Lorsque l’environnement professionnel d’une entreprise devient trop contraignant, ses collaborateurs peuvent rapidement céder à l’envie de tout laisser tomber. En tant que chef de petite entreprise et gestionnaire de projets, vous devez savoir identifier les signes indiquant qu’il est temps de changer d’approche. En ce sens, comment travailler plus efficacement afin que son équipe reste motivée ?
Si votre équipe dépasse constamment les délais prévus, envisagez d’alléger la charge de travail ou d’employer plus de personnel pour éviter que vos collaborateurs ne cèdent au surmenage.
Que vous décidiez de mettre à jour vos technologies de gestion de projets, d’employer plus de personnel ou de réduire le nombre de réunions ainsi que le volume de tâches administratives, vous pourrez améliorer l’efficacité de votre organisation en sachant identifier les signes de fatigue au sein de votre équipe ainsi que la façon d’y remédier.
Voici 5 conseils pour améliorer l’efficacité de votre équipe.
1. Mettre à jour les technologies utilisées
Peu importe le talent et la motivation de votre équipe si les technologies que vous utilisez sont dépassées. Vous saurez que vos technologies sont obsolètes si vous utilisez plusieurs outils distincts pour mettre en œuvre vos projets (p. ex., des outils non intégrés de collaboration, de suivi des projets et de planification) ou si votre équipe ne peut pas travailler sur le terrain en raison du manque d’ordinateurs portables.
Si vous souhaitez donner à votre équipe les moyens de travailler efficacement, ce qui suit devrait vous intéresser.
Signes avant-coureurs de problèmes :
- Votre équipe peine à communiquer, montre des signes d’épuisement et dépasse les délais impartis en dépit de longues journées de travail.
- Vos meilleurs talents vous quittent pour d’autres organisations.
- Un nombre important de collaborateurs préfèrent utiliser leurs propres appareils au travail pour travailler plus efficacement.
Changements à mettre en œuvre :
Questionnez votre équipe pour savoir si votre logiciel de gestion de projets et vos appareils leur conviennent. Vous pouvez, par exemple, leur demander s’ils disposent des outils dont ils ont besoin pour faire leur travail et s’ils font parfois face à des problèmes technologiques.
Faites également un audit technologique interne : assurez-vous que tous vos collaborateurs disposent d’un ordinateur portable et d’un smartphone qui fonctionnent.
2. Employer plus de personnel
Si votre équipe ne travaille pas efficacement, il est fort probable qu’il y ait trop de travail pour tous ses membres, ce qui peut entraîner frustration, épuisement et problèmes dans la réalisation des projets.
La théorie selon laquelle il faut “en faire plus avec moins de moyens” n’ayant pas vraiment été reconnue comme viable ne vous sera pas utile. Plus vous avez de ressources, plus vous pourrez travailler efficacement.
Si vous travaillez déjà en sous-effectif, que se passera-t-il lorsque votre personnel commencera à quitter l’entreprise pour cause d’épuisement ?
Signes avant-coureurs de problèmes :
- Vos collaborateurs omettent certaines tâches et manquent les délais impartis.
- Vous demandez à vos collaborateurs de se charger de tâches qui ne devraient pas leur revenir.
- Les collaborateurs qui quittent l’équipe ne sont pas remplacés.
Changements à mettre en œuvre :
Vous avez le choix : employez plus de personnel ou réduisez les objectifs. Si vous en demandez trop à votre équipe, il est fort probable qu’elle échoue. Ses membres partiront les uns après les autres pour cause d’épuisement.
Même si vous ne pensez pas avoir les fonds nécessaires pour employer du personnel, la bonne personne pourra faire toute la différence et augmenter le chiffre d’affaires tout en allégeant la charge de travail de l’équipe, ce qui vous permettra largement de rentrer dans vos fonds.
3. Rationaliser le nombre de réunions programmées
Rien de plus contre-productif que d’incessantes réunions qui interrompent le rythme de travail de l’équipe.
D’après un article que nous avions publié, le phénomène de “réunionite” conduit à une baisse de productivité significative. Pour éviter cet écueil, il est nécessaire de penser à la fréquence des réunions et à leur contenu de manière rationnelle.
Examinez de près le planning des réunions si la productivité au sein de votre entreprise semble battre de l’aile.
Signes avant-coureurs de problèmes :
- Votre planning des réunions est trop chargé.
- Les membres de votre équipe sont distraits et sortent parfois des réunions avant la fin, car leur présence n’est pas vraiment nécessaire.
