Intégration d’un nouvel employé : notre modèle de check-list d’onboarding Excel gratuit à télécharger

Cet article a été publié pour la première fois en septembre 2019, puis mis à jour en mai 2023.

L'intégration de nouveaux collaborateurs est une étape fondamentale dans les stratégies d’engagement et de fidélisation des employés d'une entreprise. Pour vous aider à mener à bien cette mission, Capterra vous propose un modèle de check list d’onboarding excel à télécharger gratuitement.

Dans une ère où la notion de fidélité à une entreprise est remise en question, un processus d'onboarding efficace est l'une des stratégies qui peut servir de catalyseur pour établir une relation à long terme avec les employés et favoriser leur rétention. Lorsqu’un nouveau collaborateur dispose d’informations claires pour s’intégrer au sein de l’entreprise, ainsi que des outils et des savoirs clés pour mener à bien ses futures missions, ces paramètres peuvent dès le départ favoriser un engagement et une motivation pérenne.

Si l'orientation de nouveaux employés peut durer de quelques jours à une semaine, un processus d'intégration stratégique et complet peut quant à lui durer jusqu’à 12 mois, et requiert la coordination et l’implication de différentes parties prenantes, telles que les ressources humaines, managers et membres de l’équipe.

Afin d’aider les entreprises dans la gestion de leur processus d’onboarding, Capterra propose dans cet article un modèle de check-list d’onboarding Excel à télécharger gratuitement.

Téléchargez notre modèle de check-list d’onboarding Excel gratuit

Cette liste regroupe des tâches essentielles liées à l’intégration des nouveaux employés et peut être personnalisée en fonction des besoins spécifiques de votre structure. 

Pourquoi planifier l’onboarding d’un nouvel employé ?

Traditionnellement, tous les nouveaux employés sont amenés à faire l’expérience d’une étape d’intégration au sein de leur entreprise. Toutefois, la qualité de l’accueil qui leur est réservé peut faire une réelle différence. Personnaliser leur parcours d’intégration, guider leurs premier pas et fournir des informations claires permet d'acclimater et d'intégrer les nouveaux employés, afin qu'ils se sentent préparés, soutenus et connectés au sein de leur nouvelle organisation. Ces éléments contribuent à poser les bases d'une réussite à long terme pour le salarié et l'employeur.

Toutefois, pour les managers et responsables des ressources humaines, l'intégration des nouvelles recrues peut s'avérer une mission fastidieuse et générer de nouvelles tâches en plus de celles qui doivent être gérées au quotidien. Le risque de passer à côté de certaines étapes ou d’informations essentielles peut avoir un impact négatif sur l’expérience du nouvel employé, et l’empêcher de bénéficier des outils nécessaires à la prise en main de ses responsabilités.

C’est pourquoi un modèle de check-list peut fournir une structure permettant de s’assurer du bon déroulé du processus d’intégration, participer à la standardisation de votre onboarding, et permettre de gagner en efficacité quant au temps de planification qui y est associé.

Quels sont les avantages d’une check-list d’onboarding ?

L'expérience d'intégration des nouveaux employés varie d'une entreprise à l'autre. Les éléments figurant au sein d’une check-list d’onboarding regroupent toutefois des étapes essentielles présentant différents avantages pour l’organisation de l’onboarding, quel que soit le secteur spécifique au sein duquel opère une entreprise.

Maintenir la consistance de votre programme d’onboarding

Une liste de contrôle permet de visualiser l’ensemble des étapes liées à votre programme d’intégration. De ce fait, il vous est possible d’identifier quels points sont à couvrir, quelles nouvelles formalités ou modules de formation sont à intégrer, où quelles informations sont désormais obsolètes. Ceci peut vous éviter d'omettre un élément important et vous permettre de veiller à l’actualisation et à la consistance des informations incluses dans votre programme.

