Le burndown chart Excel, un outil utile pour équipes agiles

Publié le 22/11/2019 par Caroline Rousseau et Ines Bahr

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Inclus dans cet article : un modèle de burndown chart Excel à télécharger.

Dans les projets agiles, les collaborateurs ne sont pas tenus de respecter des jalons ou des échéances classiques. Mais même si toutes les étapes ne sont pas planifiées dans le détail, il faut bien pouvoir évaluer les progrès accomplis pour savoir quelle quantité de travail reste à abattre dans le sprint en cours. L’équipe avance-t-elle assez rapidement ou trop lentement ? Quelles ressources doivent encore être allouées à quelles tâches et pendant combien de temps ? Le burndown chart s’est imposé comme l’outil par excellence pour répondre à ces questions récurrentes dans les projets agiles.

Les équipes projets expérimentées et les équipes qui travaillent simultanément sur plusieurs tâches utilisent généralement un logiciel Scrum. Mais les plus petites équipes et celles qui découvrent le monde de la gestion de projets agile n’ont pas besoin d’investir directement dans une solution logicielle complète. Un graphique d’avancement leur suffit pour s’habituer progressivement à l’environnement de travail agile avant de s’équiper d’un outil particulier. Notre modèle burndown chart Excel permettra à votre PME (ou à votre équipe) de profiter des fonctionnalités incontournables sans devoir adopter tout de suite un logiciel spécialisé. Il contient des informations sur le remplissage des champs individuels. De plus, toutes les formules nécessaires pour générer le graphique sont déjà encodées. Il ne vous reste qu’à ajouter vos données.

Scrum, roi de l’agilité

Scrum et Kanban sont des méthodes agiles très appréciées. La gestion de projet agile consiste à définir un cadre de travail favorisant l’efficacité des équipes ; c’est pour cette raison que les méthodes agiles sont caractérisées par la flexibilité et la transparence. Pas question d’établir un plan trop strict : en début de projet agile, on ne définit généralement l’objectif global que dans les grandes lignes. Il est donc crucial de travailler par cycles pour se rapprocher progressivement dun résultat final correspondant aux demandes du client (qui ne se dessinent parfois qu’au cours du développement du projet.) Cela explique aussi pourquoi il est essentiel d’adopter une approche globale et de travailler en toute transparence. Faute de connaître la destination exacte, il faut savoir précisément où on se trouve et quelles sont les prochaines étapes. Un tableau Kanban permet de visualiser le flux de travail et donc d’obtenir une vision d’ensemble des différentes tâches. Dans les projets Scrum, les boucles de rétroaction courtes (feedback loops) des réunions quotidiennes (les stand-up meetings) remplissent le même rôle. Le burndown chart, lui, montre l’état d’avancement du projet.

Selon une étude (en anglais) du Project Management Institute, 71 % des entreprises dans le monde ont déjà appliqué, au cours des douze derniers mois, la méthode Agile pour mener à bien au moins un projet. Le rapport annuel (en anglais) de VersionOne ajoute même que seules 5 % des entreprises ayant répondu n’avaient jamais placé une équipe sous méthode Agile. Sur . Elles choisissent généralement ces approches pour les mêmes raisons : les approches agiles sont perçues comme plus rapides, plus flexibles et donc plus efficaces. Enfin, jusqu’à 90 % des sondés se disent satisfaits ou assez satisfaits par la gestion de projet sous méthodes agiles, ce qui est un chiffre conséquent ! 

Scrum en bref

Application

Scrum est une méthode de travail agile née dans le contexte du développement logiciel. Elle est particulièrement indiquée pour les solutions et les produits complexes, ce qui explique son succès dans les domaines de l’informatique et de l’ingénierie. Scrum repose sur une approche d’amélioration continue fondée sur l’expérience. Elle vise à réduire les délais de livraison et à éviter le gaspillage.

Groupes de tâches

Dans la méthode Scrum, l’équipe détermine elle-même le nombre et les groupes de tâches dont elle se chargera dans un futur proche. Elle sélectionne des tâches en attente et estime l’effort relatif à fournir par groupe de tâches en tenant compte de leur complexité et des risques qui en découlent. Chaque équipe avance à son rythme puisque la durée d’un sprint est calculée en additionnant les efforts associés aux différentes tâches. Une fois qu’une équipe est “stabilisée”, c’est-à-dire dès qu’elle est capable de formuler des estimations fiables et de progresser de manière plus régulière durant les sprints, la mesure des efforts fournis peut servir de référence pour les sprints suivants.

Sprints

Dans Scrum, les équipes travaillent dans des limites WIP (pour work in progress). Cela signifie que le nombre de bons de commande exécutés par période de travail est limité. Dans les projets Scrum, le nombre de groupes de tâches à traiter est défini par la durée du sprint, qui s’étend généralement sur une à quatre semaines.

