Si vous êtes à la tête d’une PME ou encore chef de projets, vous savez que vos employés sont le plus grand atout de votre entreprise. Leur valeur dépasse celle de tous vos logiciels, ordinateurs, machines à café et camionnettes de transport combinés.
Sans vos collaborateurs, ces biens matériels seraient inutiles et rapidement bons pour la casse.
En plus de leurs cerveaux puissants, vos employés font preuve de précieuses qualités : aptitudes, charme, polyvalence, résolution… et humanité, tout simplement. Ils disposent aussi d’un ensemble de compétences et de facultés que vous ne pourriez jamais enseigner à un ordinateur.
Mais, comme tout le monde, ils ont leurs bons et mauvais jours. Ils tombent malades, partent en vacances, ont des enfants, des loisirs et des difficultés personnelles qui empiètent parfois sur leur performance au travail.
Vous ne pouvez donc pas les évaluer de manière simpliste pour déterminer leur efficacité sur une échelle de 0 à 100, par exemple (ce qui ne serait de toute manière pas recommandé).
En revanche, pour apprécier la valeur de leur travail, vous devriez disposer d’un système qui fixe un niveau de référence des performances et permette de les évaluer pour récompenser les collaborateurs qui dépassent les attentes.
La mesure de l’efficacité des employés n’est pas l’aspect le plus amusant de la gestion d’une PME, mais elle est vitale pour votre succès.
Grâce aux conseils qui suivent, vous serez à même d’évaluer l’efficacité de vos employés sans pour autant les traiter comme des machines.
Les cinq critères incontournables pour mesurer la performance au travail
Si vous sacrifiez toujours à la tradition de la pointeuse et récompensez les employés qui font le plus d’heures, vous faites tout à l’envers. Vous risquez de donner plus de reconnaissance à un collaborateur qui surfe sur Internet pendant 8 heures qu’à un autre qui rentre plus tôt chez lui mais travaille plus efficacement.
En quantifiant des “unités de travail” et en déterminant combien chaque collaborateur en produit chaque jour, vous vous rapprochez d’une mesure correcte de l’efficacité des employés. Mais ce n’est pas suffisant.
Exemple
Vous dirigez une fabrique de pulls. L’employé A produit 15 pulls par jour, l’employé B n’en produit que 12. L’employé A devrait donc être mieux coté dans votre système d’évaluation, n’est-ce pas ? En fait, pas forcément. En effet, si seuls 7 des pulls produits par l’employé A passent le contrôle qualité tandis que 11 des pulls de l’employé B sont acceptés, il serait absurde de se baser uniquement sur le nombre de pulls produits pour évaluer la performance au travail .
Pour mesurer précisément et équitablement l’efficacité d’un collaborateur, il faut adopter une approche plus globale. Grâce aux cinq conseils suivants, vous ne pourrez pas faire fausse route.
1. Définissez l’efficacité
Vous ne pouvez pas mesurer l’efficacité tant que vous ne savez pas ce qu’elle représente pour votre équipe. Cette définition devrait s’accorder avec au moins un de vos objectifs organisationnels et peut varier dans le temps : vous pourriez chercher à booster vos rentrées pour un trimestre, mais vous centrer sur l’amélioration de la qualité au trimestre suivant.
Déterminez la manière dont chaque collaborateur peut contribuer individuellement à la poursuite de cet objectif (en apportant de nouveaux clients si c’est un commercial, en écrivant du code utilisable si c’est un programmeur, par exemple) et évaluez son efficacité selon ces critères.
Eileen O’Loughlin, senior project management analyst de Capterra, conseille de se limiter à trois ou cinq critères à la fois. Ce guide (en anglais) vous explique comment vous lancer en surveillant le retour sur investissement (RSI), l’index de performance des coûts (CPI), l’index de performance vision planning (SPI) et les ressources disponibles.
2. Visez l’atteinte des objectifs plutôt que le nombre d’heures
Fred Pierrafeu devait valider ses heures de travail à la carrière en pointant avec une carte de pierre dans la gueule d’un dinosaure. En 2019, vous avez d’autres possibilités. Vos employés ont des ordinateurs et des téléphones mobiles, ce qui leur permet de travailler à domicile tout en enregistrant suffisamment d’heures.
