59 % de PME sont passées au télétravail à travers le monde

Du jour au lendemain, la crise de COVID-19 a bouleversé la marche du monde. Que nous habitions le pays des kangourous, celui de la bière, la ville lumière ou la capitale du carnaval, nous avons été nombreux à nous confiner pour travailler à distance. Par conséquent, bien des produits et services ont dû être adaptés virtuellement.

Les employés à distance sont confrontés à de nombreux défis, comme celui d’apprendre à utiliser les nouveaux logiciels de télétravail ou de s’habituer aux nouvelles formes de communication. Tous ces nouveaux outils et processus posent la question de la sécurité informatique. De nombreux pirates profitent de la crise pour attaquer les entreprises et voler des données précieuses : les travailleurs à distance sont une cible facile pour ces criminels. 

Nous avons voulu en savoir plus et compiler des statistiques sur les défis du télétravail, l’utilisation des logiciels et les pratiques de sécurité informatique dans le monde pendant la pandémie. C’est pourquoi Capterra a mené une enquête* auprès de 4 600 employés à plein temps travaillant à distance dans des petites et moyennes entreprises (PME) d’Australie, du Brésil, d’Espagne, de France, d’Allemagne, d’Italie, du Mexique, des Pays-Bas et du Royaume-Uni.

59 % des PME font du télétravail à plein temps

Travailler confortablement dans son salon,  son émission de radio préférée en fond sonore et, surtout, sans les distractions de l’open space : près de 60 % des employés dans le monde travaillent actuellement dans ces conditions.

Nous avons voulu savoir quels sont les 5 aspects du télétravail que les employés apprécient le plus : 

• Ne pas avoir à se déplacer pour se rendre au bureau
• Les horaires de travail adaptés aux responsabilités de la vie personnelle
• Un code vestimentaire décontracté
• Pouvoir travailler plus efficacement que d’habitude
• S’occuper des enfants et des animaux domestiques

Le télétravail, c’est l’avenir : 55 % pensent que leur entreprise pourrait fonctionner à distance de façon permanente

La crise pousse à la transformation numérique et montre aux entreprises combien il est important d’adapter non seulement les produits et les services, mais aussi les conditions de travail et l’état d’esprit des équipes. Le travail à distance était jusqu’à présent une réalité pour un petit nombre d’employés à travers le monde :  seuls 11 % avaient déjà adopté ce mode de vie avant la crise.

Si tant de personnes aiment travailler à domicile et que l’on ne note aucune baisse de productivité, le télétravail a un bel avenir devant lui.

Gartner prédit que la génération Z renforcera encore cette tendance. La génération Z (née entre 1995 et 2010) est la génération des véritables natifs du numérique. Pour eux qui ont aiguisé leurs compétences en matière de collaboration numérique tout au long de leur vie, le contact numérique a tendance à être plus naturel que le contact en personne. La préférence de la génération Z pour le travail à distance fera en sorte que le télétravail deviendra une pratique de travail standard.

Comment assurer la productivité d’une équipe à distance ?

Brian Kropp (vice-président chez Gartner) donne quelques conseils sur la façon d’ aider vos employés à rester productifs depuis chez eux (article en anglais).

1. Équipez les employés : assurez-vous que vos collaborateurs disposent de la technologie dont ils ont besoin pour réussir. Cela va du matériel informatique au bon choix de logiciel collaboratif .
2. Concentrez-vous sur les résultats et non sur les processus : l’important, c’est bien ce que les employés doivent accomplir et non comment ils y arrivent. Fixez des objectifs clairs pour tout le monde afin que vos employés puissent se focaliser sur les résultats et non sur les processus.
3. Misez sur la reconnaissance: “Pendant les périodes de perturbation, le désir des employés d’être reconnus pour leur contribution augmente d’environ 30 %”, explique Brian Kropp . Cette reconnaissance peut prendre plusieurs formes : des gages d’appréciation, des opportunités d’évolution ou des avantages à faible coût.
4. Établissez un canal de conversation à double sens : un dialogue bilatéral entre les cadres et les employés est essentiel. Il est très important, surtout en période de bouleversement, que les salariés comprennent les décisions prises par l’entreprise et leurs implications, et que les responsables comprennent les difficultés et les préoccupations des employés.
5. Faites confiance à vos employés : les gestionnaires peuvent parfois être frustrés de perdre la visibilité sur les activités de leurs employés, mais ne tombez pas dans le piège du micromanagement. Cela ne fera que démotiver les employés déjà stressés. Il est plus important que jamais de faire confiance à vos équipes.

