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Comment réaliser l’achat d’un logiciel en 6 étapes

Publié le 01/04/2020 par Caroline Rousseau et Kristen Bialik

comment choisir un logiciel

Si vous peinez à choisir un logiciel parmi les nombreuses offres disponibles, n’ayez crainte : nous sommes là pour vous aider. Cet article examine les six étapes qui vous permettront de réaliser l’achat du logiciel le mieux adapté à vos besoins.

Étape 1 : définissez votre problème avec précision

Pour bien choisir votre logiciel, commencez par définir vos besoins en veillant à ce qu’ils correspondent à vos objectifs commerciaux.

Posez-vous la question suivante : quel est le problème que nous cherchons à résoudre ?

En identifiant ce problème, vous aurez une meilleure idée du type de logiciel dont vous avez besoin. Commencez par un problème spécifique, en gardant à l’esprit vos objectifs commerciaux.

En voici quelques exemples :

  • “Nous devons augmenter l’efficacité de la coopération entre collaborateurs sur nos projets.”
  • “Nous avons besoin de contrôler avec précision les stocks disponibles à travers plusieurs points de vente.”
  • “Nous devons améliorer la communication avec nos clients.”

Si vous ne savez pas comment bien choisir votre logiciel, voici quelques conseils pour vous aider à identifier vos problèmes et à les inscrire dans vos objectifs commerciaux :

  • Demander aux membres de votre équipe de définir les problèmes qu’ils rencontrent. Ne vous contentez pas de définir les symptômes de vos problèmes : posez des questions pertinentes pour en trouver la source.
  • Évaluez le logiciel que vous utilisez déjà et demandez à votre équipe de vous faire part de ses points faibles.
  • Adressez-vous à vos contacts et concurrents pour savoir s’ils font face aux mêmes problèmes que vous.

Étape 2 : définissez les fonctionnalités logicielles dont vous avez besoin

Il existe des centaines de produits logiciels conçus pour résoudre votre problème. Cela dit, il est crucial que la solution de votre choix corresponde à vos besoins spécifiques si vous souhaitez qu’elle vous aide à atteindre vos objectifs.

Posez-vous la question suivante : comment souhaitons-nous utiliser ce logiciel ?

En réfléchissant à ce que vous souhaitez obtenir de votre logiciel, vous vous constituerez une liste d’informations utiles pour bien le choisir.

Voici quelques facteurs dont il faudra tenir compte :

  • Fonctionnalités : tout ce que le logiciel doit pouvoir faire.
  • Nombre d’utilisateurs : faut-il créer un compte pour chacun d’entre eux ?
  • Facilité d’utilisation : votre équipe trouvera-t-elle le logiciel simple à utiliser ?
  • Intégrations : comment le logiciel interagit-il avec les autres logiciels que vous utilisez ?
  • Potentiel de croissance : le logiciel peut-il s’adapter à vos besoins futurs ?
  • Prix : combien souhaitez-vous investir dans le logiciel ?

Il ne s’agit là que de quelques-unes des questions que vous devrez vous poser. Utilisez toutes les informations à votre disposition pour mieux définir vos exigences et n’oubliez pas de consulter les catégories de logiciels répertoriées sur Capterra. En parcourant les avis d’utilisateurs dans le même cas que vous, vous en saurez plus sur les fonctionnalités les plus prisées par d’autres entreprises.

Pour confirmer votre choix d’exigences, consultez votre équipe et demandez-lui ce dont elle a vraiment besoin. N’oubliez pas de vous renseigner sur les fonctionnalités supplémentaires offertes par les éditeurs de logiciels les plus reconnus. En comparant les résultats de vos recherches au logiciel que vous envisagez d’acheter, vous obtiendrez une meilleure idée des fonctionnalités dont vous avez vraiment besoin et de celles qui permettront de joindre l’agréable à l’utile.

Étape 3 : identifiez les options à votre disposition et créez une liste de solutions potentielles

La prochaine étape consiste à créer une liste exhaustive de toutes les solutions qui répondent à vos besoins. Pour ce faire, visitez le site de Capterra et parcourez les logiciels de la catégorie correspondant à vos recherches.

Si votre liste est longue, faites le tri en éliminant les options les moins réalistes. Une liste contenant entre trois et sept options devrait largement suffire. Inutile de rendre le processus de sélection trop long et trop complexe.

Posez-vous la question suivante : cette solution logicielle mérite-t-elle de rester sur la liste ?

Pour répondre à cette question, comparez les logiciels de votre liste aux exigences que vous avez définies au cours de la deuxième étape de ce processus et tenez compte des facteurs suivants :

  • Le produit vous permettra-t-il de résoudre votre problème principal et d’atteindre vos objectifs commerciaux ?
  • Offre-t-il toutes les fonctionnalités dont vous avez besoin ?
  • Est-il facile à utiliser ?
  • Est-il compatible avec les logiciels que vous utilisez actuellement (intégration) ?
  • Bénéficie-t-il de bons avis d’utilisateurs ?
  • Le prix est-il abordable ?

Après avoir répondu à ces questions, vous aurez sans aucun doute réussi à faire le tri dans votre liste initiale. Pour la rendre encore plus concise, utilisez le filtre du site de Capterra ainsi que les avis d’utilisateurs qui s’y trouvent.

