Optimisez l’adoption de nouveaux logiciels en 3 étapes

Publié le 07/09/2021 par Taylor Short et Emilie Audubert

Classez les utilisateurs de logiciels pour encadrer efficacement ceux qui ont besoin d’aide dans l’apprentissage d’un nouvel outil.

Conseils d'optimisation pour le choix d’un nouveau logiciel
3 conseils pour optimiser l’adoption d’un nouveau logiciel

Votre nouveau logiciel n’est utile que si vos employés l’utilisent correctement. Suivre les flux de travail, renseigner des champs importants, taguer les collègues concernés… Il y a bien des façons de passer à côté de fonctionnalités cruciales.

Suivre les trois étapes que nous vous présentons dans cet article peut vous permettre de comprendre quels sont les obstacles rencontrés par les utilisateurs avec les logiciels existants, d’identifier les points d’efficacité et ceux à améliorer, ainsi que de gérer tout problème rencontré.

Nous vous présentons les actions à réaliser pour vous assurer que les employés utilisent correctement votre nouvelle solution logicielle.

Voici les trois étapes distinctes :

  1. Collectez les retours des utilisateurs le plus tôt possible
  2. Identifiez les utilisateurs qui ont besoin d’aide
  3. Éliminez les obstacles à l’adoption

Collectez les retours des utilisateurs le plus tôt possible

Dans de nombreux cas, les chefs d’entreprise peuvent choisir des logiciels et certaines technologies dans leur organisation sans considérer les opinions des utilisateurs les plus impactés au quotidien.

Mais les recherches (lien en anglais pour les clients Gartner) menées par Gartner sur ce qui motive le plus efficacement les employés à utiliser les logiciels montrent que le fait de recueillir leur avis dès le début du processus, au moment de l’élaboration d’un dossier commercial ou de la création d’une liste de fonctionnalités, a le plus grand impact positif sur l’adoption.

Activités d’évaluation pour l'adoption d’un nouveau logiciel
Activités d’évaluation favorisant l’adoption d’un nouveau logiciel par les utilisateurs

Plus vous tardez à inclure les utilisateurs quant au choix du logiciel, plus ils auront du mal à l’adopter correctement. Vous pouvez augmenter de 55 % les chances d’adoption simplement en impliquant les utilisateurs au plus tôt dans le processus. Attendre l’étape de sélection de fournisseurs peut s’avérer trop tard.

Passez à l’action : Où que vous vous trouviez dans le processus, il est important de faire preuve de transparence.

  • Si vous avez déjà un fournisseur de logiciels en tête, assurez-vous de communiquer dans un e-mail ou lors d’une réunion le problème que vous souhaitez résoudre grâce à ce nouvel outil et pourquoi vous pensez que ce fournisseur est le meilleur.
  • Si vous n’en êtes qu’au début du processus, mettez du temps de côté pour récolter les retours individuels concernant le logiciel existant. Sollicitez un échantillon d’utilisateurs variés au sein de la hiérarchie et dans diverses équipes pour mieux identifier les deux ou trois problèmes les plus courants.

Identifiez les utilisateurs qui ont besoin d’aide

Divisez vos utilisateurs en groupes selon les défis qu’ils rencontrent peut être  une façon efficace de déterminer les obstacles à venir. Et si vous les divisez selon leur degré d’aisance avec le logiciel, cela vous facilitera la tâche.

 Reconnaissance des différents modèles d’utilisateurs et engagement
Identification des différents modèles d’utilisateurs pour favoriser l’adoption d’un nouveau logiciel

Après une courte enquête, vous pouvez classer les utilisateurs selon leurs compétences et déterminer comment résoudre leurs problèmes.

Passez à l’action : Créez et partagez une simple enquête destinée à tous les utilisateurs finaux de l’entreprise, et incluez les questions suivantes : 

  • Quel est votre rôle dans l’entreprise ?
  • Quel pourcentage de vos tâches quotidiennes requiert l’utilisation de [logiciel existant] ?
  • De 1 à 10, comment évaluez-vous votre niveau de compétence avec [logiciel existant] ?

Collectez les réponses et représentez-les sous forme de graphiques qui affichent les degrés d’interaction et de compétence sur les axes X et Y pour regrouper facilement les utilisateurs semblables.

Éliminez les obstacles à l’adoption

Vous avez glané des retours de qualité au sujet des obstacles ainsi que des données quantitatives pour classer vos employés. Maintenant, il est temps d’aider chacun d’entre eux à relever les défis qu’il rencontre.

Gartner (lien disponible en anglais pour les clients Gartner) recommande plusieurs tactiques pour encourager l’adoption de nouveaux logiciels selon les défis spécifiques d’un utilisateur ou ses sentiments vis-à-vis de la nouvelle solution :

Informer : Pour les utilisateurs qui ne comprennent pas les raisons d’un tel changement.

  • Indiquez les avantages à tirer de la nouvelle technologie.
  • Incluez-les dans un e-mail pour suivre l’évolution de l’implémentation et de la formation.

Rassurer : Pour les utilisateurs qui ne comprennent pas le rôle qu’ils ont à jouer.

  • Faites la liste des exemples de “victoires” déjà remportées avec le nouveau logiciel.
  • Demandez à un utilisateur modèle de préparer une session de questions-réponses.

Convaincre : Pour les utilisateurs qui résistent au changement.

  • Expliquez pourquoi ce nouvel outil va s’avérer utile.
  • Concentrez-vous sur les avantages dont ils vont personnellement bénéficier.

Impliquer : Pour les utilisateurs qui comprennent la valeur d’un nouveau logiciel.

  • Encouragez-les à promouvoir l’utilisation du nouveau système.
  • Faites remonter les “victoires” pour mettre en valeur les avantages de l’outil.

Essayez  en priorité ces approches sur vos utilisateurs critiques pour relever les obstacles les plus courants à l’adoption d’un nouveau logiciel, puis passez aux utilisateurs critiques et aux non-utilisateurs si besoin.

Passez à l’action : Planifier de courtes réunions avec chaque groupe, proposer des outils en libre-service disponibles sur l’intranet ou le serveur de votre entreprise (une page de FAQ, une base de connaissance…) peut s’avérer utile.

Incitez vos employés à faire bon usage du nouveau logiciel

Tout changement impactant le quotidien d’un employé suscitera des réactions plus ou moins négatives. Les aider à comprendre et à accepter un nouvel outil représente un projet de plus à gérer au sein de votre organisation. Les défis  et les données tirées de vos employés vous aideront au fil du processus.

Pour apprendre à mieux gérer les utilisateurs les plus hésitants, consultez les trois méthodes indiquées dans cet article Capterra.

Et maintenant ? Consultez notre catalogue de logiciels pour trouver l’outil qu’il vous faut.

Cet article peut faire référence à des produits, programmes ou services qui ne sont pas disponibles dans votre pays, ou qui peuvent être limités par les lois ou règlements de votre pays. Nous vous suggérons de consulter directement l'éditeur du logiciel pour obtenir des informations sur la disponibilité du produit et le respect des lois locales.

À propos de l'auteur

Content Analyst pour Capterra, à l'affût des dernières tendances technologiques et stratégiques pour les PME. Spécialisée en e-commerce, passionnée de podcast audio et des carlins.

Content Analyst pour Capterra, à l'affût des dernières tendances technologiques et stratégiques pour les PME. Spécialisée en e-commerce, passionnée de podcast audio et des carlins.