Les factures sont un élément central de la comptabilité, car les entreprises se doivent de conserver des informations sur leurs ventes et revenus pour des raisons fiscales et comptables. Consultez notre article pour découvrir nos conseils en la matière ainsi que notre modèle de facture gratuite à télécharger.
Dans cet article
Document légal obligatoire pour toute transaction commerciale, une facture se doit de comporter un ensemble d’informations spécifique.Taux de TVA, mentions légales, coordonnées de l’entreprise et du client sont tout autant d’informations à y faire figurer pour respecter la réglementation en vigueur.
Pour s’assurer de la conformité de vos documents de facturation, différents types d’outils sont à votre disposition : un modèle de facture Excel/Word peut vous servir de base personnalisable, de même que des logiciels de facturation vous aident à automatiser et à gérer vos processus de facturation.
Découvrez dans cet article nos conseils en matière de gestion de la facturation ainsi que notre modèle de facture Excel/Word gratuit à télécharger. Notre modèle est particulièrement adapté aux entreprises réalisant un nombre réduit de factures par mois et vous permettra, après saisie de quelques informations de base, de réaliser des calculs automatiques et d’éditer des factures pour vos clients.
Comment faire une facture Excel ?
Il vous suffit de double-cliquer sur le tableau du fichier Word pour le modifier dans Excel et utiliser les calculs automatiques.
Ensuite, suivez les étapes présentées ci-dessous pour savoir
quelles informations faire figurer sur votre facture :
Quelles informations doivent figurer sur une facture ?
Voici quelques informations qui doivent obligatoirement apparaître sur votre facture :
- Le nom complet ainsi que l’adresse complète de votre entreprise
- Le numéro du projet
- La date de la facture
- Un numéro de facture unique
- Le numéro d’identification fiscale de votre entreprise délivré par l’administration fiscale ou son numéro d’identification TVA
- La quantité et la désignation de la prestation fournie
- La période de prestation inhérente au service fourni
- Les montants détaillés
- Le taux d’imposition applicable
- Le montant final à payer
Quand aurez-vous besoin d’un logiciel de facturation ?
Si vous souhaitez obtenir une meilleure vue d’ensemble de vos clients, ainsi que de l’ensemble des articles et des factures que vous émettez, l’option d’utiliser un logiciel de facturation est à considérer. En effet, ce type de logiciel est destiné à faciliter la gestion des entreprises qui ont beaucoup de produits et de clients.
Les principaux avantages d’un logiciel de facturation :
L’utilisation d’un logiciel de facturation présente de nombreux avantages. Retrouvez ci-dessous un résumé des plus importants.
L’enregistrement des paiements entrants
Dans un logiciel de facturation, vous pouvez enregistrer les paiements entrants des factures et ainsi conserver une vue d’ensemble des factures qui ont déjà été payées.
Le système de rappel
Les logiciels de facturation disposent souvent d’un système de rappel destiné aux clients qui ne paient pas à temps. Vous pouvez le programmer afin d’automatiser les rappels de paiement et de créer des lettres de rappel. Il vous permettra également de définir les frais de rappel, les intérêts de retard et les délais d’échéance.
L’ajout des biens et services
Tous vos biens et services peuvent être intégrés dans le logiciel. Il vous suffira de sélectionner ceux concernés par la facture et de les y ajouter lors de la création de votre facture excel.
La base de données clients
Il en va de même pour les clients. Les données des clients peuvent être enregistrées et ajoutées rapidement aux factures.
L’automatisation des détails
Les logiciels de facturation font gagner du temps aux entreprises en automatisant les détails.
L’automatisation de la numérotation des factures
Le logiciel de facturation attribue automatiquement un numéro de facture consécutif et insère la date du jour.
L’intégration
L’un des autres avantages des logiciels de facturation réside dans le fait qu’ils peuvent facilement être intégrés à d’autres systèmes, tels qu’un système de comptabilité ou une boutique en ligne. Ce type de logiciel peut donc vous aider lorsque vous réalisez votre déclaration de revenus annuelle, en consultant, par exemple, toutes les commandes passées dans votre boutique en ligne directement dans votre logiciel de facturation.
Comment trouver le bon logiciel de facturation ?
Avant toute prise de décision, les entreprises qui sont à la recherche d’un logiciel adapté à leurs besoins devraient se poser les questions suivantes :
En attendant de trouver le programme de facturation qui leur correspond, les entreprises peuvent travailler avec notre modèle de facture Excel. Nous avons également créé d’autres modèles gratuits destinés à faciliter la vie des entreprises, et des petites structures en particulier.
D’autres modèles gratuits sont disponibles ici :
- Un outil efficace pour les équipes mobiles : le Burn-Down-Diagramm
- Gardez une trace de vos projets grâce à notre modèle de diagramme de Gantt
- Gérer les horaires et agendas de vos collaborateurs avec notre modèle Excel de planification du personnel.
