6 clés pour réussir une négociation de contrat de licence de logiciel

Publié le 19/08/2021 par Taylor Short et Emilie Audubert

Compilez des informations cruciales sur le fournisseur et montez une équipe pour représenter vos besoins logiciels.

Conseils négociation de contrat de licence logiciel

Votre entreprise a choisi un nouvel outil et l’heure est venue de négocier le contrat de licence de logiciel associé.

Les fournisseurs de logiciels souhaitent bien sûr que vous soyez satisfait de leur outil, mais ils comptent aussi sur des équipes chargées de maximiser leurs bénéfices. Vous devrez donc faire preuve de finesse pour négocier au mieux. Gartner vous recommande les astuce suivantes pour acquérir votre licence logiciel dans les meilleures conditions. Nous avons également résumé les actions clés à prendre à chaque étape (disponible en anglais pour les clients Gartner ).

1. Formez une équipe en charge de la négociation

Le fournisseur enverra sa meilleure équipe s’occuper des négociations. Vous devrez faire de même. La composition de votre équipe dépendra bien évidemment de la taille de votre entreprise et de vos ressources. Le tableau ci-dessous met en valeur les aspects à prendre en compte :

 

Aspect important À prendre en compte
Acquisition  
  • Stratégie de négociation
  • Demande de création de propositions
  • Grille tarifaire
Contrats et aspects juridiques
  • Rédaction et révision des contrats
  • Conditions et exigences juridiques
  • Liste de conditions d’utilisation
  • Révision des contrats et base de données
Besoins commerciaux
  • Communication des besoins
  • Traitement des performances
  • Exigences matérielles et logicielles
  • Standards technologiques
Développement de l’application
  • Gestion de projet
  • Développer ou acheter ?
  • Efforts de personnalisation
Finance et comptabilité
Gestion des fournisseurs
  • Relations
  • Évaluation des performances
Sécurité de l’information
  • Politique de sécurité IT
  • Confidentialité des données
  • Conformité réglementaire

Utilisez ce tableau pour guider les membres de votre équipe. Bien entendu, chaque entreprise a ses propres ressources. Si le besoin s’en fait ressentir, sélectionnez les meilleurs candidats capables de se charger de plusieurs responsabilités.

2. Trouvez les coûts cachés

Vous devrez probablement payer plus que ce qui est indiqué sur le site web du logiciel choisi et, à moins que vous n’en fassiez la demande expresse, les fournisseurs ne vous présenteront pas une grille tarifaire détaillée. Pour passer à la phase de négociation, posez des questions sur les aspects budgétaires suivants :

Tableau aspects budgétaires considérés lors de la négociation

Vous devrez étudier chaque aspect de la tarification pour obtenir un coût le plus précis possible. Selon les besoins de votre entreprise, certaines méthodes de tarification pourraient bien être avantageuses sur tous les tableaux. Par exemple, une entreprise qui multiplie les embauches peut tirer parti d’un modèle d’abonnement qui autorise des utilisateurs en nombre illimité à un prix donné.

Évitez les écueils liés à la surfacturation en examinant chaque méthode de tarification logicielle (disponible en anglais pour les clients Gartner en anglais) :

tableau comparatif pour contre tarification logiciel

3. Étudiez les conditions d’utilisation

Les conditions d’utilisation liées au contrat de licence de logiciel décrivent les risques et les avantages associés. Chaque fournisseur inclut des termes qui varient de l’un à l’autre. Il est plus simple de faire une liste des éléments incontournables pour votre entreprise.

Ces termes changent selon la méthode de déploiement, que vous installiez le logiciel sur site ou que vous y accédiez via un navigateur.

Voici des exemples de conditions d’utilisation pour ces deux types de déploiement :

Logiciel sur site Logiciel SaaS et cloud
  • Mesures de tarification définies
  • Plan de récupération clair
  • Augmentation plafonnée des frais de renouvellement de la maintenance
  • Audits autorisés
  • Coût de remplacement du matériel
  • Protection contre le regroupement et le changement de nom
 
  • Protection du tarif de renouvellement
  • Pénalités acceptables en cas de défaillances du côté fournisseur
  • Personnalisation, test et développement autorisés
  • Conditions claires relatives à la confidentialité et la sécurité des données
  • Services d’assistance définis
  • Conversion sur site autorisée

4. Découvrez les motivations du fournisseur

Le fournisseur essaie sûrement d’en savoir plus sur votre budget, sur la façon dont vous voulez payer, qui est chargé d’approuver l’offre, et qui prend la décision finale.

