Comment faire un planning du personnel ? Notre modèle excel à télécharger

Cet article a été publié une première fois en janvier 2020 puis mis à jour en novembre 2023.

La gestion des horaires de travail présente différents défis pour les organisations, car il s’agit de trouver un équilibre entre les besoins des équipes, la disponibilité des employés, les changements de dernière minute, tout en assurant une communication fluide. Découvrez dans cet article quelques conseils accompagnés d’un modèle de planning du personnel excel gratuit téléchargeable pour vous aider à améliorer ce processus.

Si la planification du personnel peut permettre de répondre de façon théorique à la problématique de la gestion des horaires, reste à résoudre la question suivante : comment faire un planning du personnel simple, compréhensible et efficient ?

Parmi les solutions qui sont proposées, des modèles excel, ainsi que les logiciels de planning du personnel peuvent être considérés​. Adaptable à vos nécessités et modifiable selon les caractéristiques de votre structure, un modèle excel peut servir de base pour aider à organiser la planification des entreprises gérant des équipes de petite taille. Un logiciel de planning du personnel peut quant à lui accompagner la croissance d'une entreprise et de ses équipes en offrant une automatisation des différentes tâches de planification.

Capterra revient pour vous sur les principes de base de la gestion de planning, la façon d'utiliser de façon optimale notre modèle de planning du personnel gratuit, ainsi que les facteurs pouvant vous amener à opter pour un modèle ou un logiciel en fonction des besoins de votre structure.

Téléchargez notre modèle de planning du personnel excel gratuit

Pourquoi la planification du personnel est-elle importante ?

Processus global d’organisation et de suivi des emplois du temps commun aux salariés d’une entreprise, la planification du personnel est une tâche essentielle de la gestion des ressources humaines.

Une bonne planification présente différents avantages, comme celui de faire coïncider les besoins et les disponibilités des employés, d’anticiper les risques d’équipes en sous-effectif, tout en aidant les salariés à organiser leur travail. L’ensemble de ces paramètres sont particulièrement importants pour stimuler la productivité ainsi que la satisfaction générale des employés.

Parmi les principaux aspects que recouvre la gestion des planning figurent :  

• La gestion des congés et des absences : il s’agit ici de gérer les heures de travail, les congés et les absences des employés, de manière à assurer la continuité du service et à maintenir le niveau de productivité ainsi que les performances de l’entreprise. 
• Le suivi des horaires de travail : monitorer les horaires travaillées permet de contrôler le temps de travail dans le respect des dispositions légales, d’anticiper les besoins, de faciliter la gestion des absences et de réduire les risques d’erreurs liées à l’affectation du personnel. 
• La gestion de la rotation du personnel : la planification du personnel requiert une organisation permettant d’anticiper des situations imprévues, telles que des absences de dernière minute ou des changements d’équipe à venir.

Nécessitant la mise en relation de nombreuses d’informations, une bonne planification RH peut toutefois s’avérer complexe et chronophage. Afin d’aider les entreprises à gérer les absences de leurs employés et à planifier plus précisément les ressources, différentes solutions sont disponibles.

Un tableau de suivi spécifique est l’une d’entre elles, et peut s’adapter aux besoins des PME disposant d’équipes réduites, tandis que des outils tels que les logiciels de planning du personnel permettent d’automatiser à plus grande échelle les tâches liées à la gestion du planning des salariés.

Dans la section suivante, nous vous présentons en détail le fonctionnement de notre modèle ainsi que ses avantages.

Comment fonctionne notre modèle de planning du personnel excel gratuit ?

Le modèle excel de planning du personnel conçu par nos soins prend en compte les congés payés (P), les congés maladie (M) et les autres congés (A).

Dans l’onglet “Tableau annuel” présentant la liste des employés et un calendrier annuel, inscrivez la lettre correspondante dans le calendrier, sur la ligne de chaque employé, selon le type de congé pris par ce dernier. Le tableau récapitule automatiquement le nombre de jours d’absence pour chaque employé, mais aussi le nombre d’employés absents un jour donné, en bas de chaque colonne. Les onglets suivants relatifs aux mois donnent une vue synthétique du nombre d’employés absents un jour donné.

Avant de personnaliser votre modèle, certaines bonnes pratiques expliquées ci-dessous peuvent être prises en compte.

Monitorez la disponibilité de vos employés et leurs préférences

Si l’analyse des pics d’activités de votre entreprise peut permettre d’anticiper vos besoins quant au personnel nécessaire, prendre en compte les préférences et tendances en matière de disponibilité des employés l’est tout autant.

