Renouvellement de licence de logiciel : 4 astuces pour optimiser votre technologie

Publié le 13/10/2021 par Taylor Short et Emilie Audubert

Conseils pour optimiser votre renouvellement de licence de logiciel

Tirez parti de la période de renouvellement pour explorer le marché des logiciels et découvrir de nouvelles fonctionnalités pour votre entreprise.

Votre abonnement logiciel touche bientôt à sa fin. Allez-vous vraiment le renouveler sans vous pencher sur des alternatives ? Même si vous êtes satisfait de cet outil, le renouvellement est l’occasion parfaite de vérifier si vraiment, vous avez le meilleur logiciel à votre disposition.

L’enquête menée par Gartner en 2020 sur les acheteurs de logiciels révèle la façon dont les entreprises abordent le processus de renouvellement de licence. Nous avons analysé ces résultats pour définir quatre actions claires à réaliser quand vous arrivez à la fin de votre abonnement logiciel. (Rapport complet à la disposition des clients Gartner)

Qui dit renouvellement, dit recherches

Plus de 80 % des personnes interrogées cherchent des alternatives, que ce soit de façon rapide ou approfondie, qu’ils soient satisfaits ou non de leur outil actuel.

Ne renouvelez pas votre abonnement logiciel sans étudier de nouvelles options. En renouvelant immédiatement votre contrat, vous pourriez bien passer à côté des toutes dernières nouveautés et fonctionnalités.

Prêtez attention aux signes qui indiquent que vous devriez trouver un nouveau logiciel. Si vous en remarquez ne serait-ce qu’un, cela signifie que vous devriez passer en revue les options disponibles sur le marché.

La majorité des entreprises profitent des périodes de renouvellement de licence pour se pencher sur d’autres systèmes ou voir ce que la concurrence a à proposer. Près de la moitié des entreprises interrogées (45 %) réalisent une évaluation en profondeur des logiciels avant de passer au renouvellement.

Raisons d’évaluer de nouvelles alternatives de logiciels

Comment passer à l’action :

Que rechercher, dans ce cas ? Si votre outil actuel ne vous satisfait pas complètement, commencez par vous pencher sur ces plaintes. Les problèmes techniques et de sécurité figurent parmi les principales raisons de passer à une autre solution.

  • De plus, déterminez si votre entreprise se retrouve dans l’un des scénarios suivants :
    Le retour sur investissement du logiciel n’est pas à la hauteur de vos attentes.
  • Vous avez dû relever des défis commerciaux tels qu’utiliser un identifiant de connexion pour plusieurs utilisateurs ou suivre des flux de travail compliqués qui ralentissent les projets.

    Pour finir, votre fournisseur actuel pourrait vous contacter pour vous faire part de nouvelles fonctionnalités, ou vous en avez entendu parler via des pairs. Tous ces cas de figure sont des raisons valides d’évaluer de nouvelles options, alors donnez-vous deux à trois mois pour faire vos recherches.

Privilégiez les fonctionnalités à réduire et faites des économies

Dans des conditions économiques normales, 64 % des personnes interrogées indiquent avoir déclassé ou résilié au moins un abonnement.

Si la plupart des entreprises évaluent de nouveaux logiciels pendant chaque période de renouvellement de licence, que font-elles, exactement ? La majorité d’entre elles ont tendance à ajouter des fonctionnalités ou à développer des services. Mais pour bon nombre d’entre elles, le but est d’obtenir les mêmes fonctionnalités à un coût réduit.

Raisons de renouvellement de logiciel

Alors que vous étudiez de nouvelles fonctionnalités, profitez-en pour déterminer lesquelles ont réellement un impact positif pour votre entreprise et celles dont vous pourriez vous passer.

Les fournisseurs de logiciels veulent bien sûr vous compter parmi leurs clients aussi longtemps que possible. Ils feront de leur mieux pour mettre à votre disposition l’ensemble de fonctionnalités que vous désirez, même en cas de dépense moindre. 

Comment passer à l’action :

Classez les fonctionnalités en trois catégories : essentielles, importantes et optionnelles. Demandez à ce que le fournisseur vous montre combien vous pourriez économiser si certaines fonctionnalités optionnelles étaient éliminées.

La période de renouvellement est également le bon moment pour passer en revue vos besoins en termes d’assistance. Après plus d’un an avec un logiciel, vous pourriez peut-être vous passer des options de support technique. Demandez à votre fournisseur s’il peut mettre à votre disposition un plan d’assistance sur mesure.

Consultez notre article sur les meilleures pratiques pour acheter un logiciel et téléchargez un modèle d’évaluation de ces fonctionnalités, puis découvrez comment évaluer le coût réel d’un logiciel (lien en anglais) au fur et à mesure que la date de renouvellement approche.

