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Comment inclure pleinement les télétravailleurs à votre équipe

Publié le 20/03/2020 par Brian Westfall et Caroline Rousseau

télétravail équipe

Pour les télétravailleurs, la solitude et l’isolement sont des problèmes de plus en plus communs. Le service des ressources humaines doit faire son possible pour qu’ils aient le sentiment de faire partie de votre équipe.

Le lieu de travail ne se limite plus uniquement au bureau ou à un site spécifique.

De nombreux facteurs (nécessité d’éviter la propagation de virus dangereux, lutte contre la hausse des prix de l’immobilier et des transports ou accès à des technologies et logiciels de conférence en ligne fonctionnels et innovants) ont favorisé l’essor du télétravail.

La flexibilité dont employeurs et collaborateurs bénéficient en raison de ce changement ne peut être sous-estimée. Néanmoins, la distance qui sépare un nombre croissant de télétravailleurs de leurs collègues présente certains problèmes :

  • Souvent inquiets à l’idée de ne pas être inclus dans le processus de prise de décision et dans la mise en œuvre de changements, les télétravailleurs sont plus nombreux à se sentir exclus ou ignorés par les autres.
  • Ils se sentent souvent isolés et exclus de la collaboration entre collègues.
  • Un tiers des télétravailleurs indique ne jamais avoir de contacts en face à face avec les collègues.

Ne vous y trompez pas : si votre service RH n’agit pas rapidement pour résoudre ces problèmes, vos télétravailleurs se démotiveront et iront voir ailleurs.

Les entreprises doivent impérativement mettre en œuvre des outils et politiques ciblant les besoins des télétravailleurs si elles souhaitent conserver leur personnel et le garder motivé.

Veillez à ce que vos télétravailleurs ne se sentent pas exclus avec ces 3 conseils

Si vous avez trop longtemps ignoré les besoins de vos télétravailleurs ou n’avez pas su identifier les différences entre leurs besoins et ceux de vos collaborateurs sur site, il est temps de changer d’approche.

Voici trois conseils astucieux pour vous mettre sur la bonne voie.

Conseil nº 1 : mettez la pause café en ligne

Au bureau, rien de plus banal qu’une petite discussion autour de la météo, du dernier match à la télé ou de la série du moment. Pour les télétravailleurs, c’est un privilège auquel ils ont rarement droit. Privés de ces échanges, les télétravailleurs n’ont qu’un seul lien avec leurs collaborateurs : le travail.

Bien que les outils de collaboration (tels que Microsoft Teams) ne puissent pas nous garantir plus de productivité, ils facilitent la communication entre les télétravailleurs et les collaborateurs sur site, tout en les incitant à échanger sur toutes sortes de sujets.

Si vous n’utilisez toujours pas ces outils, faites-le dès maintenant. Configurez l’outil de votre choix avec vos équipes pour les encourager à l’adopter rapidement :

conseils implémentation logiciel collaboration

En bonus, vos responsables disposeront du forum idéal pour partager les accomplissements des télétravailleurs avec le reste de l’équipe ou avec l’ensemble de l’entreprise, leur donnant ainsi le sentiment d’être des membres à part entière de l’équipe.

Conseil nº 2 : formez les responsables à évaluer les télétravailleurs de façon équitable et à partager leurs accomplissements

Les responsables pensent généralement savoir comment traiter tous leurs collaborateurs sur un pied d’égalité. Par contre, les collaborateurs ne sont pas toujours de cet avis, notamment les télétravailleurs qui sont moins visibles que leurs collaborateurs sur site. 

Les entreprises soucieuses de ne pas perdre leurs meilleurs télétravailleurs au profit d’un concurrent mieux organisé devront résoudre ces problèmes à l’aide d’une coopération efficace entre le service RH et leurs responsables.