- Alors que le nombre de réunions avec votre équipe ne cesse d’augmenter, les délais sont dépassés et vos projets ne donnent pas de résultats concluants.
Changements à mettre en œuvre :
Heureusement, il est relativement simple de résoudre ce problème au sein d’une petite entreprise.
Posez-vous les cinq questions suivantes :
- Quelle est le but de cette réunion ?
- Peut-elle être remplacée par un e-mail ?
- Serait-il possible de consolider ces réunions pour n’en faire qu’une seule ?
- Qui doit prendre part à cette réunion ?
- Combien de temps doit-elle durer ?
En répondant honnêtement à ces questions, vous parviendrez à rationaliser votre planning des réunions, ce qui permettra à votre équipe de se concentrer sur son travail.
4. Améliorer la communication interne
En dépit des progrès réalisés ces dernières années avec l’avènement des outils de communication (smartphones, messageries instantanées, visioconférence), une mauvaise communcation est l’une des causes principales de l’ échec de nombreux projets.
Alors que la mise à jour des technologies que vous utilisez et le recrutement de nouveaux collaborateurs représentent généralement un investissement considérable, l’amélioration de la communication au sein de votre équipe nécessite simplement l’adoption d’une nouvelle approche (si vous disposez déjà des outils de base).
Cet article sur les règles du travail en équipe et celui concernant les soft skills indispensables vous donneront de précieux conseils pour mener à bien cette mission.
Signes avant-coureurs de problèmes :
- Des informations importantes se perdent dans une cascade d’e-mails.
- Les canaux de communication “bouchés” (vous ne disposez pas de plateforme centralisée de communication) empêchent les messages de parvenir à leurs destinataires.
- Les membres de votre équipe ne communiquent pas entre eux.
Changements à mettre en œuvre :
Adoptez un outil de communication rapide et encouragez votre équipe à utiliser sa messagerie instantanée au lieu d’envoyer des e-mails.
Consultez notre graphique des outils favorisant une communication efficace, pour découvrir les avantages et inconvénients de différents outils :
5. Encourager l’équipe à faire des pauses pour augmenter sa productivité
Vous êtes perplexe à l’idée d’améliorer la productivité en travaillant moins ? Eh bien, détrompez-vous ! Il est parfois bénéfique de faire une pause pour se rafraîchir les idées et augmenter son efficacité.
Selon Jeffrey Pfeffer, professeur du comportement organisationnel à Stanford Graduate School of Business (article en anglais), “Les collaborateurs qui viennent malades au travail ne sont pas aussi productifs.” Les entreprises font encore face au problème du présentéisme (rester au travail alors que l’on est trop fatigué pour être efficace), perdant des journées entières de travail pour cause de stress psychologique et de maladie.
En imposant de longues heures de travail consécutives à votre équipe comme à vous-même, vous avez l’impression d’en faire plus. Au contraire, il est fort probable que vous meniez votre équipe au surmenage.
Il est essentiel de prendre des pauses régulières pour retrouver motivation et inspiration. Il faut également encourager l’apprentissage de nouvelles connaissances ainsi que l’amélioration de sa santé physique et psychologique pour que tous travaillent dans de bonnes conditions.
Signes avant-coureurs de problèmes :
- Votre équipe fait de longues journées, montre des signes d’épuisement et dépasse les délais prévus.
- Vous faites des erreurs dues à la fatigue, tout comme votre équipe (erreurs de code, oubli de tâches, e-mails clients laissés sans réponse).
- Votre équipe et vous-mêmes finissez l’année avec plusieurs jours de congé inutilisés.
Changements à mettre en œuvre :
Encouragez votre équipe à prendre des congés et à faire des pauses au travail.
En tant que responsable, créez un système moins strict pour éviter que vos collaborateurs se sentent constamment surmenés et pour vous donner les moyens de vous adapter aux changements.
Selon Robert Handler, analyste chez Gartner, la meilleure approche de la productivité est de confier aux membres de votre équipe une charge de travail comprise entre 70 et 80 % de ce dont ils sont réellement capables de se charger.
Contestée par les responsables et coaches les plus exigeants au monde, cette approche augmente pourtant réellement la productivité des équipes et réduit les problèmes de surmenage.
N’hésitez pas à initier les changements que vous souhaitez voir dans votre entreprise
Si vous avez réussi à améliorer l’efficacité de votre équipe en changeant la façon dont elle travaille, en mettant à jour les technologies que vous utilisez, en améliorant la communication au sein de l’équipe ou en adoptant un système moins strict, laissez-nous un commentaire ci-dessous pour nous faire part de vos suggestions !
