Suivi du temps de travail : notre modèle de tableau de calcul Excel à télécharger

Contrôler et comptabiliser le temps de travail de leurs équipes est une nécessité pour les entreprises. Découvrez dans cet article notre modèle de tableau Excel de suivi des heures de travail gratuit à télécharger.

Effectuer le suivi du temps de travail est une activité essentielle pour les entreprises. D’une part, cette tâche permet de gérer le travail d’équipe, en évaluant par exemple les potentielles surcharges de travail nécessitant une réorganisation. D’autre part, le suivi des heures effectuées permet de se conformer au cadre législatif relatif au respect des heures légales réalisées par l’ensemble des salariés.

Pour accompagner votre entreprise dans cet exercice, nous avons créé un modèle de tableur Excel de calcul des heures de travail gratuit. Vous pouvez le télécharger en cliquant sur le lien disponible ci-dessous.

Cliquez ici pour télécharger notre modèle Excel calcul des heures de travail gratuit

Quelle est la durée légale du travail en France ?

Selon la législation française, la durée légale du travail est fixée à 35h pour un employé à temps plein. Cette durée est considérée comme une base de référence au-delà de laquelle les heures additionnelles réalisées sont comptabiliséescomme des heures supplémentaires. Il n’est pas possible pour un salarié de travailler au-delà des durées maximales prévues, sauf si des conventions collectives, accords de branche ou accords collectifs, sont mis en place au sein de l’entreprise. Si le salarié effectue des temps de travail inférieurs à 35 heures, ce dernier est considéré comme un travailleur à temps partiel.

Au sein d’une même entreprise, plusieurs fonctionnements en matière d’horaires peuvent coexister et donc s’appliquer aux différents collaborateurs :

• Un horaire dit collectif : Dans le cas où l’ensemble des salariés effectuent le même type d’horaire, le code du travail ne requiert aucun décompte spécifique, une obligation d’affichage étant toutefois requise.
• Des horaires non-collectifs : Ces horaires sont par exemple des horaires individualisés. Dans ce cas de figure, il est impératif pour l’employeur de mettre en œuvre un système permettant de contrôler le compte et le décompte des heures de travail, en incluant les heures d’entrée, de sortie, mais également les temps de pause.
• Des conventions de forfait en nombre de jours sur l’année : Dans le cadre de cette convention, il est impératif pour l’employeur d’effectuer un suivi par un décompte par mois des jours et demi-journées travaillées. Des entretiens annuels ou bi-annuels séparés des entretiens d’évaluation, doivent être réalisés, ainsi qu’un suivi de la charge de travail au cours de l’année.

Outre ce cadre légal, l’évolution des modes de travail, à l’image du travail, peut faire partie des challenges auxquels  sont confrontées les entreprises. 

Le travail à domicile est un nouveau défi pour le temps de travail

L’enregistrement du temps de travail devient plus important que jamais à notre époque, à l’heure où le travail mobile et le télétravail atténuent fortement les frontières établies entre la vie professionnelle et la vie privée.

Si le travail à domicile peut offrir une plus grande flexibilité et nécessite davantage d’autonomie, il peut toutefois amener les employés à faire des heures supplémentaires sur leur temps libre sans s’en rendre compte. Consigner les heures de travail réalisées est de ce fait une pratique utile pour les entreprises, non seulement en matière de cadre légal, mais aussi pour veiller à ne pas créer de charges mentales pour leurs équipes. 

Comment enregistrer ses heures de travail ? 

Il existe plusieurs façons d’enregistrer ses heures de travail : 

• Un système fixe (également appelé pointeuse) : Les employés se connectent au système fixe dès qu’ils arrivent sur leur lieu de travail et le quittent, via la puce ou l’empreinte digitale prévue à cet effet.  
• Avec un ordinateur portable, un PC ou un smartphone : Le temps de travail commence à s’enregistrer dès que l’employé se connecte avec son appareil de travail, à l’aide d’un logiciel spécifique dit logiciel de gestion du temps. Ce système est particulièrement adapté au travail à domicile. 
• Sur un tableur Excel : Les tableaux Excel peuvent être utilisés sur le lieu de travail ou au bureau à domicile, puisque c’est aux employés eux-mêmes qu’il incombe d’enregistrer leurs heures de travail. Les start-ups et les petites entreprises utilisent encore souvent des tableurs Excel pour enregistrer le temps de travail de leurs employés. 
• Sur un manuscrit : L’arrêt autorise également une saisie manuscrite des heures de travail et des pauses. Cependant, et grâce à l’avancée de la numérisation, ce système de saisie du temps de travail est devenu obsolète. 

Comment fonctionne notre modèle de tableau Excel de calcul des heures de travail gratuit ?

Notre tableur Excel présente différents onglets qui vous permettront de renseigner toutes les informations relatives au temps de travail de vos salariés. Voici ci-dessous une explication des catégories concernées.  

Données de base

Dans ce premier onglet, saisissez des données telles que le projet, l’activité et le taux horaire, ainsi que les jours de vacances, les heures de travail quotidiennes initialement prévues ainsi que les temps de pause légaux.  

Saisie des horaires

Dans ce deuxième onglet, saisissez le détail des horaires quotidiens. La durée inférieure des pauses légales et les heures de travail supplémentaires sont affichées en rouge.

Jours d’absence

Dans ce troisième onglet, saisissez les jours d’absence (pour cause de vacances ou de maladie, par exemple). Attention, les jours d’absence ne sont pas pris en compte dans le calcul des heures supplémentaires. 

Jours fériés 

Il s’agit de la  liste de tous les jours fériés (légaux et d’entreprise) pour le calcul du compte d’heures.

À partir de ces informations, il vous est possible de générer différents rapports :

• R Compte d’heures : Ce rapport concerne les heures de travail et les jours d’absence par mois avec évaluation des heures supplémentaires et du compte de vacances (Onglet 4)
• R Heures par mois : rapport sur les heures mensuelles travaillées (onglet 5) 
• R EUR.mois : rapport sur les heures facturables par mois (onglet 6)
• R Aperçu journalier des heures : rapport sur les heures travaillées par jour (onglet 7)

Saisie du temps de travail sous Excel ou via un logiciel spécial ?

La saisie du temps de travail via un tableau Excel de calcul des heures de travail gratuit est une bonne option pour se familiariser avec le sujet, ou pour les très petites entreprises qui souhaitent automatiser dès le départ ce processus à l’aide d’un outil simplifié.

Quelques considérations sont toutefois à prendre en compte en matière d’utilisation de ce type de fichier. Si cette méthode facilite une automatisation des calculs, elle demande toutefois une insertion de données manuelles, pouvant générer de potentielles erreurs humaines. Il vous faudra également prendre en charge la sécurisation des accès au fichier, et effectuer le contrôle et la traçabilité des données insérées.

Notez qu’en fonction de la croissance de vos équipes, un logiciel de saisie des temps de travail peut s’avérer alors plus adapté. En digitalisant différents processus liés à la gestion des horaires, ces solutions peuvent par exemple vous libérer de la saisie manuelle de certaines informations, tout en vous permettant de bénéficier de rapports générés automatiquement.

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