Auto-entrepreneurs : comment résoudre 3 problèmes majeurs grâce aux logiciels de gestion de projets

Publié le 09/04/2018 par Sonia Mokrani

Auto-entrepreneurs - comment résoudre 3 problèmes majeurs grâce aux logiciels de gestion de projets

Vous êtes à la fois artiste et entrepreneur ? Vos projets créatifs sont votre principale source de revenus ? Les clients cauchemardesques, le blocage créatif ou encore les fluctuations de revenus, ça vous connaît ? Dans ce cas, j’ai une grande nouvelle pour vous : vous êtes un créatif indépendant et il vous faut d’urgence un logiciel de gestion de projet.

Mais la dernière chose dont un indépendant ait besoin, c’est d’un investissement inutile, vous direz-vous. Rien à craindre avec les logiciels de gestion de projet : ils vous aideront à vous organiser, à communiquer et à gérer vos finances. Évidemment, un tel outil ne pourra rien faire en ce qui concerne les demandes irréalistes de vos clients, mais il vous aidera à travailler plus efficacement.

Organisation

logiciels de gestion de projets

Quand j’ai terminé l’université, j’ai travaillé un an comme graphiste et auteur freelance. Et j’ai adoré : je pouvais choisir mes horaires et poursuivre une carrière qui me plaisait.

Malheureusement, je ne suis pas la personne la mieux organisée (il suffit de voir l’intérieur de ma voiture). Il m’arrivait souvent de me coucher à 22 h 30 pour me réveiller en sursaut à 2 h du matin en réalisant que j’avais oublié d’envoyer un e-mail à un client. J’ai tout essayé, entre les post-its sur mon ordinateur (“N’oublie pas de faire ceci !”) et les notes au stylo sur le dos de ma main (LIVRAISON À MIDI)… Mais en vain.

Mais quel soulagement quand j’ai découvert les logiciels de gestion de projet !

Quelques-unes de leurs fonctionnalités :

  • Gestion de budget
  • Intégration des e-mails
  • Suivi des dépenses
  • Partage de fichiers
  • Gestion des idées
  • Gestion des problèmes
  • Suivi de la progression
  • Planning personnel
  • Gestion du portefeuille
  • Finances du projet
  • Planification du projet
  • Gestion des ressources
  • Gestion des tâches
  • Gestion du temps

Dans un seul et même système, vous pouvez faire le suivi de votre temps, de votre budget et de l’avancée de votre projet. Et vous disposez même de fonctions auxquelles vous n’auriez jamais pensé. J’ai rapidement découvert que créer une tâche et définir une alerte à chaque nouveauté dans le projet faisait gagner du temps. Dès que je m’y suis habituée, tout mon travail est devenu beaucoup plus facile. Fini les soirées passées à me demander si je n’aurais pas oublié quelque chose, fini les
e-mails “Désolé, je sais qu’il est tard !”… Utiliser un logiciel de gestion de projets (dans mon cas
Trello, qui est gratuit) m’a permis d’accepter de nouveaux contrats et de mieux m’organiser.

Communication

gestion de projet communication

On connaît tous ce client : celui qui appelle trois fois par jour et envoie des e-mails toutes les trente minutes pour savoir où vous en êtes. Bien sûr, il y a une deadline à tenir et le client veut connaître l’évolution de votre travail, mais en attendant, ses interruptions intempestives nuisent à votre concentration. C’est là qu’interviennent les logiciels de gestion de projet spécialement conçus pour les freelancers.

Ne serait-ce pas plus simple si vos clients pouvaient suivre l’avancée du projet directement dans le cloud ?

Les relations personnelles sont bien évidemment nécessaires pour conserver sa clientèle. Toutefois, vous pouvez laisser un logiciel servir d’intermédiaire entre vous et ces importuns qui vous interrompent sans cesse uniquement pour avoir des nouvelles.

Avec un système de gestion de projet basé sur le cloud, vos clients peuvent se connecter facilement et suivre votre progression. Par exemple, Wrike vous laisse partager les informations que vous choisissez avec les clients que vous voulez. Ces derniers peuvent voir sur leur tableau de bord les changements que vous avez apportés et ce sur quoi vous travaillez. Vous pouvez en outre utiliser  Google Drive, Gmail, Dropbox et d’autres applications pour échanger des fichiers.

Plus besoin d’appels téléphoniques ou d’e-mails.

Gestion des finances

gestion de projet finances

“Vous faites ça gratuitement, hein ?”

Ce n’est un secret pour personne, la gestion des finances est l’une des tâches les plus ingrates pour les auto-entrepreneurs. Combien devrais-je facturer ? Où trouver des modèles de factures pour auto-entrepreneurs ? À quelle fréquence envoyer mes factures d’auto-entreprise ? Pourquoi n’ai-je toujours pas été payé ? Etc.

Mais, encore une fois, les logiciels de gestion de projet peuvent vous ôter une belle épine du pied. Certains ont même été conçus spécialement pour les travailleurs indépendants.

Le logiciel Solo inclut une fonctionnalité de facturation en un seul clic qui se synchronise avec son outil de gestion du temps. L’application Freckle vous aide à faire le suivi des heures passées sur différents projets et à générer vos factures en un rien de temps ; et en plus, son interface est sympa. Enfin, le logiciel Pancake, au prix très abordable, permet à vos clients de vous payer en ligne facilement (et à temps).

Qu’attendez-vous ?

Les logiciels de gestion de projet simplifient vraiment tout l’aspect commercial, souvent la bête noire des auto-entrepreneurs. Alors, utilisez-vous déjà un logiciel de gestion de projet ? Sinon… faites le test !

(Article écrit à l’origine en anglais par Rachel Burger)

Cet article peut faire référence à des produits, programmes ou services qui ne sont pas disponibles dans votre pays, ou qui peuvent être limités par les lois ou règlements de votre pays. Nous vous suggérons de consulter directement l'éditeur du logiciel pour obtenir des informations sur la disponibilité du produit et le respect des lois locales.