Aider à l’immersion de vos nouvelles recrues

Une check-list d’onboarding vous permet de planifier toutes les présentations importantes facilitant l’immersion de votre nouvel employé au sein de votre organisation. En anticipant l’organisation de rencontres entre les nouveaux collaborateurs, leurs futures équipes, ainsi que les personnes clés de votre organisation, vous pouvez contribuer à ce que ces derniers se sentent plus rapidement à l’aise dans leur nouvel environnement. Ceci permet également de faciliter l’implémentation de cette intégration dans les agendas de vos équipes, en les aidant à organiser un temps privilégié d’échanges avec les nouvelles recrues. 

Réduire le stress des nouveaux employés et de vos équipes

L'utilisation d'une check-list d’onboarding contribue à simplifier le processus d'intégration, et de ce fait, à réduire le stress du point de vue des ressources humaines, des managers, des potentiels membres de l’équipe impliquées, mais aussi des nouveaux employés.  En vous appuyant sur cette check-list, vous pouvez aider un nouvel employé à s'acclimater en douceur et à appréhender ce que l'on attend de lui au fur et à mesure de son onboarding. Cette approche organisée et la clarté des informations fournies participent à réduire le stress liée à son intégration, tout en posant des bases bénéfiques pour sa future productivité.

Contribuer à l’engagement par un suivi anticipé et régulier

Les check-lists d'onboarding sont un moyen de responsabiliser les parties prenantes quant au suivi et à la réussite des nouveaux employés. La planification de 1to1, d’envoi de formulaires de feedbacks et la vérification de la réalisation de ces étapes permettent d’aider l’employé à se sentir accompagné tout au long de son parcours d’intégration. La programmation de ces étapes sont une preuve que l’entreprise valorise non seulement le succès de ses employés dans leur nouvelles fonctions tout en prenant en compte dès le départ leurs suggestions d’améliorations et leurs feedbacks positifs pour optimiser leur expérience.

Favoriser la flexibilité de votre processus d’onboarding

Bien que des étapes similaires puissent être incluses pour chaque nouvel employé et que la consistance de votre processus d'intégration se doive d'être au rendez-vous, il peut être nécessaire d’adapter votre liste d’onboarding pour des rôles spécifiques. Votre liste d’onboarding doit vous fournir une base commune solide commune à partir de laquelle il vous est possible d’ajouter un certain degré de personnalisation. En disposant d’un modèle de base, il vous est ainsi plus facile d’ajouter d’éventuelles modifications à effectuer et d’ adapter au mieux votre check-list à vos besoins particuliers.

Comment utiliser notre modèle de check-list d’onboarding ? 

Le modèle de check-list d’onboarding Excel qui vous est proposé vous donne un aperçu des tâches essentielles liées à votre programme d’intégration. Il se structure autour des étapes principales qui fondent un programme d’onboarding.

1. Phase de préparation avant la venue de l’employé

Le processus d'intégration nécessite un temps de préparation avant l’entrée en fonction des nouveaux employés. Cette étape est l’occasion de réaliser certaines formalités administratives en amont de leur arrivée,  à l’exemple d’une signature de contrat sous forme digitale, de s’assurer que tous les outils et accès au logiciels nécessaires soient préparés, ou encore de veiller à ce que la création des formulaires de feedbacks d’onboarding ait bien été effectuée.

Outre ce type de renseignements et de tâches à accomplir, cette phase peut également donner lieu à un pré-onboarding afin d’établir un premier lien entre les employés et l’entreprise. Pour ce faire, il est possible de partager de la documentation pour aider les nouvelles recrues familiariser avec les objectifs et l’identité de l’entreprise, ou leur permettre d’identifier les personnes clés en leur fournissant un organigramme détaillé. Fournir un point de contact en cas de questions éventuelles est de même un point essentiel pour favoriser dès le départ l’engagement de l’employé.

2. Phase d’orientation (premier jour et première semaine)

Dès le premier jour, il est important d’impulser une dynamique positive pour ces derniers, propre à limiter le stress éventuel liée à leur intégration, tout en les aidant à gagner en aisance dans leur nouvel environnement de travail. Cette étape, dite d’orientation, est le moment idéal pour offrir un accueil personnalisé à l’employé, par le biais d’un message de bienvenue ou d’une attention particulière telle qu’un cadeau d’entreprise. Une première introduction auprès de ses managers, collaborateurs ou parrains éventuels peut également être réalisée.