70 % des entreprises dans le monde ont pu adapter leurs produits virtuellement

Les salles de sport diffusent des vidéos de formation en ligne, les restaurants proposent la livraison depuis des sites web qu’ils ont eux-mêmes créés, les agents immobiliers organisent des visites de logements via webcam et les enseignants transforment leur salon en salle de classe.

Il est impressionnant de voir combien d’entreprises dans le monde ont pu réagir à la crise en un minimum de temps. Selon notre enquête, 70 % des entreprises ont pu adapter tout ou partie de leurs offres commerciales. La numérisation de votre produit ou service est une première étape. Si vous souhaitez transformer davantage votre offre commerciale, nous pouvons vous accompagner. 

Comment générer des revenus avec le numérique ?

Les 6 moyens clés de faire des bénéfices avec le numérique sont triés selon le niveau de transformation requis, des méthodes les plus faciles à implémenter aux plus complexes.

1. Vendez les ressources numériques existantes : le moyen le plus simple de commencer est de vendre les ressources numériques que vous possédez déjà, comme des informations ou du savoir-faire.
2. Numérisez un produit ou un service : adaptez votre produit ou service au monde virtuel. Livrez vos produits par voie numérique ou offrez vos services en ligne. 
3. Vendez sur la base d’une rémunération à l’usage : les acheteurs seront plus enclins à utiliser vos ressources numériques s’ils n’ont pas à dépenser des fortunes pour les posséder ou les gérer.
4. Variez les prix pour les acheteurs en fonction de paramètres communs : proposez des tarifs flexibles pour garantir une vente réussie ou fournir un niveau de service spécifique. 
5. Lancez une plateforme professionnelle : avec une plateforme commerciale, vous pouvez échanger des produits et des services sans avoir à les posséder ou à les distribuer. Airbnb est un exemple de ce type d’entreprise.
6. Intéressez-vous à de nouvelles industries : utilisez votre expertise dans un secteur pour vous lancer dans un autre.

60 % des PME dans le monde doivent investir dans des logiciels pour faciliter le télétravail

Les entreprises ont adapté leur utilisation de la technologie pour répondre à la crise. Elles ont dû acquérir des logiciels dédiés au travail à distance et les employés ont dû rapidement se faire à de nouveaux outils. Les données montrent que 60 % des entreprises ont acheté ou prévoient d’acheter de nouveaux programmes pour pouvoir travailler à distance. 

L’enquête montre d’autre part que 64 % d’employés dans le monde ont appris facilement ou très facilement à utiliser ces nouveaux outils. 

En outre, l’infrastructure logicielle a changé. Nous pouvons constater que les entreprises investissent de plus en plus dans les technologies de l’informatique dématérialisée : 39 % des entreprises mondiales utilisent uniquement des applications sur le cloud pour prendre en charge le travail à distance. 

Dans le graphique suivant, vous pouvez voir quels sont les outils de télétravail les plus utilisés actuellement. 

Remarque importante : la plupart des produits logiciels ont été adoptés pour faciliter trois aspects clés :

• La communication d’équipe
• La collaboration
• L’assistance à distance

Quand on se dote de nouveaux outils, il est très important d’investir également dans la sécurité informatique. Dans le cas contraire, le risque de cyberattaques sera accru (voir nos conseils pour créer un environnement de travail sécurisé en fin d’article).

Les problèmes de communication avec les collègues et l’isolement figurent parmi les trois principaux défis du télétravail

Bien que de nombreux employés aiment travailler de chez eux, tout n’est pas idyllique. Il est important de noter et de résoudre les défis du télétravail avant que ceux-ci ne deviennent un frein pour l’entreprise.

La majorité des entreprises soutiennent leurs employés pendant cette crise, en leur fournissant des logiciels de communication et des guides d’utilisation. L’étude montre que 37 % des entreprises fournissent des lignes directrices sur la communication et les réunions d’équipe. Mais ce n’est pas suffisant : les employés sont toujours confrontés à des problèmes de communication avec leurs collaborateurs.

Comment améliorer la communication en télétravail ?

1. Programmez des réunions : prévoyez des réunions quotidiennes rapides (ou des réunions hebdomadaires avec des équipes plus petites), afin que tous les membres de l’équipe soient informés des tâches, des progrès, des changements, etc. qui affectent leur service ou l’entreprise.
2. Réservez du temps pour les conversations informelles : avant ou après les réunions de travail, utilisez un logiciel de web conférence pour discuter de façon plus décontractée avec vos collaborateurs. Partagez vos centres d’intérêt et apprenez à vous connaître un peu plus personnellement.  
3. Prévoyez des séances de brainstorming : réservez un créneau fixe, toutes les deux ou quatre semaines, pour que les équipes améliorent les processus et laissent leur créativité s’exprimer. C’est surtout en période de changement que l’on a besoin d’idées nouvelles.  
4. Choisissez le bon outil : si vous voyez qu’un outil vous fait perdre plus de temps qu’il ne vous en fait gagner, n’insistez pas pour que vos collaborateurs l’utilisent. Un appel de 5 minutes peut parfois résoudre le problème et éviter à tous de laborieux échanges par e-mail.
5. N’oubliez pas de vous amuser : organisez des activités virtuelles telles qu’un pot après la journée de travail, un pub quiz, une soirée film ou des jeux en ligne.

