Si vous êtes à votre compte ou dirigez une entreprise, vous savez sûrement que l’une des plus grandes erreurs que vous pouvez commettre est de ne pas étudier la situation financière de votre société. Utilisez ce guide pour savoir comment réaliser un bilan comptable précis.
Dans cet article
La réalisation d’un bilan comptable est une tâche essentielle pour toute entreprise, et ce, à différents niveaux. Pour la direction, ce bilan l’aide à prendre des décisions internes ; pour les créanciers et les investisseurs, il donne un aperçu de la capacité de votre entreprise à générer des bénéfices et à rembourser ses dettes.
Vous pouvez préparer un bilan vous-même, faire appel à des comptables ou à une société tierce spécialisée. Quelle que soit l’option choisie, il convient de comprendre le fonctionnement d’un bilan comptable ainsi que les étapes de sa préparation.
Cet article s’adresse à tous ceux qui veulent comprendre comment concevoir un bilan comptable, un document important souvent utilisé par les investisseurs, les créanciers et la direction.
Nous allons vous expliquer pourquoi et comment en créer un et vous présentons des outils technologiques qui peuvent vous aider dans cette tâche.
Pourquoi réaliser un bilan comptable ?
Qu’est-ce qu’un bilan comptable ?
Un bilan comptable constitue un résumé de la situation financière actuelle de votre entreprise en indiquant la valeur de ce qu’elle possède (les actifs) moins ce qu’elle doit (les atouts passifs). Un bilan comptable peut se calculer simplement :
Actifs = atouts passifs + capitaux propres
Préparer un bilan comptable revient à créer une version plus développée de l’équation ci-dessus en divisant verticalement la feuille en deux parties, avec les actifs à gauche, et les créances des propriétaires (ou capitaux propres) et les atouts passifs à droite. Les deux côtés doivent bien entendu être équivalents.
L’objectif de la création d’un bilan comptable est de connaître la situation financière de votre entreprise, ce qu’elle détient et ce qu’elle doit à la fin d’un exercice comptable (généralement une fois par an). Un bilan comptable fournit un aperçu de tous les actifs et les passifs à un moment donné.
On peut compter quatre façons d’utiliser un bilan comptable pour votre entreprise.
Une base pour l’évaluation des risques et des bénéfices
En comparant vos actifs à court terme à vos passifs à court terme, vous pouvez déterminer si vous avez un capital suffisant pour couvrir vos dettes à court terme (salaires, loyers, etc.) ou si vous avez besoin de fonds supplémentaires.
Une aide pour l’obtention de prêts et la réalisation d’investissements
La plupart des prêteurs et des investisseurs consultent le bilan comptable pour déterminer si votre entreprise peut rembourser les dettes à temps et gérer ses actifs de façon responsable.
Une démonstration de la viabilité à long terme de votre entreprise
En analysant votre bilan comptable et en extrayant les ratios financiers pertinents, vous pouvez évaluer votre entreprise en matière de rentabilité, de productivité et de liquidité, ou comparer vos performances à celles de votre concurrence.
Un support pour l’analyse de votre capital
En comparant vos actifs à court terme à vos passifs à court terme, vous pouvez déterminer si vous avez un capital suffisant pour couvrir vos dettes à court terme (salaires, loyers, etc.) ou si vous avez besoin de fonds supplémentaires.
4 tâches à réaliser avant de préparer un bilan
Pour créer un bilan, vous devez d’abord suivre un ordre précis et préparer certains éléments.
1. Ajuster les écritures dans le journal général
L’ajustement des écritures est une étape nécessaire avant de préparer les quatre états financiers de base, dont le bilan comptable. Cela consiste à actualiser vos comptes à la fin d’une période comptable pour les éléments qui ne figurent pas dans votre journal.
Par exemple, si vous avez livré des biens d’une valeur de 5 000 € le dernier jour du mois, mais que vous n’avez pas reçu le montant correspondant à cette livraison avant la période comptable suivante, vous devrez ajuster votre écriture dans le journal.
Actualisez vos comptes en notant ces écritures d’ajustement dans le journal général.
Cela désigne le premier registre où les transactions commerciales quotidiennes sont enregistrées par date. Selon les pratiques en place dans une entreprise, certaines peuvent tenir des journaux dédiés tels qu’un journal des ventes, un journal des encaissements et un journal des achats.
2. Enregistrer les transactions du journal général dans le grand livre
Une fois les transactions saisies et ajustées dans le journal général, elles sont transférées aux comptes pertinents, tels que les ventes, les achats, les comptes clients, les actions et la trésorerie. Ce processus s’appelle la comptabilisation.
Si un journal général garde trace des transactions commerciales au jour le jour, les grands livres classent ces transactions par compte. À la fin de la période comptable, ces comptes sont ensuite regroupés dans un grand livre, un recueil de tous les comptes utilisés pour préparer le bilan comptable et les résultats financiers.