Lors de ce processus, le nouvel employé doit pouvoir recevoir des informations essentielles
sur la mission de l'entreprise, sa culture, sa réglementation interne, ainsi que sur  les responsabilités liées à son rôle. L’attribution d’un parrain parmi les futurs collaborateurs est également un élément clé à considérer : si les conseils et  connaissances de ce référent se révèlent souvent bénéfiques lors de l’étape de formation, il s’agit aussi d’une ressource pouvant contribuer à une orientation réussie et à accroître la motivation de l’employé dès ses premiers pas.

3. La phase d’amorce de l’apprentissage (premier mois)

Durant cette étape, le nouvel employé est amené à appréhender la réalité de ses missions, tout en recevant une formation appropriée pour parvenir à ses futurs objectifs. La formation est un élément essentiel de l'intégration et doit proposer une variété de ressources de formation pour répondre aux besoins des différentes nouvelles recrues.

Toutefois, si la qualité et la variété des informations fournies sont essentielles, que ce soit lors de sessions de formations en présentiel ou en ligne à l’aide de logiciels adaptés, suivre les progrès et répondre aux incertitudes potentielles de l’employé est tout aussi fondamental. Planifier des points de rencontre récurrents avec le nouvel employé, ainsi que les personnes impliquées dans sa formation permet de détecter les points de progression et les réussites de ce dernier. 

4. Phase d’apprentissage continu et de suivi de la progression des employés (troisième au sixième mois)

Au cours de cette période, l'employé passe du statut de collaborateur individuel avec des responsabilités limitées à celui de membre à part entière de l'équipe.

Il est ici primordial d’encourager les managers à définir des attentes et objectifs clairs pour les nouveaux membres de leur équipe, afin que ces derniers puissent visualiser sur quels critères est évaluée leur performance et quels résultats à long terme sont attendus de leur part. S’appuyer sur les fonctionnalités d’un logiciel de gestion des talents peut aider les managers et employés à définir et visualiser les objectifs à atteindre, mais également à identifier les souhaits de progression, accomplissements et axes d’amélioration à prendre en compte.

Cette étape doit également donner lieu à une évaluation globale de l’expérience d’onboarding de l’employé. Un formulaire de feedback peut être envoyé pour recueillir leurs retours quant à la qualité de leur formation et de l’accompagnement fourni, mais aussi pour évaluer  leur degré de satisfaction et d’intégration au sein de leur équipe. Analyser les retours transmis par vos nouvelles recrues peuvent vous procurer des données cruciales pour analyser les points forts de votre processus d’onboarding, ainsi que sur les points potentiels à réviser.

Planifier votre onboarding à l’aide d’Excel ou d’un logiciel ?

L’utilisation de notre modèle de checklist d’onboarding  Excel gratuit peut vous permettre d’organiser les étapes de votre processus d’intégration sans requérir de compétences techniques avancées. Ce document est également personnalisable aux couleurs de votre entreprise et peut être aisément partagé avec l’ensemble des acteurs impliqués dans le processus d’onboarding de vos nouveaux employés.

S’il convient aux PME ne disposant pas d’équipes de grande taille, ce dernier peut s’avérer moins adapté pour les plus grandes entreprises ou dans le cas d’une organisation amenée à réaliser des onboarding multiples et à grande échelle pour différents départements. De plus, en raison de l’insertion manuelle des informations, le risque d’erreurs humaines n’est pas à écarter.

Dans ce cas de figure, il peut être intéressant pour une entreprise d’avoir recours à des solutions logicielles permettant d’automatiser les processus. De par leurs fonctionnalités, de nombreux logiciels d’onboarding permettent de simplifier les tâches associées à l’intégration de nouveaux collaborateurs, en proposant par exemple un suivi automatique des progrès de formation, un stockage centralisé de la documentation administrative, et peuvent même inclure la création de rapports pour faciliter l’analyse des indicateurs de succès ou d’amélioration de vos processus.