En cas de pandémie, vous devriez disposer d ‘un plan axé sur la sécurité de vos collaborateurs et la limitation des retombées négatives sur vos activités.
Au début de l’année 2020, toutes les entreprises ont fait de grands projets. Deux mois plus tard, ils ont été complètement chamboulés par un nouveau coronavirus : la COVID-19.
La maladie, très contagieuse, continue de se propager sans qu’on puisse savoir quand la pandémie prendra fin. Les départements RH du monde entier sont donc chargés d’une mission impossible : trouver un juste équilibre entre la sécurité du personnel et la poursuite des activités. Et il faut agir vite. Les responsables RH ne peuvent pas se permettre d’attendre que la crise s’aggrave.
La tâche n’est pas facile, mais nous sommes là pour vous aider. Pour vous assurer que votre PME est bien prête à faire face à la COVID-19, voici 10 questions adaptées des conseils publiés par Gartner sur le sujet (contenu en anglais).
10 questions à se poser pour faire face à la pandémie
1. Votre entreprise peut-elle continuer à tourner avec des effectifs réduits d’au moins 25 % ?
Le coronavirus coûte cher aux entreprises pour deux raisons. Tout d’abord, les symptômes peuvent apparaître entre 2 et 14 jours après l’exposition au virus, ce qui laisse le temps à vos collaborateurs de le transmettre rapidement et à leur insu. De plus, il faut environ 2 semaines pour guérir de la COVID-19.
En d’autres termes, les entreprises doivent se préparer à travailler avec des effectifs réduits pendant un certain temps. Si vous ne l’avez pas encore fait, commencez à identifier les fonctions commerciales et les équipes dont vous ne pouvez pas vous passer pour poursuivre vos activités même si une grande partie de votre personnel ne peut pas travailler. Envisagez un taux d’absentéisme de 25 % lorsque vous évaluez vos capacités et définissez vos objectifs.
2. Si la maladie entraîne un absentéisme important, vos collaborateurs sont-ils suffisamment formés pour jouer différents rôles ?
Vos représentants commerciaux sont-ils prêts à prendre le relai en service client ? Vos développeurs front-end peuvent-ils gérer les besoins du back-end pour continuer à faire tourner votre site web ? Une fois que vous avez identifié les fonctions commerciales essentielles à vos activités, vous devez vous assurer d’avoir suffisamment de collaborateurs capables de les assumer.
Si vous manquez de personnel, pensez à engager de la main-d’œuvre occasionnelle ou à développer des ressources comme des outils de gestion des connaissances et des programmes de tutorat pour stimuler l’apprentissage et l’amélioration des compétences.
3. Vos employés peuvent-ils travailler à distance ?
Même les entreprises complètement fermées à l’idée du télétravail sont forcées de revoir leur position. Pour empêcher le coronavirus de se répandre dans votre entreprise, la meilleure solution reste le travail à domicile.
Analysez les positions au sein de votre organisation pour répartir vos collaborateurs dans trois groupes :
- Ceux qui ne peuvent pas travailler à distance (caissiers, ouvriers d’assemblage)
- Ceux qui peuvent travailler à distance, mais à grands frais (équipes de ventes)
- Ceux qui peuvent travailler à distance sans aucun problème (travailleurs du savoir)
Vous pouvez vous appuyer sur cette analyse pour déterminer qui pourra travailler à domicile et quand. Pour éviter le pire, pensez aussi aux employés à risque comme les personnes plus âgées et celles qui souffrent de maladies chroniques sévères.
4. Que vous faut-il pour assurer un télétravail efficace ?
Selon un sondage Gartner (disponible en anglais), 54 % des responsables RH estiment que les plus grands obstacles à l’efficacité des télétravailleurs sont les insuffisances technologiques et les problèmes d’infrastructure. Selon ses activités, votre personnel pourrait avoir besoin de différentes choses :
- un téléphone, un ordinateur et un casque
- un accès à Internet
- un logiciel de réseau privé virtuel ou VPN (pour sécuriser les réseaux)
- un logiciel de gestion du temps (pour payer correctement vos collaborateurs)
- un logiciel de visioconférence (pour les réunions virtuelles)
- des outils de collaboration (pour assurer la communication malgré la distance)
Mettez bien à jour vos politiques d’utilisation des technologies et des ressources informatiques pour y intégrer la location d’équipements et d’appareils, les questions de sécurité et le support technique.
Pour en savoir plus, n’hésitez pas à vous reporter à nos conseils avec notre article “Manager une équipe à distance : guide pratique“.
5. Votre entreprise va-t-elle surveiller, voire limiter les déplacements dans des zones à risque ?
De manière générale, les entreprises ont trois possibilités en matière de limitation des déplacements :
- interdire les déplacements superflus
- interdire les déplacements dans des zones à risque
- interdire tous les déplacements
Des sites retraçant l’évolution du coronavirus comme celui du Centre européen de prévention et de contrôle des maladies et les conseils dispensés par le gouvernement peuvent vous aider à faire le bon choix. Quelle que soit votre décision, communiquez-la immédiatement à vos collaborateurs et demandez-leur d’essayer de se faire rembourser ce qu’ils auraient déjà payé pour leurs réservations de vols et de logements.
