs du cloud offrent des garanties de disponibilité bien précises. En moyenne, il a été établi qu’un service cloud est indisponible en tout et pour tout 7 heures et demie par an, soit une disponibilité comprise entre 99,60 et 99,99 %. Cela ne doit pas empêcher les entreprises qui utilisent le cloud de dupliquer localement leurs données les plus vitales.

Le profil type des gestionnaires de projet cloud

Les avantages et les inconvénients procurés par le cloud permettent de dessiner le profil de l’utilisateur type d’un outil de gestion de projet en ligne. Il fait partie d’une petite entreprise, ou d’une entreprise de taille moyenne, qui ne dispose pas du budget conséquent nécessaire à l’exploitation locale d’un logiciel.

Ce sont les startups et les auto-entrepreneurs, les sociétés en ligne qui ont des équipes dispersées ou encore les project managers freelances qui en seront les premiers bénéficiaires. Ils seront certainement convaincus par des solutions aux coûts initiaux très réduits et par des besoins en infrastructures internes peu élevés, voire quasi nuls. Ils se convertiront au cloud surtout à cause de ses tarifs basés sur l’usage et aussi pour l’ubiquité des accès qu’il offre.

Le passage au cloud doit être préparé avec soin

Le passage au cloud d’un outil de gestion de projet n’est jamais une solution miracle. C’est plutôt un bon moyen, à bon prix, pour faciliter la conduite d’opérations souvent complexes confiées à des équipes dont les membres sont éloignés. C’est aussi la possibilité d’optimiser le ROI, retour sur investissement, d’une gestion de projet qui peut d’ailleurs être assurée par un outil de gestion de projet gratuit. D’ailleurs le ROI du projet lui-même peut s’en voir augmenté.

Il faut être conscient que le cloud provoque un effet de loupe sur les activités qui s’y déroulent. Si un projet est bien géré en local il le sera encore mieux une fois mis en ligne. Et à l’inverse, les erreurs de conduite risquent d’y être amplifiées et même, dans certains cas extrêmes, d’en hypothéquer le succès.

La réussite d’une gestion de projet en ligne repose sur quelques facteurs bien connus. Tous les processus qui sont susceptibles d’être portés dans le cloud doivent être optimisés et fonctionnels. Ceux qui ne le sont pas ne le deviendront pas une fois migrés. Les utilisateurs finaux de l’outil de gestion de projet en ligne doivent être consultés avant, pendant et après la migration. Tous doivent adhérer à cette transition, leur perception positive est essentielle. Selon Sandy Barreau, Consultante en marketing et Coach agile, “s’il n’y a pas d’accompagnement aux changements, il risque d’y avoir des incompréhensions des équipes concernant le nouvel outil. Les employés n’y verront que les contraintes.” Elle ajoute : “Il y a alors le risque de se retrouver avec un outil non adapté aux équipes utilisatrices, qui n’est pas en adéquation avec les besoins actuels de l’équipe, ce qui aura un effet répulsif.” Analyser les besoins et tenir compte de ses employés sont donc des facteurs clés.

Il est crucial de déterminer des étapes de référence qui établissent la réussite du déploiement dans le cloud. Une checklist des accomplissements de la migration doit être tenue à jour en fonction des objectifs définis. Ceux-ci sont en général la réduction des coûts, une livraison des projets plus rapide ou encore une plus grande mobilité conférée aux membres de l’équipe. Tout cela dépend du projet et il n’existe pas de solution miracle adaptée à toutes les entreprises.

La migration vers le cloud est un déménagement

La migration vers le cloud est comparable à un déménagement. Pour que tout se déroule sans accrocs il faut prévoir d’opérer un grand nettoyage des données. Leur qualité et leur intégrité participera beaucoup à la réussite du passage à un outil de gestion de projet en ligne. Il faudra également convertir les connaissances personnelles et les pratiques individuelles en informations partagées et en processus collaboratifs.

Il peut être utile de tester, pendant une période réduite, le bon fonctionnement du logiciel désormais en ligne. Si des problèmes sont détectés l’entreprise peut continuer à utiliser son ancien système durant le temps qu’il faudra pour les corriger. Il est raisonnable d’effectuer le déploiement dans le cloud petit à petit. Il est plus facile de corriger les petits défauts plutôt que les grosses erreurs. Sans ces précautions, “le risque est de basculer vers un nouvel outil qui ne vivra que quelques semaines ou quelques mois, et qui finira par être abandonné au bénéfice de la solution d’avant”, souligne Sandy Barreau.

