Comment faire un planning du personnel ? Notre modèle Excel à télécharger

Publié le 27/01/2020 par Caroline Rousseau

comment faire un planning du personnel

Les gestionnaires des ressources humaines sont souvent confrontés à une difficulté majeure : la gestion des heures de travail des employés de manière à maintenir le bon fonctionnement de toutes les unités. La solution théorique à cette problématique est la planification du personnel. Reste à résoudre la question suivante : comment faire un planning de personnel simple, compréhensible et efficient ? Vous avez alors le choix entre les modèles Excel et les logiciels de planning du personnel adaptés aux PME​.

Inclus dans cet article : un modèle de planning du personnel à télécharger.

Qu’est-ce qu’un planning du personnel ?

Processus global d’organisation et de suivi des emplois du temps commun aux salariés d’une entreprise, le planning du personnel est une tâche importante de la gestion des ressources humaines.

Le calendrier des congés et des absences

Le planning du personnel est un outil de gestion des heures de travail, des congés et des absences des employés, de manière à assurer la continuité du service et à maintenir le niveau de productivité ainsi que les performances de l’entreprise. C’est un calendrier récapitulatif de la disponibilité des salariés (congés, absence, maladie, etc.), organisant les remplacements sur la base du profil et des compétences.

Le planning du personnel permet avant tout de veiller au contrôle des temps de travail dans le respect des dispositions légales en matière de temps de travail. Facteur clé du succès des entreprises, il anticipe les besoins, facilite la gestion des absences et réduit les risques d’erreurs liées à l’affectation du personnel, grâce à l’accès rapide à des informations fiables et actualisées. Ainsi, le planning du personnel simplifie le processus de demande et de validation des absences.

Nécessitant la mise en relation d’une multitude d’informations, une bonne planification RH peut s’avérer complexe et chronophage. Nous vous proposons notre modèle de planning du personnel Excel gratuitement pour débuter dans la gestion des congés et absences de votre personnel.

Un planning du personnel Excel pour un traitement efficient

Le modèle Excel de planning du personnel conçu par nos soins prend en compte les congés payés (P), les congés maladie (M) et les autres congés (A). Dans le premier onglet présentant la liste des employés et un calendrier annuel, inscrivez la lettre correspondante dans le calendrier, sur la ligne de chaque employé, selon le type de congé pris par ce dernier. Le tableau récapitule automatiquement le nombre de jours d’absence pour chaque employé, mais aussi le nombre d’employés absents un jour donné, en bas de chaque colonne. Les onglets suivants relatifs aux mois donnent une vue synthétique du nombre d’employés absents un jour donné.

comment créer un planning du personnel Excel

Avantages et inconvénients du planning Excel

Les principaux avantages de notre modèle Excel sont sa simplicité, sa praticité et, bien sûr, sa gratuité. Son interface intuitive et ergonomique simplifie les manipulations au quotidien. Ainsi, l’utilisation de cet outil ne requiert pas de compétences avancées, de même que son graphisme épuré (que vous pouvez évidemment adapter aux couleurs de votre PME) offre une lecture aisée et agréable. Le template présente cependant certaines limites : il n’est pas propice au travail collaboratif et sa conception ne convient pas aux plus grandes entreprises. D’autre part, l’insertion manuelle des informations peut parfois exposer à des risques d’erreurs humaines.

Les fonctionnalités essentielles d’un logiciel de planning du personnel

Outil de gestion des horaires de travail au sein d’une entreprise par excellence, le logiciel de planning du personnel inclut plusieurs fonctionnalités dont les plus importantes sont :

  • L’insertion facile des données: le logiciel permet d’enregistrer les périodes d’indisponibilité de chaque salarié et d’organiser la distribution des tâches en fonction des compétences.
  • Le calendrier : le logiciel présente une vue calendaire (quotidienne, hebdomadaire, mensuelle ou annuelle) de la position des employés au sein de l’entreprise.
  • La notification: le logiciel peut émettre des alertes en temps réel si les contraintes légales de temps de travail ne sont pas respectées ou lorsqu’une anomalie survient.
  • L’option des filtres: Elle permet de retrouver l’information plus rapidement ou d’opter pour un affichage personnalisé selon des critères précis.
  • L’espace de collaboration: le logiciel offre un espace de communication interne, entre le gestionnaire, les salariés et le management, ces derniers pouvant interagir dans le logiciel.

Trois exemples de logiciels de planning du personnel performants

Il existe une multitude de logiciels de planning du personnel​​​. Voici trois exemples de logiciels issus du catalogue Capterra. Ces derniers ont été sélectionnés car ils présentent l’avantage d’être disponibles en français ; tous sont en règle avec le RGPD.

PlanningPME

logiciel planning personnel
Source : PlanningPME

PlanningPME est un outil client-serveur permettant de gérer efficacement les tâches, les projets, les rendez-vous, les horaires et les absences des salariés. Il propose plusieurs fonctionnalités, dont la messagerie, les notifications et rappels de tâches, l’utilisation de filtres, la planification des congés, l’importation et l’exportation de données ainsi que l’accès multiplateforme à distance.

  • Disponible en français pour 490 €, il a l’avantage d’être personnalisable, flexible et facile à utiliser. On peut également le “louer” à partir de 39 € par mois.

Eurécia HRIS

comment faire un planning du personnel
Source : capterra.fr

Conçu sous le modèle d’un SaaS, Eurécia HRIS prend en charge l’ensemble des tâches d’administration du personnel, du recrutement au bien-être des employés, en passant par la gestion des congés et absences, des notes de frais, du temps et des activités, des compétences, des entretiens et des formations.

  • Avec ce logiciel disponible à partir de 1 € par mois, vous profitez d’une interface intuitive et simplifiée, mais aussi d’une assistance et accessibilité permanentes sur ordinateur et mobile, de la maintenance et mise à jour automatiques et de la sécurisation complète des données.

Skello

planning du personne excel
Source : capterra.fr

Adapté aux commerçants et petites entreprises, Skello intègre diverses fonctionnalités à savoir le planning, la communication en temps réel, le traitement automatique de la paie, un tableau de bord et une badgeuse pour suivre les arrivées et départs des salariés.

  • Il est vendu à partir de 89 € par mois et présente divers avantages à savoir la simplicité d’utilisation, l’adaptabilité à divers secteurs, la compatibilité avec plusieurs logiciels de paie, l’accessibilité multiplateforme et la sécurisation des données.

Pour aller plus loin

Outre les congés et absences, données cruciales de la répartition du travail dans l’entreprise, il existe de nombreuses autres fonctionnalités que des outils de planning du personnel peuvent vous faciliter au quotidien : gestion de la paie, des équipes, suivi du temps en ligne, et bien d’autres.

Retrouvez nos autres modèles Excel à télécharger gratuitement et à personnaliser pour vous mettre le pied à l’étrier dans d’autres domaines : diagramme de Gantt, burndown chart et budget prévisionnel !