À l’heure actuelle, aucune entreprise ne peut réussir sans de solides solutions logicielles à sa disposition. Des plus modestes PME aux grandes entreprises, les logiciels sont nécessaires si vous voulez que votre entreprise se développe et ne se contente pas de survivre.
Une étude de 2019 (en anglais) révèle que les PME utilisent environ 73 applications chacune en 2018, et les grandes entreprises en utilisent environ 129. Cela ne signifie pas que vous devez accumuler des dizaines de logiciels pour imiter vos concurrents, mais vous pouvez sûrement explorer une sélection d’outils pour améliorer les opérations et éliminer les programmes redondants. Cette sélection porte aussi le nom de “technology stack”, ou “tech stack”.
Cependant, pour créer un tech stack efficace, il ne suffit pas de choisir des logiciels et de les déployer. Il faut considérer les points suivants :
- De quels types de logiciels votre entreprise a-t-elle besoin ?
- Quels processus bénéficieront de l’automatisation ?
- Les outils vous seront-ils utiles sur le long terme ?
- Et surtout, est-ce que les outils vont fonctionner ensemble ?
En résumé, vous ne pouvez pas commencer à acheter des applications pour votre tech stack : vous devez élaborer une stratégie et vous y tenir.
Pour vous aider, nous allons vous présenter l’une des stratégies viables pour construire votre tech stack. Nous allons également aborder les points importants à garder en tête au moment de choisir les bons outils pour votre entreprise.
Voici les points abordés dans cet article :
Qu’est-ce qu’un tech stack ?
Un tech stack désigne un ensemble d’outils logiciels basés sur le cloud qui opèrent ensemble pour atteindre un objectif métier donné. Ces outils peuvent être intégrés directement les uns avec les autres ou peuvent coexister sans intégration requise (comme Microsoft Excel et SpreadsheetWeb, par exemple).
Votre entreprise pourrait aussi avoir besoin de plusieurs tech stacks : un tech stack pour vos processus marketing et un autre pour vos processus de développement d’applications.
Maintenant, étudions les étapes à suivre pour concevoir le bon tech stack.
Étape 1 : identifiez les processus à automatiser
Pour déterminer quels processus sont prêts à être automatisés, compilez vos processus principaux et décomposez-les en étapes individuelles. Notez chaque étape le long d’une ligne droite ou sur des Post-its à arranger horizontalement.
Maintenant, passez les étapes en revue et déterminez comment elles sont liées les unes aux autres au sein du processus et avec les autres processus. Ensuite, essayez d’isoler les inefficacités. Pour ce faire, posez-vous les questions suivantes :
- Y a-t-il des zones affectées par un processus qui les ralentit ?
- Y a-t-il plusieurs signatures, approbations ou transferts dans les processus ?
- Y a-t-il un processus particulier qui soit trop long, de plus de 10 étapes ? Peut-il être simplifié ?
- Y a-t-il des étapes superflues qui ajoutent peu de valeur à un processus ?
- Y a-t-il des goulots d’étranglement qui affectent un processus en particulier ?
Répondre à ces questions vous aidera à identifier où vos processus perdent en efficacité. Chaque zone d’inefficacité que vous identifiez représente une opportunité d’automatiser un processus.
Conseil
N’oubliez pas les facteurs opérationnels quand vous cherchez des processus à automatiser. Par exemple, vous avez peut-être des processus à coût d’erreur élevé ou comprenant des risques d’erreur humaine plus élevés en raison de leur complexité, ou des processus qui requièrent une documentation à jour pour garantir la transparence et qui s’exécutent sur des systèmes existants devenus trop coûteux pour être maintenus.
Vous devrez garder ce genre de détails en tête pour avoir une vue d’ensemble complète des risques et des inefficacités.
Étape 2 : choisissez entre les outils spécifiques au secteur ou au processus
Quand vous construisez votre tech stack, vous vous demandez peut-être s’il est plus sage d’opter pour un outil adapté au secteur d’activité ou au processus donné.
Les premiers sont conçus selon les bonnes pratiques de l’industrie, tandis que les deuxièmes sont plus faciles à implémenter et à utiliser. Alors que les outils spécifiques à l’industrie ont tendance à être coûteux, les outils spécifiques aux processus sont généralement disponibles à prix modéré mais peuvent compter sur peu de fonctionnalités personnalisables.
Parmi les outils spécifiques au secteur, on peut compter les logiciels d’ e-commerce, de banque en ligne, ou de construction. Les outils spécifiques aux processus, quant à eux, comprennent les logiciels de facturation, de marketing automation et de CRM.
Pour choisir le bon outil, focalisez-vous sur le défi principal que votre entreprise cherche à relever et déterminez si c’est un défi unique au secteur. Par exemple, si vous travaillez dans le secteur bancaire et rencontrez des difficultés à gérer les dossiers de prêts, vous devrez opter pour un outil dédié. Par contre, si c’est la gestion des factures ou la génération de leads qui vous pose problème, vous pouvez opter pour un outil qui n’est pas spécifique à votre industrie.
Conseil
Au moment de choisir une application, prenez en compte les différences entre plateformes tout-en-un et outils spécialisés, ainsi qu’entre les outils prêts à l’emploi et les logiciels conçus sur mesure . À ce moment-là, votre défi métier ne sera pas le critère le plus important à prendre en compte. Il s’agira plutôt de vos obligations opérationnelles : délais de projets, capacités de ressources, budget IT.