En tant que manager, vous n’êtes pas censé leur tenir la main ni leur servir de baby-sitter. Vous devez en revanche les aider à travailler plus efficacement et à atteindre leurs objectifs. Mesurez l’efficacité de vos employés en fonction de leurs réalisations et non en fonction du nombre d’heures qu’il leur faut pour mener leurs tâches à bien.
Vous avez l’impression que vos collaborateurs remplissent leurs obligations en quelques heures seulement ? Il est peut-être temps de leur offrir une promotion ou d’augmenter leur charge de travail.
3. Proposez un feedback constant
Vous n’avez aucun intérêt à laisser un employé rétropédaler pendant toute une année avant de lui donner un retour négatif. Cette inaction ne lui réussira pas non plus. Faites régulièrement le point (à vous de déterminer à quelle fréquence : toutes les semaines, tous les mois ou tous les trimestres) pour communiquer votre avis à vos collaborateurs et leur indiquer les points d’amélioration potentiels.
N’oubliez cependant pas que vos employés ne sont pas des robots ; attendez-vous à certaines fluctuations. Ne tirez pas la sonnette d’alarme si un collaborateur a besoin de quelques jours pour retrouver son rythme après un congé ou rencontre un problème personnel qui finira par se résoudre de lui-même.
La clé est de faire le bilan régulièrement pour pouvoir apporter de petites améliorations tout au long de l’année avant que les problèmes ne prennent trop d’ampleur.
4. Appuyez-vous sur le feedback des pairs
Le feedback des pairs (aussi connu sous le nom de feedback à 360°) n’est pas censé encourager vos collaborateurs à se crêper le chignon. Ce type de retour doit plutôt vous offrir un point de vue intéressant (et autrement inaccessible) sur les performances de vos employés.
Peu importe à quel point vous vous impliquez en tant que responsable, vous ne passerez jamais autant de temps avec vos collaborateurs que leurs collègues.
Pour récolter des avis anonymes, vous pouvez créer un sondage avec Google Forms ou un autre logiciel gratuit. Vous devriez aussi vous prêter au jeu pour montrer votre implication et prouver que personne ne devrait se soustraire au processus.
Comme l’écrit Lynn Levy, de Globoforce (en anglais), le feedback à 360 ° peut “aider une entreprise à garder le rythme en harmonisant ses priorités, en permettant de rectifier le tir entre managers et employés, en encourageant l’apprentissage et en renforçant la confiance”.
5. Mesurez les performances de votre équipe
En 1963, Lev Yachine, gardien de but du Dynamo Moscou, remportait le Ballon d’or. Depuis, plus aucun gardien n’a reçu le trophée alors qu’un Buffon ou un Barthez l’auraient bien mérité.
Yachine ne marquait pas de buts, mais il contribuait sans le moindre doute au succès du Dynamo Moscou. Dans le football, on a tendance à récompenser les succès des buteurs, plus visibles que ceux des gardiens.
Or, même s’il est important de saluer les performances individuelles, elles ne suffisent pas à définir le fonctionnement d’une équipe et sa réussite. Certaines contributions sont intangibles (comme celles qui touchent à la communication ou à la réduction du stress des collaborateurs) et ne peuvent être vraiment mesurées qu’à la lumière de la performance globale d’une équipe.
Utilisez un logiciel de gestion de projets pour suivre de près et en détail les performances de votre équipe.
Comment mesurer l’efficacité des employés ?
Il n’existe pas de solution universelle pour évaluer la performance au travail. C’est un art plutôt qu’une science et c’est un processus d’apprentissage continu et itératif pour vous comme pour vos employés.
Mais l’effort en vaut la chandelle : vos collaborateurs sont vos plus précieux atouts et vous devez les traiter comme les contributeurs uniques et inestimables qu’ils sont.
Vous pouvez y parvenir en fixant des objectifs réalistes, en développant des méthodes fiables de suivi de leurs progrès, en leur proposant régulièrement du feedback et en valorisant les succès de l’équipe plutôt que les réussites individuelles.
Comment mesurez-vous l’efficacité de vos employés et quelles leçons en avez-vous tiré en tant que chef de PME ? Partagez vos réflexions en commentaire !
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