Cet article a été publié le 27/01/2020 et mis à jour le 17/02/2022
La gestion des heures de travail des employés peut représenter une difficulté majeure pour les gestionnaires des ressources humaines : s’assurer d’une planification cohérente permet en effet de maintenir le bon fonctionnement de toutes les unités. Découvrez dans cet article quelques conseils accompagnés d’un modèle Excel pour vous y aider.
Si la planification du personnel peut permettre de répondre de façon théorique à la problématique de la gestion des horaires, reste à résoudre la question suivante : comment faire un planning de personnel simple, compréhensible et efficient ?
Parmi les solutions qui sont proposées, des modèles Excel , ainsi que les logiciels de planning du personnel peuvent être considérés. Adaptable à vos nécessités et modifiable selon les caractéristiques de votre structure, un modèle Excel est une base à considérer pour aider à organiser la planification des entreprises gérant des équipes de petite taille. Un logiciel de planification peut quant à lui accompagner la croissance de votre entreprise et de vos équipes en offrant une automatisation des différentes missions liées à ce domaine.
Capterra revient pour vous sur les principes et les caractéristiques de la planification du personnel, ainsi que sur les solutions pouvant correspondre aux besoins de votre entreprise.
Vous trouverez également inclus dans cet article un modèle de planning du personnel gratuit à télécharger
Qu’est-ce qu’un planning du personnel ?
Processus global d’organisation et de suivi des emplois du temps commun aux salariés d’une entreprise, le planning du personnel est une tâche importante de la gestion des ressources humaines.
Le calendrier des congés et des absences
Le planning du personnel est un outil de gestion des heures de travail, des congés et des absences des employés, de manière à assurer la continuité du service et à maintenir le niveau de productivité ainsi que les performances de l’entreprise. C’est un calendrier récapitulatif de la disponibilité des salariés (congés, absence, maladie, etc.), organisant les remplacements sur la base du profil et des compétences. Cette fonctionnalité simplifie également le processus de demande et de validation des absences.
Le suivi des horaires de travail
Le planning du personnel permet avant tout de veiller au contrôle du temps de travail dans le respect des dispositions légales. Facteur clé du succès des entreprises, il aide à l’anticipation des besoins, facilite la gestion des absences et réduit les risques d’erreurs liées à l’affectation du personnel, grâce à l’accès à des informations fiables et actualisées.
La gestion des changements de quart
La planification du personnel requiert une organisation permettant d’anticiper des situations imprévues, telles que des absences de dernière minute ou des changements d’équipe à venir. Les logiciels de planification peuvent permettre de gérer ce type de scénario en informant les gestionnaires des changements de personnel nécessaires, tout en mettant à leur disposition une liste des membres de l’équipe disponibles pour effectuer une rotation.
Un planning du personnel Excel pour un traitement efficient
Nécessitant la mise en relation de nombreuses d’informations, une bonne planification RH peut s’avérer complexe et chronophage. Afin d’aider les PME à gérer les absences de leurs employés et à planifier plus précisément les ressources, Capterra a créé un modèle Excel téléchargeable gratuit.
Le modèle Excel de planning du personnel conçu par nos soins prend en compte les congés payés (P), les congés maladie (M) et les autres congés (A). Dans le premier onglet présentant la liste des employés et un calendrier annuel, inscrivez la lettre correspondante dans le calendrier, sur la ligne de chaque employé, selon le type de congé pris par ce dernier. Le tableau récapitule automatiquement le nombre de jours d’absence pour chaque employé, mais aussi le nombre d’employés absents un jour donné, en bas de chaque colonne. Les onglets suivants relatifs aux mois donnent une vue synthétique du nombre d’employés absents un jour donné.
Avantages et inconvénients du planning Excel
Utiliser notre modèle Excel gratuit ne requiert pas de compétences avancées, et son graphisme peut être adapté aux codes couleur de votre PME. Si ce dernier a été conçu dans l’optique de proposer une prise en main simplifiée, il n’est pas propice au travail collaboratif et sa conception ne convient pas aux plus grandes entreprises. D’autre part, l’insertion manuelle des informations peut parfois exposer à des risques d’erreurs humaines.
Les fonctionnalités essentielles d’un logiciel de planning du personnel
La gestion des horaires de vos équipes via des feuilles de calcul présente plusieurs avantages : l’accès du document auprès de plusieurs personnes facilite une mise à jour régulière des informations, tandis que l’ajout de formule favorise l’automatisation de tâches administratives auparavant manuelles, à l’exemple du calcul des totaux des heures travaillées. Cependant, l’utilisation d’un modèle Excel requiert une partie de saisie manuelle des données qui peut s’avérer chronophage en fonction de la taille de votre organisation.
Outil de gestion des horaires de travail au sein d’une entreprise par excellence, le logiciel de planning du personnel inclut plusieurs fonctionnalités essentielles qui s’adaptent aux flux de travail et aux missions des entreprises disposant d’un grand nombre d’employés. Ce dernier peut vous aider à maintenir un contrôle étroit sur la planification, l’organisation et la productivité de vos équipes.
Chacunes de ses fonctionnalités permet aux entreprises de bénéficier d’informations centralisées et mises à jour quant à la rotation de leur personnel. Ce type de système de planification des employés permet également de faciliter la collaboration de ces derniers en ce qui concerne leurs horaires, aidant à atténuer les conflits d’horaires tout en réduisant les possibles erreurs quant aux demandes de congés.
Comment choisir votre logiciel de planning du personnel
Avant de sélectionner votre logiciel de planning de logiciel, quelques critères sont à considérer au préalable :
Prenez en compte l’importance du reporting et du suivi opérationnel
Afin d’optimiser leur planification, les entreprises ont la nécessité de monitorer non seulement le fonctionnement des équipes mais aussi l’utilisation des ressources. Il est impératif qu’un logiciel de planification leur permette d’effectuer le suivi de ces deux paramètres, en fournissant des informations et indicateurs sur ce sujet. Ces données peuvent notamment aider à anticiper les défis opérationnels, à l’exemple de la gestion des heures supplémentaires. Pour les PME, des solutions proposant un suivi sous la forme de tableaux de bord, allié à une fonctionnalité de reporting, peuvent s’avérer une aide précieuse.
Considérez le critère d’un accès mobile
Dans un contexte où le travail à distance est une option proposée par de nombreuses entreprises, la question de la mobilité fait partie des critères à prendre en compte pour la sélection d’un logiciel de planning. De nombreux outils disposent de solutions offrant un accès mobile, et peuvent être évalués avant toute prise de décision d’achat.
Pour aller plus loin
Disposer d’un système adapté à votre structure dès le départ vous permet de faciliter la fluidité des missions de votre organisation. Votre personnel peut ainsi cerner avec précision les heures de travail ainsi que l’emploi du temps qui lui sont attribués. De plus, grâce à ces outils, il vous est également possible d’effectuer un suivi des temps travaillés de vos employés, de communiquer avec eux en cas de modification, et ainsi de favoriser l’efficacité du lieu de travail.
Cependant, avant d’adopter une solution de modèle Excel ou de logiciel de planification, il est primordial d’identifier aux préalables à quels besoins et quels challenges spécifiques ces derniers doivent répondre. La solution est-elle adaptée à la croissance de vos équipes ? Quelle est la problématique en matière de gestion du personnel à laquelle l’une de ses méthodes peut répondre le plus efficacement possible ? Combien de temps et de ressources souhaitez vous consacrer à l’exécution de vos tâches d’organisation ? Tout autant de paramètres qu’il vous est nécessaire de considérer avant de procéder à votre choix.
