Digital workplace : le bureau de demain

Publié le 29/06/2020 par Caroline Rousseau

organisation des nouveaux espaces de travail

Les récentes évolutions observées dans le monde du travail confortent l’émergence d’un modèle déjà bien connu dans de nombreux milieux professionnels, fondé sur une plus grande flexibilité et une mobilité accrue. Faciliter l’accès aux ressources de l’entreprise, en tout lieu et à tout instant, est l’un des principaux défis de cette nouvelle dynamique. La tendance est d’autant plus prononcée que la transformation numérique gagne tous les secteurs d’activité et donne lieu à l’émergence de solutions innovantes telles que les logiciels de digital workplace. Concept très actuel, la digital workplace répond aux enjeux du travail moderne et présente des avantages multiples aussi bien pour les travailleurs que pour les entreprises.

Qu’est-ce que la digital workplace ?

La digital workplace est un environnement numérique de travail offrant aux utilisateurs un accès centralisé à l’ensemble des outils et informations nécessaires à l’exercice de leurs fonctions au sein de l’entreprise. Elle apparaît ainsi comme une version numérique du bureau physique ou de la salle de réunion. C’est une plateforme collaborative unifiant les principales ressources exploitées par l’entreprise dont les mails, la messagerie instantanée, les médias sociaux, les logiciels professionnels et la gestion documentaire. Selon les spécificités, la digitale workplace peut également intégrer des applications métiers spécifiques. Elle s’adapte ainsi aux besoins de chaque organisation.

Découlant directement des évolutions de l’intranet, la digital workplace est une solution complexe qui va au-delà du portail d’entreprise et des suites de productivité comme Office 365 ou G-Suite. Ces dernières se limitent en effet à donner accès à une diversité d’applications ainsi qu’à un environnement de travail collaboratif, sans pour autant assurer l’interconnectivicté et l’intégration des outils entre eux.  La digital workplace est un espace de travail virtuel unifié, basé sur les deux principes fondateurs que sont l’intégration et la collaboration.

Quels sont les enjeux de cet outil révolutionnaire ?

La digital workplace s’adapte aux nouvelles approches de travail, de plus en plus transversales et collaboratives. Le renforcement de la productivité des travailleurs et l’amélioration de la communication en entreprise sont les deux principaux enjeux de cet outil d’avenir.

Renforcer la productivité des collaborateurs

Les modes de travail et l’environnement professionnel sont en pleine mutation. Face aux besoins de flexibilité et de mobilité des travailleurs, le télétravail et la virtualisation gagnent du terrain. En unifiant de manière intelligente tous les outils de travail, la digital workplace simplifie l’accès à une diversité de programmes interconnectés de gestion des tâches, ce qui stimule la productivité des collaborateurs. Ces derniers peuvent accéder à leur espace de travail ainsi qu’à l’ensemble des ressources de l’entreprise à tout moment et en tout lieu, qu’ils soient au bureau, à la maison ou en déplacement. Grâce à la centralisation des applications professionnelles parfois pléthoriques, il n’est plus nécessaire de passer continuellement d’un environnement à un autre, ce qui réduit les pertes de temps et améliore l’efficacité des équipes.

Améliorer la collaboration et la communication interne

La communication revêt un enjeu majeur pour les organisations, qui cherchent à toujours mieux fédérer et impliquer les employés. Elle constitue aussi l’un des points importants de la digital workplace. Cette dernière facilite et optimise l’échange d’informations entre les collaborateurs à travers des solutions intégrées de messagerie d’entreprise. L’amélioration de la communication et l’optimisation du partage d’informations contribuent à une meilleure collaboration au sein de l’entreprise, ce qui permet de gagner du temps et d’accroître la productivité des travailleurs. Par ailleurs, la digital workplace crée un environnement de travail dynamique qui renforce l’attractivité de l’emploi. Autant de facteurs qui influent de façon bénéfique sur le rendement des salariés de l’entreprise.

Quels sont les principaux avantages de la digital workplace ?

La digital workplace apporte des bénéfices liés à la transformation numérique de l’entreprise, notamment en matière de mobilité, de flexibilité et de célérité dans l’exécution des tâches. Elle a aussi l’avantage de regrouper ces tâches dans une seule plateforme et d’interconnecter tous les outils et ressources dont l’employé a besoin pour travailler efficacement. Centrée sur les besoins de l’utilisateur, elle crée un environnement sécurisé et fonctionnel qui s’adapte aux usages des travailleurs. Ces derniers peuvent aisément partager des documents et leurs connaissances, fournir de l’aide et des informations, autant qu’ils peuvent en recevoir de leurs collègues.

De manière plus spécifique, la digital workplace permet de :

  • Disposer d’un accès unique et sécurisé aux ressources professionnelles ;
  • Faciliter l’interaction et la communication entre les collaborateurs de façon synchrone ;
  • Impliquer les collaborateurs et organiser la collaboration selon les besoins ;
  • Planifier les tâches dans un calendrier partagé et fluidifier leur gestion ;
  • Capitaliser et partager les connaissances et les ressources en toute simplicité ;
  • Accéder aux documents et informations en mobilité ;
  • Offrir un tableau de bord en temps réel ;
  • Réduire les coûts opérationnels grâce à l’automatisation des tâches.

Les contraintes liées à la mise en place d’une digital workplace

Difficile à mettre en œuvre du fait de sa complexité et de la multiplicité des outils intégrés qui la composent, la digital workplace ne saurait s’imaginer en dehors de la stratégie digitale de l’entreprise. En effet, la mise en place d’une digital workplace implique au préalable une certaine maturité du système d’information de l’organisation. Elle procède de la transformation numérique de l’entreprise, laquelle doit dès lors satisfaire aux exigences de gouvernance, de sécurité, de gestion de données et de formation du personnel.

L’intégration des données est aussi un impératif dans la mise en œuvre de la digital workplace. Cette dernière doit permettre d’intégrer des données depuis une variété de logiciels implémentés. C’est ce qui fait la différence entre la digital workplace et les applications de travail collaboratif. De plus, chaque secteur professionnel a ses spécificités que doit prendre en compte la digital workplace. La plateforme doit dès lors s’adapter aux besoins de chaque organisation. Elle tient ainsi la promesse d’un environnement de travail adapté aux attentes et usages des travailleurs, tout en augmentant leur productivité et leur bien-être au travail.

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