6. Quelles procédures de décontamination sont en place pour vos locaux ?
La COVID-19 peut survivre sur des surfaces pendant parfois plusieurs jours selon la matière et la température du milieu. En plus de faire appel à un service de nettoyage professionnel pour décontaminer régulièrement vos espaces de travail, assurez-vous que tout le monde suit bien les procédures recommandées :
- Utilisez un détergent ou un savon et de l’eau avant la désinfection.
- Utilisez de l’eau de Javel diluée, des solutions contenant au moins 70 % d’alcool ou des désinfectants domestiques approuvés par l’agence européenne pour l’environnement.
- Portez une blouse et des gants jetables à toutes les étapes du nettoyage, notamment lorsque vous manipulez des ordures.
- Retirez vos gants après avoir nettoyé une pièce et lavez-vous immédiatement les mains au savon et à l’eau.
Vous devriez aussi avoir conscience que certaines mesures sont inefficaces. Les filtres à air à haute efficacité (HEPA), notamment, ne peuvent absolument rien contre la COVID-19.
7. Que devez-vous dire à vos collaborateurs pour qu’ils se sentent en sécurité dans vos locaux ?
C’est une question de taille. Les collaborateurs qui ne prennent pas suffisamment de précautions présentent certains risques sanitaires, tandis que ceux qui en prennent trop peuvent susciter l’anxiété, voire la panique.
Pour rassurer vos collaborateurs, vous pouvez d’abord établir une politique de travail à distance pour ceux qui sont concernés puis prendre les mesures suivantes :
- Publiez des informations de base sur la COVID-19 et notamment sur sa transmission et ses symptômes.
- Mettez à disposition des lingettes désinfectantes et des gels antibactériens pour les mains (minimum 60 % d’alcool).
- Rappelez à vos employés comment se laver les mains et apposez des affiches en différents endroits.
- Informez vos collaborateurs sur les précautions inutiles (p. ex. les personnes saines ne doivent pas porter de masque) et les façons d’éviter les contacts (p. ex. en renonçant aux poignées de main).
- Mettez à jour vos politiques de congés payés pour mieux gérer les absences et rappelez à vos collaborateurs de se mettre en arrêt maladie dès qu’ils ressentent des symptômes.
Toute communication devrait reposer sur un principe : l’attention portée à la santé et au bien-être de votre personnel.
8. Comment les collaborateurs en déplacement seront-ils rapatriés, en particulier s’ils sont malades ?
La récente fermeture des frontières américaines aux Européens pendant 30 jours rappelle l’importance pour les entreprises de prévoir une procédure pour les collaborateurs bloqués à l’étranger. Avant que l’inimaginable se produise, rassemblez les informations nécessaires et envoyez-les par e-mail à votre personnel ou postez-les sur votre intranet.
Pensez à inclure le numéro de téléphone et l’adresse e-mail d’une personne de référence que vos collaborateurs peuvent contacter s’ils ont besoin d’aide ainsi qu’une liste d’organisations locales et de ressources fiables à consulter, comme le site de l’Organisation mondiale de la santé (OMS).
Fournissez également à vos employés des informations sur ce qu’ils peuvent faire s’ils se retrouvent coincés à l’étranger plus longtemps que prévu, que vous optiez pour un arrangement flexible (avec comptabilisation de jours de congé pour raisons familiales ou médicales) ou pour un congé sabbatique complet. Les employés devraient dégager une solution avec leur manager.
Pour les collaborateurs sains, envisagez différentes possibilités de changement de réservations pour le transport et le logement. Pour les collaborateurs touchés par la COVID-19, suivez les procédures recommandées par les organes officiels.
9. Quelle est votre procédure en cas de (potentielle) contagion ?
L’incertitude est votre pire ennemie en situation d’urgence. C’est pour cette raison que vous devez établir une liste d’instructions claires que vos collaborateurs peuvent suivre s’ils sont infectés par la COVID-19 ou s’ils craignent d’avoir été en contact avec une personne malade.
Ces instructions devraient notamment leur enjoindre de :
- contacter leur manager pour lui communiquer leurs dernières activités sur le lieu de travail ;
- consulter leur assureur ;
- s’imposer une quarantaine à domicile jusqu’à la disparition des symptômes.
Votre système d’information sur les ressources humaines (SIRH) peut vous servir d’outil de secours pour gérer les cas et ainsi surveiller l’évolution de la COVID-19 dans vos équipes. Vous et vos managers pouvez l’alimenter au fur et à mesure.
10. Disposez-vous d’une équipe de gestion de crise bien entraînée et représentative de votre personnel ?
Une équipe de gestion de crise constituée de responsables et de collaborateurs issus de différents départements peut soutenir votre service RH en communiquant rapidement des informations, en assurant le respect de votre plan coronavirus et en intervenant en renfort en cas d’urgence.
Elle peut également répondre aux questions des collaborateurs et les orienter vers les bonnes ressources. Enfin, elle est précieuse pour récolter les derniers avis et conseils des organisations sanitaires et contribuer à la révision de votre stratégie si la situation s’aggrave.