Dans son rapport intitulé “Out of Sight, Out of Mind? Managing the Remote Worker” (“Invisibles et oubliés : comment mieux gérer vos télétravailleurs”), Gartner aborde deux facettes essentielles de la formation des responsables : les aider à traiter les télétravailleurs de façon équitable en matière de performance et d’avancement professionnel (étude complète disponible aux clients de Gartner) :

Offrez à vos télétravailleurs des affectations enrichies et des possibilités de leadership

Les responsables qui n’affectent que des tâches simples et routinières à leurs télétravailleurs pour ne pas avoir à se soucier d’eux ne font leur travail qu’à moitié. Les meilleurs responsables leur affectent des tâches complexes et les contactent régulièrement pour savoir s’ils ont besoin d’aide. Donner aux télétravailleurs l’occasion de prendre la tête de certains projets permet également d’augmenter le nombre d’interactions entre les télétravailleurs et les collaborateurs sur site.

Mesurez la performance en vous basant sur les résultats et non sur l’observation et les efforts perçus

Si vous investissez du temps et des “efforts” à évaluer la performance de vos collaborateurs, arrêtez dès maintenant. Il vaut mieux encourager le service RH et la direction à collaborer dans l’élaboration de métriques basées sur les résultats pour simplifier la comparaison des télétravailleurs et des collaborateurs sur site. Vous pouvez, par exemple, utiliser des données quantifiables (nombre de lignes de code) ou un examen par des pairs de la qualité des résultats fournis.

En outre, n’oubliez pas de favoriser le développement de nouvelles compétences. Bien que les télétravailleurs soient responsables de leur propre développement (comme tous les collaborateurs), les responsables jouent le rôle essentiel d’accompagnateurs.

Conseil nº 3 : ne misez pas tout sur les réunions en face à face

Est-ce vraiment la faute des télétravailleurs s’ils se sentent isolés et exclus de leur équipe, alors qu’ils ne voient leurs collègues qu’une fois par mois, lors de visioconférences floues et fragmentées ?

Étant donné l’essor du télétravail, il est indispensable que les entreprises organisent des événements en face à face pour mitiger le caractère impersonnel des visioconférences purement professionnelles. Les collaborateurs sur site apprendront ainsi à mieux connaître leurs collègues télétravailleurs, au lieu de ne les voir qu’à l’écran.

Voici quelques idées pour vous aider à vous lancer (organisées par niveau d’effort nécessaire : de peu d’effort à beaucoup d’effort) :

  • Demandez aux nouvelles recrues en télétravail de faire visiter leur espace de travail aux autres. (Peu d’effort)
  • Organisez des pauses café virtuelles entre collaborateurs sur site et télétravailleurs. (Peu d’effort)
  • Organisez des événements permettant aux collaborateurs sur site et aux télétravailleurs de faire des activités en communes (p. ex., regarder des films ou jouer à des jeux vidéo). (Effort moyen)
  • Faites venir les télétravailleurs au bureau à vos frais. (Beaucoup d’effort)

En ce qui concerne la dernière idée, il serait avantageux de faire venir les télétravailleurs au bureau dans le cadre de changements importants (changement de stratégie ou de leadership), pour lesquels une communication en face à face bénéficierait à tous.

Vous êtes loin d’avoir fini

La gestion des télétravailleurs est un problème complexe pour tous, y compris les entreprises les plus aptes dans le domaine. Incapables d’obtenir le niveau de collaboration nécessaire à leur bon fonctionnement, certaines entreprises telles Best Buy, Yahoo et IBM ont même abandonné leurs programmes de télétravail.

Dans la plupart des cas, il n’est pas nécessaire de prendre de mesures aussi drastiques. Si vous choisissez les bons outils et la bonne stratégie, votre entreprise pourra gérer ses télétravailleurs tout en veillant à ce qu’ils aient le sentiment de faire partie de l’équipe.

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Cet article peut faire référence à des produits, programmes ou services qui ne sont pas disponibles dans votre pays, ou qui peuvent être limités par les lois ou règlements de votre pays. Nous vous suggérons de consulter directement l'éditeur du logiciel pour obtenir des informations sur la disponibilité du produit et le respect des lois locales.