“Qu’est-ce que vous faites dans la vie ?”
“Je suis chef de projet !”
Voilà une réponse fréquente de nos jours. Le chef de projet ou gestionnaire de projet est une figure présente dans bien des secteurs. De l’immobilier au secteur médical, des PME aux grands groupes : tout type d’entreprise et de marché a besoin d’experts en gestion de projet.
Qu’est-ce que la gestion de projet ?
La gestion de projet est définie comme l’application de compétences, d’outils, de techniques et de connaissances aux processus métiers afin d’atteindre l’objectif final d’un projet. La définition est donc assez large pour s’appliquer à tout type de secteur. En ingénierie industrielle, par exemple, un chef de projet pourra être chargé de la mise en place d’installations industrielles pour un client. Dans une agence de traduction, il devra mener à bien la correcte traduction et livraison d’un ensemble de documents. Et en informatique, il pourra gérer le bon développement d’un nouveau logiciel, la conception d’un site web ou la mise en place de mesures de sécurité dans une entreprise, par exemple.
Pourquoi gérer un projet, c’est complexe ?
Quel que soit le domaine, gérer un projet, c’est faire face à de nombreux challenges. Gestion du temps, définition des étapes du projet, communication avec le client, gestion du budget, planification, suivi de la progression, conduite du changement ou encore gestion des imprévus… Parfois jongleur, parfois chef d’orchestre, le project manager a beaucoup à faire !
Mais quels sont les défis spécifiques ? D’après l’expert Alain Fernandez, “conduire un projet, c’est avant tout parvenir à bâtir une équipe pleinement opérationnelle. […] Le plus souvent, les personnes affectées à la réalisation du projet n’ont encore jamais travaillé ensemble.” Le chef de projet doit savoir gérer les composantes humaines de son équipe, faire le lien et coordonner les différentes activités afin de mener le projet à bien. Autre challenge : les restrictions appliquées au projet spécifique. Toujours selon Alain Fernandez, il faut “assurer un pilotage ultra pointu pour maintenir le déroulement dans les étroites limites des délais et des budgets alloués. Aucun écart n’est acceptable.” Enfin, un chef de projet doit savoir en quelque sorte innover et s’adapter. “La plupart des projets en entreprise sont originaux, il ne s’agit pas de se contenter de reproduire ce que l’on a déjà fait à l’identique”, dit Alain Fernandez. Pas question donc de perpétuer le même schéma à chaque nouveau projet. Il faut d’abord analyser la situation et définir les spécificités du projet pour mieux l’appréhender.
Le chef de projet n’est pas un expert dans tous les domaines !
Évidemment, chaque secteur présente ses défis spécifiques : un projet en informatique n’a pas les mêmes caractéristiques qu’un projet dans le monde des assurances. Tout gestionnaire de projet doit aussi connaître son domaine et savoir de quoi il parle, car il va souvent faire office de point de contact expert pour ses clients. C’est lui qui devra traduire et transmettre les demandes du client à son équipe de spécialistes, comprendre les enjeux du projet au niveau technique et évaluer sa faisabilité. Selon Alain Fernandez, “un manager de projet est plus un coach qu’un chef. Il ne dispose pas nécessairement d’une autorité de compétences sur les membres de l’équipe.” Il ne doit donc pas nécessairement être un spécialiste dans chacun des domaines d’application du projet, mais il devra avoir suffisamment de connaissances pour savoir orienter son équipe. Un équilibre pas facile à atteindre !
Pour cette raison, notamment dans les PME, il arrive que le meilleur élément d’une équipe soit promu chef de projet. “On a besoin d’un chef de projet pour ce nouveau produit. Stéphanie est une développeuse hors pair, elle fera l’affaire !” Or, on ne s’improvise pas chef de projet. Si Stéphanie saura comprendre les enjeux techniques du développement du nouveau logiciel, saura-t-elle gérer le temps, le budget, les ressources, le cycle de vie d’un projet ? Pourra-t-elle lire ou faire un diagramme de PERT ? Le management de projet est désormais devenu une véritable discipline, et si les responsables de Stéphanie veulent qu’elle fasse bien son travail, elle devra sans doute apprendre les rudiments de la gestion de projet.
Les nouveaux défis du chef de projet
Et cette formation sera d’autant plus nécessaire que bien des choses ont changé dans le monde du travail ces dernières années. À mesure que les métiers évoluent et que les entreprises se digitalisent, les gestionnaires de projet doivent relever de nouveaux défis. Alain Fernandez affirme : “Ces dernières années sont surtout marquées par un accroissement assez significatif de la complexité. La majorité des projets d’entreprise comportent toujours plus de nouveautés technologiques qui exigent d’intégrer au sein des équipes des expertises toujours plus rares.” Un chef de projet se doit donc d’être à la page en termes de technologie, et il devra savoir bien choisir ses coéquipiers. Par ailleurs, les clients comme les donneurs d’ordre sont de plus en plus exigeants, notamment “sur la question du retour sur investissement”, précise Alain Fernandez. “Les délais, tout comme l’enveloppe budgétaire et les exigences d’intégration dans l’existant de l’entreprise, sont bien plus stricts que par le passé. Il faut donc soigner la phase de gestion des risques ainsi que celle d’intégration, notamment la conduite du changement, une facette du projet rarement budgétée à sa juste valeur”, dit-il.