Cela l’aidera bien entendu à négocier en sa faveur, mais vous pouvez bien entendu faire de même pour mieux comprendre ses motivations et bénéficier du même avantage.

Voici quelques questions à poser :

  • Comment êtes-vous payé : commission seule, ou salaire et commission ?
  • Recevez-vous des bonus au fil de l’année ? Quand recevez-vous votre plus gros bonus ?
  • Recevez-vous un meilleur bonus pour certains logiciels et services ? Lesquels, et comment est-ce que le programme de prime fonctionne-t-il ?

Après avoir recueilli ces informations, déterminez si ces facteurs peuvent vous fournir un avantage.

Pensez à la fin de l’année fiscale : certains fournisseurs vous poussent-ils à conclure un marché ? Les équipes commerciales sont d’ordinaire agressives, mais passent au niveau supérieur vers la fin de l’exercice financier. Vous devriez faire de même.

Faites durer les échanges jusqu’à la fin d’un trimestre ou d’une année fiscale pour tirer parti de cette échéance et bénéficier d’un meilleur prix.

Exemple tableau planification négociation fournisseurs

Si votre fournisseur est une start-up, n’oubliez pas que la plupart de ces entreprises nées de la croissance exponentielle des logiciels basés sur le cloud proposent des contrats et des conditions plus souples que les grands groupes. Un fournisseur agile pourrait bien vous aider à identifier vos besoins tout en rentrant dans le budget.

Cette start-up pourrait également se préparer à lever des fonds. Dans ce cas, le fournisseur souhaitera gagner des clients et augmenter ses bénéfices juste avant de solliciter des investissements.

Selon la taille et le type de fournisseur de logiciels, vous trouverez des informations relatives à l’acquisition, la campagne de financement et les investisseurs sur Crunchbase (en anglais).

5. Utilisez une carte de score pour identifier les meilleures options

Appuyez-vous sur les critères listés plus bas pour comparer les meilleures options les unes aux autres. Vous saurez ainsi à quel niveau vous impliquer ou s’il vaudrait mieux laisser tomber.

Assignez une note de 1 à 5 à chaque critère et pensez sérieusement à celui qui a le plus de poids pour vous au moment de déterminer le gagnant. Voici quelques exemples :

  • Prix
    • Frais de licence
    • Coûts de personnalisation et d’implémentation
    • Frais d’entretien
    • Frais de formation
  • Fonctionnalités incontournables et optionnelles
  • Exigences d’exploitation (compatibilité et mobilité)
  • Intégrations
  • Capacités d’assistance et de formation
  • Risques inhérents aux conditions d’utilisation

Fichier téléchargeable Score Card

Télécharger notre template de carte de score  pour la négociation de contrat de licence logiciel


Après avoir évalué chaque fournisseur, étudié les conditions d’utilisation et compris les enjeux pour le fournisseur comme pour votre entreprise, vous savez désormais si vous pouvez vous permettre de renoncer à un accord donné pour opter pour une option plus intéressante.

Votre liste de critères et d’alternatives valides vous permet d’abandonner les négociations avec des fournisseurs moins bien notés quand la conversation ne va pas dans le bon sens. Si vous renoncez à un accord avec un fournisseur, prenez le temps de discuter avec votre équipe :

  • Redéfinissez vos attentes
  • Renforcez vos tactiques de négociations
  • Déterminez si la seconde meilleure option en vaut la peine

Avec chaque conversation, vous apprendrez à tirer parti de vos recherches et saurez mieux répondre aux questions délicates des fournisseurs.

Compilez les ressources les plus utiles

Votre entreprise se doit d’être préparée pour mener à bien une conversation cruciale. Pour récapituler : rassemblez une équipe de négociateurs, comprenez la nature des coûts cachés et des conditions d’utilisation acceptables, puis développez une stratégie qui met la pression sur le fournisseur.

Et maintenant ? Consultez notre catalogue de logiciels pour trouver l’outil qu’il vous faut.

 

 

 

Cet article peut faire référence à des produits, programmes ou services qui ne sont pas disponibles dans votre pays, ou qui peuvent être limités par les lois ou règlements de votre pays. Nous vous suggérons de consulter directement l'éditeur du logiciel pour obtenir des informations sur la disponibilité du produit et le respect des lois locales.

À propos de l'auteur

Content Analyst pour Capterra, à l'affût des dernières tendances technologiques et stratégiques pour les PME. Spécialisée en e-commerce, passionnée de podcast audio et des carlins.

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