Il est souvent tentant de se passer d’outils de gestion de projet quand on débute, surtout s’il s’agit d’un projet peu ambitieux. Au début, peu de personnes sont impliquées et les tâches, le calendrier et les responsabilités semblent être clairement définis. C’est facile, alors pourquoi se compliquer la vie avec des outils ?
Mais très vite, on doit faire face à la réalité. Une étape soi-disant simple à réaliser s’avère être un vrai cauchemar, un collaborateur clé est malade et un fournisseur de services ne livre pas comme prévu. Le client vous passe un coup de fil pour vous rappeler qu’il a besoin du projet dès que possible. Et il finit par poser la question que l’on redoutait depuis le début de la conversation : “Quand est-ce que ce sera prêt ?”
À un moment donné, le gestionnaire de projet doit admettre qu’il a perdu le fil et ne sait plus où en est son projet. On se trompe sur la priorité des tâches en attente, on ne respecte pas les délais, on oublie des informations cruciales… C’est là qu’on réalise l’importance de la planification.
Une solution simple : le diagramme de Gantt
Qui dit gestion de projet dit planification. La planification est une étape décisive pour garantir la réussite de l’exécution d’un projet. Cela vaut pour les projets de toutes tailles, car même les plus petits projets sont composés de tâches complexes, comportent des risques et reposent sur des équipes à coordonner.
Depuis plusieurs années, les diagrammes de Gantt se sont imposés comme un instrument de planification incontournable dans la gestion de projet. Les diagrammes de Gantt ne sont composés que de deux axes : l’axe vertical représente les tâches du projet, l’axe horizontal indique la période pendant laquelle ces tâches doivent être effectuées.
Au premier abord, cela semble plutôt basique, mais même cette version simple d’un diagramme de Gantt présente des avantages non négligeables. Vous pouvez voir d’un coup d’œil ce qui se passe et quand. Il est également plus facile de gérer les dépendances entre les différentes tâches. Par exemple, si la tâche 4 ne peut être achevée avant la tâche 2, les effets des retards de la tâche 2 peuvent être rapidement évalués et programmés. De plus, le diagramme de Gantt permet de rattraper à temps tout dérapage. Si la tâche 1 du jour 3 n’est pas accomplie, il est évident que quelque chose ne tourne pas rond et qu’il faut se pencher sur le problème.
Un autre avantage des diagrammes de Gantt réside dans le fait qu’il est facile de les créer et de les tenir à jour. Il s’agit simplement de l’une des méthodes les plus efficaces pour afficher les activités en fonction des échéances. Les diagrammes de Gantt constituent un outil simple de planification de projet qui peut avoir un impact positif tout en étant peu chronophage. Il n’est donc pas étonnant que les diagrammes de Gantt se soient imposés comme l’un des outils les plus couramment utilisés en gestion de projet.
Pour soutenir votre entreprise dans la gestion de projet, nous avons créé un modèle Excel de diagramme de Gantt. Ce modèle est un peu plus complexe, mais vous pouvez également suivre qui est responsable de quelle tâche ainsi que le statut de chaque tâche. Mais même s’il s’agit d’un modèle plus complexe, l’avantage numéro 1 du diagramme de Gantt reste le même : vous pouvez voir en un coup d’œil ce qui se passe et quand.
Grâce à notre modèle, votre entreprise peut essayer cet outil de planification avant d’investir dans un logiciel de gestion de projet. Le modèle Excel du diagramme de Gantt à télécharger est fourni avec des explications pour remplir correctement les divers champs, ainsi que des formules qui génèrent le graphique une fois les données saisies.
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Comment fonctionne notre modèle Excel
Pour créer un diagramme de Gantt, vous avez d’abord besoin d’un plan de projet détaillé. L’idée de base derrière les diagrammes de Gantt est de nommer d’abord les tâches et les sous-tâches, puis de déterminer le temps nécessaire à leur réalisation. Un plan de projet consiste donc en une série de tâches connexes qui doivent être accomplies dans un certain ordre.
Par exemple, si vous voulez peindre les murs d’une pièce, vous devez d’abord retirer tous les meubles de la pièce. Cependant, vous pouvez commencer par mélanger les couleurs pendant qu’un ami se charge de sortir les meubles.
