Si les signatures électroniques ont vu le jour il y a déjà quelques années, elles n’ont jamais été aussi populaires que depuis la crise du COVID-19. Qu’il s’agisse d’apposer un nom à un contrat, de signer de nouveaux accords entre partenaires, de nombreuses entreprises de toutes tailles ont compris l’importance des logiciels de signature électronique.
Nous allons vous expliquer en quoi elle consiste, comment en créer une pour votre PME et quel logiciel de signature électronique peut vous y aider.
L’utilisation de la signature électronique dans un monde marqué par la distanciation sociale
Vous le savez sûrement, mais la signature électronique est la version numérique d’une signature manuscrite. Elle fonctionne de la même façon : elle authentifie un signataire autorisé et une entité de certification, ce qui assure la validité de la signature, même si le document en question n’est pas sauvegardé au format PDF ou Word.
La signature électronique garantit des flux de travail plus fluides et plus efficaces : au moment de conclure un accord avec un nouveau client plus besoin d’imprimer, de scanner ou d’envoyer des contrats par courrier.
Comment un logiciel de signature électronique aide les entreprises ?
La signature peut figurer au sein de sections dédiées (champ ou ligne de signature) sur des formulaires ou des contrats. Elle peut même être automatisée afin de figurer à plusieurs endroits. De nombreuses autres fonctionnalités associées aux logiciels de signature électronique sont disponibles : des logs indiquant par qui et quand le document a été signé, la vérification de l’emplacement correct des signatures dans les champs correspondants, ou encore une protection contre la fraude, grâce à la vérification de l’autorisation de la signature émise.
De plus, d ivers systèmes d’authentification sont implémentés dans les technologies de signature électronique : e-mails de vérification ou authentification à facteurs multiples avec l’envoi d’un code PIN vers un smartphone, ainsi que l’utilisation de données de géolocalisation.
Certaines applications de signature digitale pour smartphone génèrent automatiquement un PDF à partir de documents papier, sur lesquels, on peut apposer sa signature électronique. Il s’agit d’une fonctionnalité très utile pour les effectifs à distance, ou quand les arrangements contractuels doivent être résolus sur le terrain.
Pour garantir la confidentialité des signatures électroniques, il existe plusieurs solutions qui ont fait leur preuve. Des méthodes de cryptographie avancées ont ainsi été développées, tout comme la possibilité de faire appel à des dispositifs Bluetooth pour confirmer l’authenticité de l’identité du signataire, quand personne ne peut servir de témoin. Les blockchains sont également de la partie, en vérifiant la date et l’identité du signataire du document, vous évitant ainsi toute antidatation mal intentionnée.
Comment procéder à la création de votre propre signature électronique ?
Même pour les grandes entreprises, le coût associé à la création d’un logiciel de signature électronique est bien trop élevé. Il s’agit d’un outil difficile à concevoir compte tenu du nombre de mesures de sécurité à implémenter.
Heureusement, il existe sur le marché de nombreuses solutions conçues tout spécialement pour les entreprises désireuses d’adopter la signature électronique. Cela veut également dire que vous avez l’embarras du choix au moment de sélectionner une solution : le guide des logiciels de signature électronique va vous guider pas à pas.
Vous trouverez ici des programmes tels que DocuSign, PandaDoc ou eFile Cabinet, parmi d’autres options. Que vous souhaitiez une application adéquate pour les documents légaux dans une certaine juridiction, une solution basée sur le cloud ou un logiciel proposant des options de personnalisation, vous trouverez certainement l’outil qui correspond à vos besoins.
Il est important par ailleurs de rappeler que chaque entreprise doit évaluer quelles sont ses nécessités pour choisir le logiciel de signature électronique qui lui correspond. Si certaines ne comptent que sur quelques signataires, des PME en contact direct avec le grand public auront un volume plus conséquent d’accords à faire signer quotidiennement.
Les solutions présentées varient selon les besoins et les budgets.
Si vous hésitez quant au type de programme à adopter, optez pour un logiciel de signature électronique proposant une version d’essai gratuite.