Quels employés nécessitent des horaires fixes en raison de leurs obligations personnelles ? Quels sont ceux qui sont le plus susceptibles de préférer des horaires flexibles ? Quelles sont leurs préférences quant à leurs périodes de congés ? Voici quelques exemples d’éléments qui peuvent vous aider au moment d’organiser l’emploi du temps de vos équipes et réduire le stress lié au défi d’un manque de personnel de dernière minute. 

Communiquez clairement autour de la planification 

Les informations relatives aux horaires de travail doivent être communiquées clairement afin que les membres du personnel sachent quand ils sont censés commencer et terminer leur travail, ainsi que les tâches qu'ils doivent accomplir au cours de leur journée. Pour ce faire, il est crucial qu’en premier lieu le planning soit correctement mis à jour par les responsables de ressources humaines et manager, mais aussi aisément accessible aux différentes parties concernées.

La gestion des horaires de vos équipes via des feuilles de calcul présente plusieurs avantages : l’accès du document auprès de plusieurs personnes facilite une mise à jour régulière des informations, tandis que l’ajout de formule favorise l’automatisation de tâches administratives auparavant manuelles, à l’exemple de la mise à jour des totaux des heures travaillées. 

Modèle de planning des salariés ou logiciel de planification, comment faire le choix de l’outil adapté ?

Une grande partie de l'amélioration et de l'optimisation de la planification du personnel repose sur le choix de l’outil le plus approprié pour vous y aider.

Bien qu’un modèle de planification excel puisse être une première étape pour automatiser ce processus, cet outil n’est pas sans présenter certains inconvénients tels que : 

• les désavantages liés à la saisie manuelle des informations : pour de nombreuses entreprises, les horaires peuvent nécessiter des ajustements constants. Un manager ou un responsable de ressources humaines peut ainsi passer un temps précieux à éditer des feuilles de calcul et à envoyer de nouveaux horaires révisés à leurs employés chaque semaine. De plus, ce procédé n’est pas exempt de risques d’erreurs humaines lors de la saisie des données.
• Le risque de la surcharge d’informations : il peut être parfois nécessaire de pouvoir insérer des détails supplémentaires au sein de votre planning afin d’alerter vos collaborateurs sur un sujet spécifique (absence de personnel au dernier moment, demande de congés en cours d’approbation,etc.). Cependant, l’ajout de ce type d’informations peut contribuer à rendre votre planning moins lisible auprès de vos équipes, au risque également qu’une information essentielle se retrouve noyée dans un surplus de contenu. 

Les avantages d'un logiciel de planning du personnel

Outil de gestion des horaires de travail au sein d’une entreprise par excellence, le logiciel de planning du personnel inclut plusieurs fonctionnalités essentielles qui s’adaptent aux flux de travail et aux missions des entreprises disposant d’un grand nombre d’employés. Ce dernier peut vous aider à maintenir un contrôle étroit sur la planification, l’organisation et la productivité de vos équipes. Parmi les avantages principaux présentés par ces solutions figurent : 

• L’automatisation de l’ensemble du processus de planification : l'utilisation de feuilles de calcul pour créer les horaires des employés nécessite la création d'un nouvel horaire pour chaque période de paie. Un logiciel de planification peut toutefois automatiser ce processus, en proposant des modèles préconfigurés ou donnant la possibilité de créer plus rapidement un modèle qui pourra être réutilisé et personnalisé pour différents usages. 
• La réduction des conflits d’horaires : certains outils de planification peuvent indiquer automatiquement quels collaborateurs peuvent aider à combler certains horaires sur la base d'informations de disponibilité préchargées. Ces outils peuvent également être configurés pour vous alerter en cas de problèmes tels que des équipes en sous-effectif ou en sureffectif et des problèmes de conformité au droit du travail.
• Un accès facilité aux informations : la plupart des outils de planification proposent un portail employé à partir duquel les salariés peuvent accéder à leurs agendas, et ce, à partir de différents appareils. Que ce soit via un mobile ou un ordinateur de bureau, un salarié peut ainsi consulter son  emploi du temps  ou fournir des mises à jour quant à sa disponibilité.
• La gestion intégrée des congés : les solutions de planification des employés permettent d'intégrer automatiquement les demandes d'absence et de congé dans le planning des équipes. Ceci peut vous aider à identifier plus rapidement vos besoins en matière de personnel tout en facilitant la gestion des requêtes de vos employés.

Avant d’adopter une solution de modèle Excel ou de logiciel de planification, il est primordial d’identifier aux préalables à quels besoins et quels challenges spécifiques ces derniers doivent répondre.

La solution est-elle adaptée à la croissance de vos équipes ? Quelle est la problématique en matière de gestion du personnel à laquelle l’une de ses méthodes peut répondre le plus efficacement possible ? Combien de temps et de ressources souhaitez vous consacrer à l’exécution de vos tâches d’organisation ? Tout autant de paramètres qu’il vous est nécessaire de considérer avant de procéder à votre choix.