Fonctions

Dans chaque projet Scrum, les tâches et responsabilités spécifiques sont attachées à trois fonctions distinctes : le product owner, le Scrum master et l’équipe de développement.

Outils

Les équipes Scrum peuvent assurer le suivi des tâches et vérifier la progression des sprints grâce à des modèles Excel, des logiciels de gestion de projets agiles ou des logiciels Scrum spécialisés. Pour choisir l’outil le plus approprié, une entreprise doit déterminer le type de tâches qu’elle prend en charge.

Dans les projets Scrum d’envergure, il faut décomposer les tâches en un grand nombre de story points pour formuler une estimation réaliste de l’effort nécessaire. Lorsque les exigences sont nombreuses, comme dans ce cas, il est plus simple de les gérer avec un logiciel spécialisé. En revanche, pour les projets Scrum à plus petite échelle ou dans les PME qui découvrent l’univers agile, les équipes informatiques peuvent s’aider du modèle gratuit de Capterra.

Pour utiliser ce modèle, il faut bien comprendre le principe de story point et l’intérêt des burndown charts.

Burndown chart Excel : la visualisation simplifiée

Le burndown chart est l’un des outils centraux des projets Scrum. Il permet de visualiser la quantité de travail qu’il reste à accomplir.

En début de sprint, l’équipe agile encode les tâches à accomplir pendant cette période. Elle définit aussi le nombre de story points attribués à chaque tâche. Les story points sont déterminés en fonction de la complexité de la tâche : 1 pour “très facile”, puis 2 pour “facile”, 3 pour “plus difficile”, 5 pour “encore plus difficile”, etc. Cette évaluation correspond en fait à une suite de Fibonacci : la hausse brutale permet d’intégrer la complexité croissante des tâches et l’incertitude qui y est associée.

Exemple de burndown chart

On introduit au jour 0 le produit de l’ensemble des story points (jours en abscisses, story points restants en ordonnées). Au terme de chaque journée de travail, le système vérifie quelles histoires (ou stories, donc quelles tâches) sont terminées. Les points restants ce jour-là sont encodés dans le burndown chart. Chaque jour, un nouveau point s’ajoute au graphique.

En reliant tous les points, on obtient une courbe qui représente à la progression réelle du projet (en bleu foncé dans le graphique ci-dessous). En reliant le point correspondant au jour 0 (nombre total de story points) et celui correspondant au dernier jour du sprint (normalement 0 story points, puisque le sprint est terminé), on obtient ce qu’on appelle la droite d’évolution idéale (en jaune dans le graphique ci-dessous). Si la courbe représentant la progression réelle se trouve en dessous de la droite idéale, l’équipe projet boucle ses tâches plus rapidement que prévu. Si elle est au-dessus, c’est que l’équipe est en retard.

Une fois que vous avez compris le fonctionnement du burndown chart, vous pouvez facilement le créer, le mettre à jour et l’interpréter. C’est un outil simple mais vital pour la gestion de projets agiles puisqu’il permet au product owner, au Scrum master et à l’équipe de développement de vérifier le respect des exigences et des échéances. Le graphique d’avancement d’un projet sert aussi de système de gestion des risques et d’avertissement. Les problèmes, les goulots d’étranglement et les écarts par rapport à l’évaluation des story points ainsi que l’implémentation réelle sont rapidement identifiés avec cet outil. Les informations qu’il contient peuvent aussi renforcer la communication avec les clients. Ceux qui ne sont pas encore familiarisés avec l’implémentation de projets agiles et qui sont déstabilisés par le manque d’engagement ferme sur des échéances fixes peuvent avoir l’impression que l’équipe ne produit pas de résultats vraiment tangibles et que le projet stagne. Le burndown chart peut dans ce cas être un excellent outil de présentation de l’avancement d’un projet, car il rend le travail plus tangible. En effet, le client peut évaluer lui-même la progression et ainsi constater le professionnalisme et la fiabilité de l’équipe à laquelle il a confié son projet.

Pourquoi ne pas vous faire la main ?

L’adoption des méthodes de travail agiles n’est pas une mince affaire. Si votre petite équipe veut simplement se faire la main sur le burndown chart Excel, il vous suffit de télécharger le modèle et de vous essayer à l’exercice. Pour constater réellement l’influence des méthodes agiles, l’idéal est de l’appliquer à un projet ni trop neuf ni trop complexe. Si nécessaire, vous pourrez vous rabattre sur une gestion plus classique pour mener votre projet à terme. N’hésitez pas à utiliser un logiciel classique de gestion de projets pour mieux les mener à bien.