Le filtre (qui se trouve sur les pages dédiées aux catégories de logiciels spécifiques) vous permet de trier les résultats de vos recherches en fonction des fonctionnalités les plus populaires, des tarifs pratiqués et bien plus. Les avis d’utilisateurs (qui se trouvent également sur les pages dédiées aux catégories de logiciels spécifiques) vous donnent accès à des notes globales ainsi qu’à des notes correspondant à la facilité d’utilisation, au service client, à la valeur globale et aux fonctionnalités offertes.

Pour vous permettre d’évaluer la pertinence d’un avis, vous pourrez vérifier le secteur et la taille de l’entreprise de l’utilisateur qui l’a publié. Si un produit vous plaît, assurez-vous qu’il satisfait aux exigences d’entreprises semblables à la vôtre.

Étape 4 : sélectionnez le logiciel qui vous plaît le plus

Ayant déjà investi beaucoup de temps dans vos recherches, vous souhaitez maintenant prendre une décision. Pour vous assurer de faire le bon choix, vérifiez encore les points suivants :

Posez-vous la question suivante : puis-je faire confiance à cette société ?

Votre relation avec l’éditeur de logiciel relèvera du partenariat. Voici quelques conseils pour créer une relation de confiance :

  • Explorez le site de Capterra et consultez les avis d’utilisateurs actuels dont les besoins sont semblables aux vôtres. Créez une liste de questions qui vous permettra de soulever tous les problèmes relevés dans les avis d’utilisateurs auprès des éditeurs de logiciels.
  • Contactez les éditeurs de logiciels, demandez à bénéficier de démonstrations et posez-leur des questions. En observant le fonctionnement d’un logiciel en direct, vous pourrez déterminer s’il convient à votre entreprise.
  • Contactez les éditeurs de logiciels sur votre liste pour discuter des prix définitifs et des niveaux de service offerts ainsi que des formations et supports d’intégration nécessaires. Les éditeurs de logiciels offrent tous différents niveaux de service après-vente. Si vous souhaitez bénéficier d’un service client exhaustif, discutez-en avec l’éditeur avant d’acheter le produit.

Ces vérifications devraient vous permettre de confirmer votre choix. Au cours de la prochaine étape, vous devrez présenter votre choix à votre équipe et obtenir son accord.

Étape 5 : persuadez votre équipe de la validité votre choix

Avant d’acheter un nouveau logiciel, assurez-vous que les membres de votre équipe approuvent votre choix. Bien que vous ayez investi beaucoup de temps dans vos recherches, ce n’est pas le cas de tous vos collaborateurs. N’hésitez pas à leur faire part de vos conclusions et du raisonnement qui vous a conduit à choisir le logiciel que vous leur proposez.

Posez-vous la question suivante : qui sera affecté par cette décision ?

Prenez soin d’inclure tous ceux qui seront affectés par le changement de logiciel dans vos présentations et discussions. Les personnes concernées peuvent inclure :

  • Les membres de l’équipe qui utiliseront le nouveau logiciel.
  • Les personnes chargées du budget logiciel.
  • Les cadres qui valideront l’achat du logiciel.
  • Le personnel informatique chargé d’implémenter le nouveau logiciel.
  • Les membres de la direction qui seront chargés de mener le changement à bien.

Partagez les résultats de vos recherches ainsi que les raisons de votre choix et laissez à tous le temps de vous faire part de leurs retours. Si vous parvenez à persuader les personnes affectées par le changement (et celles chargées du budget logiciel), vous pourrez réaliser l’achat du logiciel.

Étape 6 : réalisez l’achat du logiciel

Bien que la dernière étape soit la plus simple, n’oubliez pas de discuter de quelques derniers détails avec l’éditeur de logiciels avant de signer le contrat et de transférer votre premier paiement officiel :

  • Discutez des modalités du contrat avec l’éditeur de logiciel au préalable.
  • Demandez-lui si votre entreprise est habilitée à bénéficier d’un tarif réduit (p. ex., si vous travaillez pour une ONG).
  • Discutez des programmes de paiement et demandez à votre interlocuteur si vous pourrez bénéficier d’une réduction en effectuant un versement annuel au lieu de versements mensuels.
  • Engagez la conversation sur les responsabilités de l’éditeur de logiciel une fois l’achat réalisé (p. ex., supports d’intégration et formation du personnel, service client et accès aux mises à jour).
  • Si vous choisissez un paiement mensuel ou tout autre paiement récurrent, consultez votre service de comptabilité pour vous assurer que vous disposerez des fonds nécessaires pour effectuer chaque versement à temps.

Une fois l’achat du logiciel réalisé, prenez le temps de vous féliciter pour un travail bien fait ! En faisant l’effort de suivre toutes les étapes du processus d’achat, vous avez fait le bon choix pour votre entreprise. Vous pouvez maintenant profiter d’un rendement accru et tous les autres avantages offerts par votre nouvelle acquisition.

Cet article peut faire référence à des produits, programmes ou services qui ne sont pas disponibles dans votre pays, ou qui peuvent être limités par les lois ou règlements de votre pays. Nous vous suggérons de consulter directement l'éditeur du logiciel pour obtenir des informations sur la disponibilité du produit et le respect des lois locales.