Il ne faut pas se laisser envahir par trop d’enthousiasme, mais plutôt procéder par étapes successives sur lesquelles il sera toujours possible de revenir. Enfin, il ne faut surtout pas opter pour une migration dans le cloud d’un logiciel gestion de projet uniquement parce que tout le monde le fait.

gestion de projet cloud

L’offre logicielle est arrivée à maturité

Tous les outils de gestion de projet en ligne ne se valent pas et même ne sont pas forcément comparables. Il est capital qu’une entreprise sélectionne celui qui répond précisément à ses besoins. Il est dangereux de s’émerveiller sur des fonctionnalités dont on n’aurait pas l’utilité. Elles feraient sans doute augmenter le montant de l’abonnement au cloud. Les facteurs de sélection d’un outil de gestion de projet en ligne sont à peu près les mêmes que pour tous les logiciels professionnels.

Lors du choix d’un outil de gestion de projet en ligne, il convient de déterminer en premier lieu toutes les fonctions dont on a besoin. Quelle est la taille de mon entreprise ? La fonction de diagramme de Gantt en ligne m’intéresse-t-elle ? Des produits comme Jira sont très utilisés par les grandes structures à cause de leur grand nombre de fonctionnalités. Mais tout le monde n’a pas besoin de gestion de tickets d’interventions, par exemple. Timely, par exemple, suffit amplement à l’organisation de petites structures aux moyens limités.

Si la plupart des logiciels de management dans le cloud offrent des accès aux terminaux mobiles, certains visent directement les utilisateurs en déplacement. Basecamp est de cette nouvelle lignée d’applications basée sur la collaboration active et un partage des tâches très efficient. C’est aussi la voie empruntée par Freedcamp et Wimi. Une application comme Mavenlink cible plutôt les entreprises de marketing, de l’advertising, des public relations et du consulting. Le choix peut en effet se faire en fonction de son activité.

On peut également être à la recherche de la simplicité et souhaiter rester dans un environnement familier, celui des tableurs. On choisira alors peut être Smartsheet pour son interface très intuitive. Slack et Asana sont les solutions les plus utilisées, et c’est sans doute parce qu’elles conviennent à des organisations de toutes tailles.

Les méthodes agiles sont intimement liées aux outils de gestion projet en ligne

Selon Sandy Barreau, “être assisté d’un coach agile peut également aider à accompagner les équipes vers le changement, en l’occurrence la transition vers le cloud. C’est une personne qui va vous former sur les raisons d’utiliser la nouvelle approche cloud et qui va vous aider à faire bon usage des outils mis en place, jusqu’à ce que votre équipe soit autonome.”

Loin de n’être qu’une mode éphémère, les méthodes agiles sont plébiscitées par les utilisateurs d’outils de management de projet en ligne. Ce nouveau type de project management est sans doute l’un des plus gourmand en graphiques facilement compréhensibles, en modèles de documents qui favorisent les cycles courts et en tableaux de planning concis, clairs et faciles à mettre à jour. Pour le Scrum, Trello reste un logiciel de référence avec son expérience utilisateur moderne et conviviale. Des visualisations de type Kanban autorisent le suivi d’un coup d’œil et une grande réactivité aux changements. Il est facile d’y percevoir les avancées des mêlées quotidiennes comme des sprints.

Ce type de logiciel précurseur va donner le ton sur le marché des outils de gestion de projet en ligne. Il y a fort à parier que les programme ne fonctionnant qu’en mode local vont peu à peu disparaître. D’ailleurs la plupart d’entre eux offrent déjà des fonctions en ligne basées dans le cloud. Les méthodes agiles vont envahir les logiciels de gestion de projet au fur et à mesure que les chantiers de grande taille ont tendance à être subdivisés en de plus petites entités décentralisées. Cette répartition des tâches est de plus en plus géographique, il faudra donc veiller à choisir un produit multilingue avec, d’ici peu, des fonctions intégrées de traduction automatique et des assistants de type Chatbots. Sandy Barreau conclut : “Les prochains logiciels de gestion de projet cloud pourraient inclure des fonctions de création de boards de manière automatisée, à partir d’un questionnaire rempli au préalable, selon les habitudes des équipes, le type de projet, etc. Ces actions restent encore très manuelles !”

Cet article peut faire référence à des produits, programmes ou services qui ne sont pas disponibles dans votre pays, ou qui peuvent être limités par les lois ou règlements de votre pays. Nous vous suggérons de consulter directement l'éditeur du logiciel pour obtenir des informations sur la disponibilité du produit et le respect des lois locales.