Infrastructure informatique : quand Excel ne suffit plus

Publié le 08/11/2019 par Caroline Rousseau et Matthew Altieri

Vous avez l’impression d’avoir de plus en plus de mal à maintenir à jour la documentation de votre infrastructure informatique avec Excel ? Vous n’êtes pas un cas isolé. L’outil convient très bien aux petits magasins et aux start-up. C’est d’ailleurs souvent le programme vers lequel les entreprises se tournent pour gérer leurs informations à moindre coût.

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Malheureusement, si vous êtes à la recherche d’un outil de documentation capable de suivre votre évolution rapide, un modèle Excel n’est probablement pas la solution. Le logiciel peut faire des miracles pour les entreprises dont la structure organisationnelle n’est pas trop complexe (et pour la documentation manuelle en général), mais ce n’est pas le meilleur outil pour gérer la documentation d’infrastructures informatiques plus importantes, soumise à des changements constants.

Les PME axées sur la croissance doivent identifier et résoudre rapidement les problèmes potentiels. Pour déterminer si un problème relatif à la documentation se profile, il faut savoir reconnaître les signes avant-coureurs.

Devez-vous mettre à niveau la documentation de votre infrastructure informatique ?

Ce n’est un secret pour personne : Excel a ses limites. Tout d’abord, c’est une solution manuelle qui est donc sujette aux erreurs d’encodage. De plus, le logiciel ne prend en charge qu’un seul éditeur et il n’est pas idéal pour extraire des données d’audit ou de conformité.

Excel fonctionne très bien pour les petites organisations, mais l’effort nécessaire pour entretenir des tableurs corrects augmente exponentiellement à mesure qu’une structure se développe.

Ces inconvénients (et d’autres) peuvent rapidement rattraper votre PME et se transformer en problèmes persistants. Pour les éviter, gardez à l’œil les trois signes qui vous indiqueront qu’il est temps de passer à un outil spécialisé de documentation de l’infrastructure avec détection automatique. Tous les outils de ce type sont repris dans les répertoires de logiciels de gestion de bases de données, de CMDB et de gestion des ressources informatiques de Capterra.

1. Votre équipe informatique s’agrandit

A priori, c’est une bonne chose. Si vous vous développez au point d’avoir besoin d’un nouvel informaticien, c’est que vous faites correctement votre travail.

Mais la médaille a un revers : en intégrant un deuxième informaticien, vous diluez les responsabilités. Et ce partage des responsabilités implique de pouvoir collaborer, assurer le suivi des problèmes et permettre à chaque ingénieur de prendre le relais si nécessaire.

Pourquoi Excel ne suffira pas

Excel n’est pas taillé pour la collaboration : il ne peut pas vraiment gérer plus d’un éditeur à la fois ni empêcher vos collaborateurs de saisir des données identiques à différents endroits (ou sous différents formats).

Le suivi des problèmes par plusieurs informaticiens s’avère également complexe, car Excel ne peut pas empêcher un utilisateur de réaliser deux fois la même tâche  et il ne propose aucune fonctionnalité de suivi.

Solution : utilisez un logiciel dédié pour pouvoir conserver des données cohérentes, suivre automatiquement les changements et normaliser votre flux de travail.

2. Vous n’êtes pas préparé aux nouvelles exigences en matière d’audit et de conformité réglementaire

À mesure que votre entreprise grandit, vous serez soumis à un nombre croissant d’obligations légales. Vos clients se montreront également plus regardants quant au traitement de leurs données. Vous devez donc être prêt à vous soumettre à un audit et sûr de pouvoir le réussir haut la main.

Pour y parvenir, vos rapports (et les informations qu’ils contiennent) doivent être cohérents sur tous les supports et dans tous les formats.

Pourquoi Excel ne suffira pas

Avec Excel, vous pouvez créer des modèles, mais ça n’empêchera pas vos collaborateurs de saisir des données ailleurs.

Les chances que deux employés enregistrent les mêmes données non standard dans un format identique à deux endroits différents sont pratiquement nulles.

Solution : adoptez un outil spécialisé pour documenter le schéma de votre infrastructure informatique. Ces logiciels encodent continuellement les mêmes données en un seul endroit. Ils sont souvent conçus dans une optique daudit et rassemblent donc des données pertinentes tout en fournissant des rapports sur les statuts de conformité.

3. Votre documentation manuelle vous ralentit

L’objectif d’un système de documentation automatisé n’est pas de réduire les interactions humaines, au contraire. Le processus doit être aussi utile et intuitif que possible pour qu’un maximum de collaborateurs puissent profiter des avantages de l’outil.

Pourquoi Excel ne suffira pas

Excel est utile et intuitif jusqu’à un certain point.

Si les entreprises ne parviennent pas à maintenir la documentation de leur schéma de structure informatique sans outil spécialisé de gestion des ressources informatiques ou de CMDB, c’est parce qu’Excel et Visio ne sont pas adaptables. À mesure que la quantité de documentation nécessaire augmente, le travail devient plus pénible et les risques d’erreur plus importants.

Solution : investissez dans un outil de qualité et à la pointe vraiment intuitif et adaptable qui vous permettra de gérer votre charge de travail et sera adopté par vos collaborateurs. Noubliez pas que plus de collaborateurs savent utiliser efficacement un logiciel, plus cet outil rencontrera du succès.

Et c’est bien le but. Vous devez assurer la réussite de votre PME non seulement au niveau commercial, mais aussi au niveau de la documentation de son infrastructure IT et dans tous les autres domaines.

Excel vous empêche d’avancer ?

Excel a beau être un excellent outil, il est important de savoir quand il ne peut plus suivre votre rythme de croissance. Dotez votre entreprise d’une véritable solution de gestion de bases de données, de CMDB, de gestion des ressources informatiques ou d’ITSM avant qu’il ne soit trop tard.

Excel ne suffit peut-être plus à votre PME pour des raisons différentes de celles reprises dans cet article. Toutes les start-up ont leur propre histoire. Mais, de manière générale, les entreprises dépendent de plus en plus des données exactes et en temps réel qu’elles peuvent exploiter ; les logiciels sujets à des erreurs d’encodage manuel sont donc de moins en moins prisés. De plus, en raison de la popularité grandissante du travail à distance, les outils qui ne disposent pas de contrôle de version et ne sont pas accessibles sur le cloud seront bientôt de l’histoire ancienne.

Quelles difficultés liées à Excel votre entreprise a-t-elle rencontrées ? N’hésitez pas à les mentionner en commentaire !

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