Optez pour un abonnement court

55 % des acheteurs s’engagent à des contrats de 12 mois ou moins.

À l’époque où les logiciels étaient uniquement installés en local, les contrats de plusieurs années s’avéraient intéressants. Après tout, il fallait plusieurs mois pour exécuter correctement un nouveau programme : mais de nos jours, les logiciels basés sur le cloud donnent plus de pouvoir aux acheteurs.

Les logiciels Software-as-a-Service (SaaS) s’avèrent particulièrement intéressants pour les petites et moyennes entreprises : ils sont moins coûteux à acquérir avec une tarification par abonnement et la flexibilité qu’ils fournissent signifie que vous pouvez y accéder depuis n’importe quel appareil avec un navigateur Internet. Cela permet de facilement passer d’un système à un autre.

Estimation de la durée moyenne d’un contrat de logiciel

Chaque fournisseur a ses propres politiques concernant la durée de ses contrats et propose généralement des remises pour des engagements d’au moins 12 mois. Assurez-vous de bien comprendre vos options.

Comment passer à l’action :

Avant de renouveler votre abonnement, révisez votre contrat actuel pour comprendre ce qui vous attend au moment de le résilier. Vous y trouverez des clauses courantes :

  • Résiliation pour convenance ou cause : « pour convenance » indique que vous pouvez résilier le contrat pour n’importe quelle raison, et « pour cause » signifie que vous ne pouvez le résilier que si le fournisseur ne respecte pas votre accord.
  • Frais de résiliation anticipée : les fournisseurs incluent généralement des frais ou d’autres pénalités en cas de résiliation anticipée afin de le compenser pour la perte d’un client.
  • Exigences après la résiliation : Quand vous résiliez un abonnement logiciel, que ce soit anticipé ou non, il se peut que vous ayez des obligations à remplir. Par exemple, le contrat doit couvrir les modalités de collecte et de retrait de toutes vos données du système.

Prenez connaissance des clauses de résiliation de votre contrat. Si vous êtes satisfait du logiciel après une période d’abonnement, vous pouvez opter pour un contrat plus long. Un contrat court peut s’avérer plus coûteux, mais vous permet de facilement changer de logiciel.

Ne vous contentez pas d’un logiciel imparfait

52 % des personnes interrogées (726 individus) indiquent qu’elles ont renouvelé au moins un contrat d’abonnement même si elles n’étaient pas pleinement satisfaites de l’outil.

Plus de la moitié des entreprises interrogées ont renouvelé un abonnement pour un outil qu’elles n’appréciaient pas. Il peut y avoir bien des raisons pour lesquelles votre outil actuel s’avère adéquat malgré tout.

Raisons de renouvellement d’une licence de logiciel et des cas d’insatisfaction
Cependant, vous n’avez pas à vous contenter d’un outil qui ne vous satisfait pas complètement. Nous vous conseillons de commencer par explorer les 750 catégories de logiciels de Capterra. Chaque page produit inclut une note globale avec des scores évaluant la facilité d’utilisation, la qualité du service client, les fonctionnalités, le rapport qualité/prix, ainsi que des avis d’utilisateurs authentiques, afin d’accélérer la prise de décision.

Comment passer à l’action :

Entamez les recherches en amont. Lors de la dernière année de votre abonnement, planifiez des réunions régulières pour une équipe d’évaluation de logiciels, composée des parties prenantes clés de votre entreprise, pour déterminer les éléments suivants :

  • Problèmes avec le système actuel
  • Alternatives avec des fonctionnalités similaires

    Cela vous aidera à comprendre vos options bien avant que n’expire votre abonnement. Consultez la première étape de l’article sur les 6 clés pour réussir une négociation de contrat de logiciel : il convient d’inclure à ces réunions les mêmes intervenants dont vous aurez besoin pour une équipe dédiée à la négociation.

Comment appliquer ces conseils

La période de renouvellement représente le moment idéal pour passer en revue des outils concurrents. Cependant, si vous êtes satisfait de votre outil actuel, il vaut mieux tout simplement prolonger votre abonnement. Suivez ces conseils :

Et maintenant ? Consultez notre catalogue de logiciels de test automatisé pour trouver le logiciel qu’il vous faut !

Cet article peut faire référence à des produits, programmes ou services qui ne sont pas disponibles dans votre pays, ou qui peuvent être limités par les lois ou règlements de votre pays. Nous vous suggérons de consulter directement l'éditeur du logiciel pour obtenir des informations sur la disponibilité du produit et le respect des lois locales.

À propos de l'auteur

Content Analyst pour Capterra, à l'affût des dernières tendances technologiques et stratégiques pour les PME. Spécialisée en e-commerce, passionnée de podcast audio et des carlins.

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