3. Produire la balance de vérification finale
Après avoir ajusté les écritures de journal et les avoir saisies dans le grand livre, préparez une balance de vérification finale. Il s’agit d’un rapport contenant les comptes du grand livre et qui additionne leurs soldes. Ce rapport facilite la vérification et l’identification d’éventuelles erreurs dans les comptes généraux.
Dans un rapport de balance de vérification, la somme des débits doit toujours être égale à la somme des crédits dans un rapport de balance de vérification. Si ce n’est pas le cas, cela signifie qu’il y a des erreurs à vérifier. Vous avez peut-être oublié de saisir une transaction ou fait une erreur de calcul.
Utiliser un logiciel de comptabilité
L’enregistrement précis des données financières est incontournable pour quiconque souhaitant concevoir des rapports financiers efficaces. Vous pouvez bien entendu tenir votre comptabilité avec un stylo et du papier, mais cela prend beaucoup plus de temps et est bien souvent une source d’erreurs.
Tous les logiciels de comptabilité génèrent une balance de vérification sous forme de rapport standard. Vous pouvez aussi rationaliser les tâches quotidiennes et assurer l’exactitude de vos transactions à l’aide d’un logiciel de comptabilité.
4. Générer le compte de résultat
Un compte de résultat est préparé avant un bilan comptable pour calculer le revenu net, soit le montant final indiqué dans la ligne inférieure du compte de résultat. Cela représente les bénéfices ou les pertes de votre entreprise. Le revenu net est ajouté aux comptes de bénéfices non distribués (le revenu restant une fois les dividendes versés aux actionnaires) inclus dans la section des capitaux propres du bilan comptable.
Préparez un compte de résultat en prenant les revenus et les dépenses (comme les ventes) de la balance de vérification et en les classant dans un format pertinent.
Maintenant que vous avez compris les principes de base, nous allons examiner les six étapes de la préparation d’un bilan comptable.
Les étapes de création d’un bilan comptable
1. Déterminer une date de clôture pour le bilan comptable
Un bilan comptable donne un aperçu de la situation financière de votre entreprise à un moment précis, et non pour une période donnée. Par conséquent, l’en-tête d’un bilan indique toujours une date précise, par exemple, “Au 31 décembre 2021 “.
On prépare généralement le bilan comptable à la fin d’un exercice financier (tous les 12 mois, le dernier jour de mars ou de décembre) ; cependant, il peut être créé à tout moment, par exemple chaque trimestre ou chaque semestre.
2. Recueillir les comptes inclus dans le bilan comptable
Parmi les comptes mentionnés dans le grand livre et la balance de vérification, le bilan comptable n’inclut que les comptes permanents (par exemple, les liquidités, les atouts fixes). Les comptes permanents désignent les comptes dont les soldes sont reportés à la période suivante.
Identifiez ces comptes et notez leurs soldes. Vous trouverez un exemple de comptes permanents ou de comptes de bilan sur un rapport de balance de vérification ci-après.
3. Calculer le total des actifs
L’étape suivante consiste à identifier les comptes de votre balance de vérification qui représentent vos actifs, tels que les liquidités et les stocks. Faites-les figurer dans la colonne de gauche. Vous pouvez les classer en deux catégories : les actifs courants et les actifs non courants.
Les actifs courants incluent les actifs qui peuvent être transformés en liquidités rapidement, généralement dans les 12 mois suivants. Ils comprennent les liquidités, les comptes clients et les actions.
– Les liquidités désignent à la fois l’argent en caisse et l’argent placé à la banque.
– Les comptes clients ou comptes créanciers font référence aux transactions dont le montant n’a pas encore été versé par vos clients. Cela correspond aux sommes qui vous sont dues.
– Les actions constituent traditionnellement la plus grande partie des actifs courants. On y inclut les marchandises prêtes à la vente ainsi que les matières premières ou les produits semi-finis.
Les actifs non courants incluent les actifs qui ne peuvent être convertis en liquidités dans les 12 mois suivants. Ils participent au fonctionnement quotidien de l’entreprise. Par exemple, une usine, des machines, le mobilier, les brevets et les droits d’auteur (ou actifs incorporels) sont des actifs non courants.
Établissez une liste des valeurs de chaque élément courant et non courant du compte de la balance de vérification, et additionnez les deux types d’actifs pour calculer le total des actifs.
4. Calculer le total des passifs
Déterminez quels sont les comptes de votre balance de vérification qui représentent ce que vous devez tels que les comptes créditeurs (factures à payer) et les prêts. Cela représente vos passifs, à noter dans la colonne de droite. De même que les comptes actifs, vous pouvez classer les passifs en deux catégories : les passifs courants et les passifs non courants.
Les passifs courants désignent des obligations ou des dettes à payer sous peu, généralement dans les 12 mois suivants. Ils sont également appelés passifs à court terme. Les comptes fournisseurs et les charges sociales font partie des passifs .
– Les comptes fournisseurs comprennent les factures ou les transactions que vous n’avez pas encore réglées auprès des fournisseurs ou des créanciers. Il s’agit du montant dont vous êtes redevable.