Étape 3 : consultez les avis des utilisateurs
Les avis en ligne exercent une réelle influence sur les décisions d’achat.
Voici comment tirer parti des avis clients pour votre recherche :
- Trouvez des avis spécifiques à votre secteur d’activité ou à vos processus, qui mentionneront des fonctionnalités qui vous seront utiles.
- Cherchez des avis qui abordent les points forts et les points faibles du logiciel. Ils devraient également mentionner les fonctionnalités importantes que le logiciel ne propose pas.
- Identifiez des thèmes récurrents dans les avis : les utilisateurs se plaignent-ils souvent d’une fonctionnalité donnée, de l’interface utilisateur ou de la facilité d’utilisation ? Si un grand nombre d’avis mentionnent le même problème, c’est mauvais signe.
Vous pouvez également consulter cet article pour mieux comprendre l’importance des avis pour vos prospects.
Conseil
Essayez de trouver des utilisateurs reconnus comme points de référence. Ils vous aideront non seulement à comprendre leur expérience mais aussi à dissiper vos doutes. Vous pouvez poser des questions utiles au sujet du logiciel (ont-ils eu besoin de personnaliser la solution, et, si oui, pourquoi ?), de son implémentation (quelles tâches ont-ils dû gérer pendant l’implémentation ?) ou toute autre question qui pourrait vous aider à prendre une décision. Voici une liste de 25 questions pertinentes (en anglais) à poser à une référence dans votre secteur.
Étape 4 : planifiez sur le long terme
Quand vous construisez un tech stack, vous devez prendre en compte tout besoin futur afin d’adapter vos processus à la croissance de votre entreprise.
Pour mieux comprendre ce concept, vous pouvez consulter l’exemple fourni par Stacy Caprio, fondatrice de Growth Marketing. Son entreprise a sélectionné une application logicielle populaire pour gérer le marketing automation des e-mails. Cependant, quand ils dépassèrent les 2 000 abonnés, le type de licence de l’outil devint bien trop coûteux. En dernier ressort, il fallut arrêter d’utiliser l’outil et en chercher un autre.
Pour éviter de changer de fournisseur régulièrement, voici les critères à prendre en compte :
- Personnalisation : une plateforme logicielle personnalisable vous permet d’apporter des modifications à l’outil pour répondre à vos besoins commerciaux. Par exemple, si vous ajoutez d’autres produits ou services à votre portefeuille d’offres, vous aurez besoin de fonctionnalités supplémentaires. Une plateforme personnalisable vous permettra de modifier l’outil pour répondre à ces besoins.
- Évolutivité : quand votre entreprise se développe, que ce soit en termes de ventes ou de nouveaux marchés, elle doit gérer davantage de données. L’application que vous choisissez devra être évolutive pour s’adapter au volume grandissant d’informations.
- Intégration : les outils figurant dans votre tech stack doivent faciliter l’intégration tierce. Cela vous permettra d’échanger facilement des données entre les logiciels et vous garantir un fonctionnement sans heurts.
- Prix abordable : comme nous l’avons vu dans l’exemple de Growth Marketing, certains outils peuvent devenir trop coûteux quand vient le moment de passer à la vitesse supérieure. Demandez au fournisseur de vous présenter les types de licence dont vous pourriez avoir besoin à l’avenir.
Conseil
Au moment de passer en revue ces critères, impliquez les équipes qui seront le plus affectées par les outils figurant dans votre tech stack. Identifier ces équipes sera bien utile au moment de choisir des outils spécifiques aux processus. Pour les outils spécifiques au secteur, considérez le ou les défis les plus importants pour votre entreprise et déterminez quelles équipes en sont le plus impactées.
Consultez-les et demandez-leur quelles sont leurs attentes. Par exemple, l’équipe marketing devrait avoir une idée claire de l’évolution de leurs besoins et comment les outils compris dans un stack de technologie marketing devraient pouvoir y répondre.
Et maintenant ?
Une fois que vous avez compris ce dont vous avez besoin et les critères selon lesquels vous devrez évaluer un outil, passez aux étapes suivantes pour réaliser votre sélection finale :
- Dressez une liste : identifiez trois à cinq logiciels qui vous intéressent le plus.
- Mettez la main à la pâte : une fois que vous avez votre liste, vérifiez si les fournisseurs proposent une version d’essai gratuite. Cela peut vous aider à vous faire une idée réaliste des fonctionnalités fournies. Votre équipe peut utiliser la version d’essai et vous indiquer les points forts et les points faibles.
- Obtenez une démo : si vous ne pouvez pas obtenir une version d’essai gratuite, essayez de prévoir une démonstration avec le fournisseur. Il pourra ainsi vous présenter les fonctionnalités de l’outil et répondre à vos questions. Assurez-vous d’avoir étudié le produit en amont et préparez une liste de questions essentielles avant d’assister à la démo.
Une fois que vous avez obtenu réponse à vos questions auprès du fournisseur et évalué les performances des outils, il est temps de passer à la sélection finale. Avant d’acheter les outils, passez en revue les clauses du contrat avec le fournisseur, vérifiez si vous pouvez bénéficier de remises, confirmez les options de paiement et définissez clairement les responsabilités de l’éditeur une fois l’achat réalisé.
Ensuite, félicitez-vous d’avoir construit le tech stack le plus adapté à vos besoins ! Les efforts que vous avez investis dans le processus d’achat se traduiront par une efficacité et des bénéfices accrus.