Aujourd’hui, quelles solutions pour la gestion de projet ?
En parallèle, les techniques en matière de gestion de projet ont bien évolué ces dernières années. Depuis la création en 1969 du Project Management Institute (qui a contribué à l’élaboration de standards et de certifications relatifs à la gestion de projets) et les méthodes anciennes comme la méthode PERT , de nouvelles méthodologies ont vu le jour : la gestion en cascade, le lean management (utilisé surtout dans l’industrie), la méthode Kanban ou plus récemment l’ approche Agile, notamment la méthode Scrum. De nouvelles disciplines ont émergé, comme la PPM ou gestion de portefeuille de projets, de l’ordre du décisionnel, qui vise à sélectionner les “bons” projets. Certaines entreprises sont dotées de PMO (Project Management Office), services qui servent à centraliser, à orienter et à faire le suivi des divers projets de l’entreprise. Toutefois, selon Alain Fernandez, “un chef de projet digne de ce nom maîtrise nécessairement les principales méthodes, mais il sait surtout les adapter au contexte spécifique du projet en cours.” Si vous êtes project manager, il s’agira donc d’appliquer ces méthodes objectivement, en examinant les tenants et aboutissants spécifiques.
En outre, les technologies en général (même celles illustrées en science-fiction !) s’invitent dans l’univers du chef de projet. Les processus se modernisent. Selon une étude Gartner, en 2030, l’intelligence artificielle et l’Internet des objets (IoT) joueront un rôle prépondérant en gestion de projets : collecte de données, analyse, reporting… Ces technologies faciliteront à l’avenir le travail du chef de projet.
Mais en termes d’outils pratiques, qu’en est-il ? Les outils collaboratifs et logiciels cloud sont nombreux, et dans l’ère du tout-informatisé, les chefs de projet ont à leur disposition un grand nombre de logiciels de gestion de projet. Simples outils de gestion des tâches avec planning Gantt, logiciels Kanban ou applications plus avancées, les options sont variées ! Comment faire le bon
choix ? Pour Alain Fernandez, “chaque manager de projet ou plutôt chaque entreprise [doit définir] ses propres critères selon le type de gestion (portefeuille de projets ou projet unitaire), les types de projets, les besoins en collaboration, le nombre et la taille des équipes, les exigences en matière de communication, la gestion de la documentation, les besoins en tableaux de bord, le reporting, la pérennité de l’outil, etc.” Il s’agit donc d’un véritable processus de sélection : pas question d’opter pour le premier outil venu ! “L’outil du moment, plébiscité par la presse spécialisée, ne sera peut-être pas le meilleur choix pour une entreprise donnée ou une gestion de projet spécifique”, dit-il. Il faudra donc comparer, tester, passer différents logiciels au crible avant de faire un choix. Les sites comparateurs de logiciels comme Capterra sont une excellente manière de faire un premier filtre.
Être un bon chef de projet : les clés du succès
Alors, avec le bon outil, la bonne méthode appliquée au projet spécifique et les connaissances du secteur suffisantes, tout le monde peut gérer des projets, me direz-vous. Ce n’est pas si simple ! Pour Alain Fernandez, la communication est essentielle, et il y a quelques pièges à éviter. “L’erreur la plus courante, et systématiquement fatale, est de s’enfermer dans sa tour d’ivoire afin d’éviter les échanges avec les personnes extérieures au projet”, dit-il. “Il faut au contraire communiquer, autant pour collecter de l’information que pour assurer le marketing du projet en cours. C’est ainsi que l’on prépare l’intégration et que l’on place son projet sur la voie de la réussite. Cette action combinée de collecte d’informations et de promotion commence dès les prémices du projet.” Autre mot clé : collaborer. “La conduite d’un projet aujourd’hui, c’est avant tout une question de collaboration étendue”, continue Alain Fernandez.
En résumé, selon Alain Fernandez, la mission d’un chef de projet est double : d’un côté, il “dynamise la communication entre les membres de l’équipe, ainsi qu’avec les principales parties prenantes.” Et de l’autre, il “s’efforce de faire émerger ce qu’il y a de meilleur chez chacun des membres de son équipe.”
Alors, vous sentez-vous prêt à gérer des projets ?
À propos de l’expert
Alain Fernandez, consultant indépendant depuis plus de trente ans, a dirigé et accompagné un grand nombre de projets d’entreprise en France et à l’étranger. Enseignant et formateur, il est auteur de plusieurs ouvrages sur la gestion de projet et webmaster du site piloter.org dédié au management et à l’entreprenariat. La 6e édition de son guide Le chef de projet efficace, 12 bonnes pratiques pour un management humain (éditions Eyrolles) est disponible depuis mi-mai.