Seuls 36 % des employés utilisent des mots de passe forts

L’une des choses les plus importantes pour le travail à distance est de créer un environnement de travail sûr. Nous vous recommandons de suivre les 5 étapes suivantes afin de garantir la sécurité informatique dans votre entreprise.

1. Il est fortement recommandé de ne pas utiliser les mêmes appareils pour le travail et l’usage personnel. Cela augmente le risque d’attaque et permet aux criminels de voler des données précieuses. 

2. Investissez dans des logiciels de sécurité comme les antivirus et les pare-feux. Ces deux outils devraient être obligatoires dans toutes les entreprises. En outre, vous pouvez envisager d’investir dans le monitoring réseau et la protection des points de terminaison.

Conseil : un logiciel de sécurité doit absolument être installé sur tous les appareils privés (ordinateur portable, tablette, smartphone) qui sont utilisés pour accéder aux données professionnelles.

3. Le courrier électronique est l’une des formes de communication les plus importantes pour les entreprises, et malheureusement, c’est aussi l’une des moins sécurisées. Un logiciel de messagerie sécurisée peut contribuer à réduire le risque d’attaques de phishing en identifiant les e-mails malveillants et en les plaçant en quarantaine.

Conseil : effectuez un test d’hameçonnage si vous ne l’avez jamais fait. Vous déterminerez ainsi la vulnérabilité des employés au phishing par e-mail. 

4.

Mettez en place un

VPN

, surtout si des données commerciales sensibles sont transférées lors de sessions de télétravail. Les

VPN

fournissent une connexion Internet cryptée qui empêche les tiers de consulter l’activité du réseau.

5. Une bonne gestion des mots de passe est essentielle pour prévenir les cyberattaques. Les entreprises devraient profiter de cette période pour sensibiliser leurs employés à l’importance de choisir des mots de passe forts. Un gestionnaire de mots de passe est la solution la plus sûre et la plus pratique et permet de partager facilement les mots de passe avec ses collègues. 

Conseil : au moment de choisir un gestionnaire de mots de passe, ciblez les logiciels qui proposent l’authentification à deux facteurs. Attention, cette fonctionnalité ne s’activera pas automatiquement. Vous devrez la configurer avant de présenter l’outil à votre équipe.

Dans le graphique suivant, vous pouvez voir comment les télétravailleurs du monde entier gèrent leurs mots de passe : 

Se tourner vers l’avenir

Cette incertitude dans notre futur proche est historique. Cependant, certains enseignements sont bons à retenir et appliquer pour améliorer ses méthodes de travail en temps normal et pas seulement en période de crise.

Nous avons pu ainsi apprendre ce qui suit :

• Les entreprises s’adaptent rapidement au télétravail et proposent leur produit virtuellement.
• Les entreprises adoptent de nouveaux logiciels.
• Les collaborateurs apprécient le travail à distance.

D’autre part, nous avons pu voir que certaines entreprises doivent améliorer les points suivants :

• La communication entre collègues
• L’utilisation de logiciels de sécurité informatique
• La politique de gestion des mots de passe

Les travailleurs apprécient d’autant plus le télétravail lorsque leur entreprise leur fait davantage confiance. Cette confiance peut prendre la forme d’une tenue décontractée ou d’horaires flexibles, mais l’idée centrale est que la confiance n’est pas le lot du micromanagement. De nombreuses entreprises ont adapté leur produit au virtuel avec succès et mis en place de nouveaux logiciels : n’ayez pas peur de remettre en question certains aspects de vos processus ou outils si ceux-ci ne fonctionnent pas.

Méthodologie de l’enquête : pour collecter les données de ce rapport, nous avons mené une enquête en ligne entre le 4 et 14 avril 2020 auprès de 4 600 employés de PME effectuant du télétravail en raison de la crise de COVID-19. Ceux-ci sont issus de divers secteurs d’activité et de divers niveaux d’ancienneté. Les répondants viennent d’Australie, du Brésil, d’Espagne, de France, d’Allemagne, d’Italie, du Mexique, des Pays-Bas et du Royaume-Uni.

Note : l’infographie présentant les défis du télétravail était une question à réponse multiple ; la somme des pourcentages peut ainsi dépasser 100 %.