– Les charges sociales accumulées comprennent la partie de la paie qui n’a pas encore été versée aux employés pour l’année en cours, telles que les primes.
Les passifs non courants constituent des obligations dont le remboursement prendra plus de 12 mois. On les appelle aussi « passifs à long terme ». Les retraites des employés font partie des passifs non courants.
Établissez une liste des valeurs de chaque élément courant et non courant du compte de la balance de vérification, et additionnez les deux types de passifs pour calculer le total des passifs.
5. Classer les actifs et les passifs dans l’ordre pertinent
Une fois que vous avez préparé les sections des actifs et des passifs, classez-les dans l’ordre approprié. Les actifs doivent être classés par ordre de liquidité et les passifs, par ordre de capacité de décharge.
Classer les actifs par ordre de liquidité consiste à placer les actifs facilement convertis en liquidités en haut de la liste, et les actifs plus permanents en bas. De même, classer les passifs par ordre de capacité de décharge signifie placer en premier les obligations à court terme, payables dans les 12 mois suivants, et les obligations à long terme et permanentes à la fin.
6. Calculer les capitaux propres
Saisissez les capitaux propres dans la colonne droite du bilan, en dessous de la section des passifs. Les capitaux propres, la valeur nette d’une entreprise, indiquent la valeur de votre entreprise si elle devait être liquidée ou clôturée.
Les capitaux propres incluent deux types d’investissements : le capital apporté par les investisseurs/propriétaires et les gains ou pertes accumulés. Les comptes figurant le plus fréquemment dans les capitaux propres sont les actions ordinaires, les actions privilégiées, les actions propres et les bénéfices non distribués.
- Les actions ordinaires et les actions privilégiées : elles désignent les actions émises par une société. Les actions ordinaires donnent à leurs propriétaires le droit de vote au sein de l’organisation, mais en cas de fermeture de l’entreprise, les actionnaires ordinaires ne sont remboursés qu’après les actionnaires privilégiés.
- Les actions propres : il s’agit des actions rachetées aux investisseurs pour protéger l’entreprise contre une prise de contrôle hostile.
- Les bénéfices non distribués : ils incluent les bénéfices réinvestis dans l’entreprise. On les calcule en ajoutant le revenu net aux bénéfices non distribués de la période précédente et en déduisant le montant versé aux investisseurs sous forme de bénéfices.
Dressez une liste des valeurs de chaque élément des capitaux propres et additionnez-les pour calculer le total des passifs des propriétaires. Ensuite, calculez le total des passifs et des capitaux propres en ajoutant la somme finale de l’étape 4 et de l’étape 6.
Vous disposez maintenant d’un bilan complet prêt à l’emploi. Assurez-vous que le solde de gauche corresponde au solde de droite. Si ce n’est pas le cas, vérifiez à nouveau vos données.
Pour ceux qui, comme vous, dépendent des données pour travailler, l ‘utilisation d’un système de gestion de base de données présente bien des avantages. Cela assure la gestion structurée des données pour en faciliter l’accès et le partage. Ainsi, vous pouvez délaisser les tâches chronophages de traitement manuel, comme la recherche d’un point de données spécifique et le partage avec les employés.
De plus, les logiciels de gestion de bases de données garantissent que les données commerciales ne sont transmises qu’aux parties prenantes concernées, qu’elles soient internes ou externes. Cela permet de réduire les risques de perte d’informations ou d’accès non autorisé.
Voici plusieurs avantages associés à l’utilisation d’un système de base de données dans vos processus de travail :
- Augmentation de la productivité grâce à la réduction des erreurs associées aux données ;
- Accélération de la prise de décision grâce à un accès rapide et ininterrompu aux données ;
- Amélioration du partage et de la sécurité des données en ne donnant accès qu’aux utilisateurs autorisés.
Les besoins de votre entreprise en matière de logiciels de gestion de bases de données dépendent de la façon dont vos employés se servent de ces données. Par exemple, certains peuvent les utiliser pour effectuer des recherches quotidiennes (priorité normale), et d’autres peuvent s’en servir pour développer des logiciels (priorité élevée).
Il est important de garder ces scénarios à l’esprit quand vous décidez d’utiliser ou non des systèmes de gestion de bases de données.
- L’intégrité d’un bilan comptable est liée aux informations qui sont incluses dans sa préparation. Comme pour la majorité des tâches comptables, un logiciel de comptabilité peut moderniser la tenue des comptes et réduire le risque d’erreurs. Servez-vous-en pour dresser un grand livre général en toute simplicité.
- Pour analyser votre bilan comptable, il est important d’effectuer des calculs clés et de trouver les ratios appropriés, tels que le fonds de roulement et le ratio dettes/capitaux propres. Les applications dereporting financier peuvent vous aider à interpréter ces calculs et à comprendre le bilan comptable.
- Préparez un texte explicatif d’accompagnement présentant les points clés du bilan lorsque vous l’envoyez aux parties prenantes. Vous adopterez ainsi des pratiques de reporting financier efficaces qui apporteront de la valeur à votre entreprise.