La première étape consiste donc à créer un plan de structure de projet de manière à subdiviser les aspects du projet en tâches individuelles. Par exemple, les tâches “Acheter la peinture” et “Mélanger les peintures” appartiennent à la section “Peinture”.
Outre les tâches individuelles, la séquence dans laquelle elles doivent être exécutées doit également être définie. Par exemple, vous devez d’abord acheter la peinture avant de la mélanger. Une fois les champs renseignés, le diagramme de Gantt indique immédiatement si les tâches s’exécutent parallèlement ou l’une après l’autre.
Après avoir noté la durée et la date de début des activités individuelles, notre modèle crée des barres dans le diagramme de Gantt. La durée détermine la longueur des barres du calendrier. En outre, la date de fin des activités est calculée automatiquement.
Les logiciels de diagramme de Gantt
Le modèle Excel à télécharger vous donnera un aperçu de cette technique de gestion de projet, mais vous pouvez également miser sur un logiciel de diagramme de Gantt. Nous vous conseillons d’utiliser le modèle Excel pendant quelque temps pour vous familiariser avec la planification de projet et déterminer si un outil spécial vous serait utile. Quel que soit votre secteur d’activité, les solutions logicielles dédiées présentent des avantages indéniables. Les logiciels spécialisés sont beaucoup plus faciles à utiliser et leur présentation est plus claire. Vous vous éviterez également beaucoup de saisies et de mises à jour manuelles, surtout si le logiciel peut facilement transférer des données importantes à partir d’autres systèmes.
Les entreprises peuvent également investir dans un logiciel complet de gestion de projet. Outre les instruments de planification tels que le diagramme de Gantt, un logiciel propose également des fonctions telles que la saisie du temps passé, la gestion de tâches, la collaboration projet, etc.
Testez différentes solutions pour découvrir celle qui convient le mieux à vos besoins. Mais, quelle que soit l’option que vous choisirez, le diagramme de Gantt deviendra à coup sûr un pilier de la gestion de votre projet.
Guide rapide (à retrouver dans le fichier Excel) :
Saisissez d’abord les données générales de votre projet sur cette page. Si nécessaire, vous pouvez étendre le tableau d’équipe de projet.
Saisissez ensuite vos lots de travaux avec le code PSP correspondant. Procédez comme suit :
- Si vous avez un jalon ou un sujet de niveau supérieur, utilisez le champ gris et saisissez le nom (si vous avez besoin d’un nouveau point supérieur, copiez simplement une ligne grise existante).
- Lorsque vous créez un lot de travaux, remplissez d’abord l’organigramme des tâches du projet (work breakdown structure ou WBS en anglais). Décrivez ensuite la tâche et sélectionnez l’agent de votre équipe. Notez ensuite la date de début et la durée de la tâche. La date de fin est calculée automatiquement.
- Dans la colonne Commentaire, vous pouvez saisir des descriptions, des corrélations ou des commentaires.
- Dans la section Progression, vous pouvez saisir le pourcentage d’avancement de chaque tâche. Le pourcentage d’achèvement de la phase (valeur sur fond gris) est calculé automatiquement.
- Si vous vous trouvez déjà dans le projet, vous pouvez déplacer l’affichage du plan de projet. Ajustez simplement la valeur du champ “Démarrer l’affichage dans la semaine du projet” (Start display in project week) à la semaine souhaitée depuis le début du projet.
- Le champ noir “Date de fin au plus tôt possible” (Earliest possible end date) prédit l’échéance de fin du projet la plus proche.
Les barres bleues représentent la durée du lot de travail. La couleur orange superposée indique le degré d’achèvement arrondi. La date du jour est indiquée par une ligne verticale.
Si vous souhaitez étendre la planification, utilisez la fonction de copie des lignes individuelles.
Ce modèle Excel est conçu pour la planification prospective avec des dates de début fixes. Il n’est pas conçu pour la planification à rebours.
Si vous préférez utiliser un outil plus complet, notre catalogue de logiciels de gestion de projets fera votre bonheur !
